Yhtiökokous

Invitation to Annual General Meeting

Yhtiökokous 2020

Ponsse Oyj:n (”Ponsse”) osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka järjestetään koronaviruspandemian vuoksi erityisjärjestelyin 27.5.2020 klo 10.00 yhtiön asiakaspalvelukeskuksen auditoriossa osoitteessa Ponssentie 22, 74200 Vieremä. 

Katso kutsu Ponssen yhtiökokoukseen www.ponsse.com -sivuilta.
a) Osallistumisoikeus ja ilmoittautuminen

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on viimeistään yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 14.5.2020 merkitty osakkeenomistajaksi Euroclear Finland Oy:n pitämään Ponsse Oyj:n osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.

Osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittaa osallistumisestaan yhtiölle viimeistään sunnuntaina 17.5.2020 ennen klo 16:00 internetissä osoitteessa www.ponsse.com/yhtiokokous tai kirjallisesti osoitteeseen Ponsse Oyj, Osakerekisteri, Ponssentie 22, 74200 Vieremä. Kirjeitse ilmoittauduttaessa kirjeen on oltava perillä ennen ilmoittautumisajan päättymistä.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilö- tai Y-tunnus, osoite ja puhelinnumero sekä mahdollisen asiamiehen nimi ja henkilötunnus ja mahdollisen avustajan nimi. Henkilötietoja käytetään vain yhtiökokoukseen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 pykälän mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.

Ilmoittautumislomake

b) Asiamiehen käyttäminen ja valtakirja

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoitettava osakkeet, joiden perustella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Kokouksessa läsnä olevien henkilömäärän minimoimiseksi osakkeenomistajia pyydetään olemaan osallistumatta henkilökohtaisesti kokoukseen ja sen sijaan käyttämään äänioikeuttaan antamalla valtakirja yhtiön tarjoamaa valtakirjapalvelua hyödyntäen. Tarkempia lisätietoja valtakirjapalvelusta löytyy kutsun kohdasta d.

Valtakirjan voi ladata täältä.

c) Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä on oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 14.5.2020. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 22.5.2020 klo 10 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisö ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä.

d) Yhtiökokouksen erikoisjärjestelyt

Toivomme, että osakkeenomistajat ymmärtävät yllä kuvatut koronapandemian aiheuttamat muutokset yhtiökokousjärjestelyihin ja pidättäytyvät osallistumasta kokoukseen paikan päällä. Kokouksessa läsnä olevan henkilömäärän minimoimiseksi osakkeenomistajia kehotetaan välttämään henkilökohtaista osallistumista yhtiökokoukseen ja sen sijaan seuraamaan yhtiökokousta videolähetyksen välityksellä.

Ponsse noudattaa seuraavia erityisjärjestelyjä yhtiökokouksessa osakkeenomistajien ja yhtiön edustajien terveyden suojelemiseksi:

  • internetsivuilla olevien ohjeiden mukaisesti.
  • Yhtiökokouksen kesto on mahdollisimman lyhyt kattaen yhtiökokouskutsussa mainittujen asiakohtien käsittelyn ja mm. toimitusjohtajankatsaus rajoitetaan tavallista lyhyempään esitykseen.
  • Yhtiön hallituksen jäsenten osallistuminen rajoitetaan minimiin ja uusi ehdolla oleva hallituksen jäsen ei ole paikalla yhtiökokouksessa vaan esittäytyy videon välityksellä. Esittely on yhtiökokouksen jälkeen löydettävissä myös yhtiön internetsivuilta.
  • Yhtiökokouksessa ei ole lainkaan tarjoiluja, eikä siellä järjestetä erityistä ohjelmaa tai jaeta mitään ylimääräistä.
  • Tilaisuudessa on tarjolla käsidesiä.
  • Osallistujat tullaan sijoittamaan istumaan mahdollisimman väljästi.
  • Tarvittaessa osallistujat jaetaan useaan pienempään tilaan.

Poikkeustilanteen takia Ponsse pyytää osakkeenomistajia seuraamaan ja tutustumaan etukäteen yhtiön internetsivuilla (www.ponsse.com/yhtiokokous) olevaan yhtiökokousta koskevaan ohjeistukseen, jota tullaan päivittämään tarvittaessa.
 

1. Ohjeet suoran videolähetyksen seuraamiseen

Osakkeenomistajilla on mahdollisuus seurata yhtiökokousta suoran videolähetyksen välityksellä internetin kautta. Linkki lähetetään yhtiökokoukseen ilmoittautuneille sähköpostitse kokousta edeltävänä päivänä, mikäli osakkeenomistaja on ilmoittautumisen yhteydessä antanut sähköpostiosoitteensa.

Pyydämme osakkeenomistajia huomioimaan, että videolähetyksen kautta kokousta seuraavia osakkeenomistajia ei kirjata kokoukseen läsnä oleviksi ja videolähetys ei mahdollista kysymysten esittämistä tai äänestämistä yhtiökokouksessa. Kysymyksiä voi esittää ennakkoon yhtiön internetsivuilla www.ponsse.com/yhtiokokous ilmoitetun linkin kautta.

2. Yhtiön tarjoama valtakirjapalvelu

Äänioikeutensa käyttämiseksi osakkeenomistajia pyydetään käyttämään mahdollisuutta valtuuttaa Asianajaja Jaana Tervakoski Asianajotoimisto Kääriäinen Oy:stä tai hänen määräämänsä edustamaan osakkeenomistajaa ja käyttämään äänivaltaa yhtiökokouksessa hänen puolestaan. Edellä kuvattu valtuuttaminen on osakkeenomistajalle maksutonta. Osakkeenomistajan on valtakirjan antamisen lisäksi myös ilmoittauduttava yhtiökokoukseen tämän kutsun mukaisesti.

Valtakirja ja äänestysohjeet löytyvät osoitteesta www.ponsse.com/yhtiokokous ja ne pyydetään lähettämään täytettyinä joko sähköpostitse osoitteeseen tanja.kyllonen@ponsse.com tai postitse osoitteeseen Ponsse Oyj, Osakerekisteri, Ponssentie 22, 74200 Vieremä ennen ilmoittautumisajan päättymistä viimeistään 17.5.2020 mennessä.

Valtakirjan voi ladata täältä.

3. Ohjeet ennakkokysymysten lähettämiselle

Osakkeenomistaja voi lähettää yhtiölle ennakkoon kysymyksiä yhtiökokouksen esityslistan asiakohdista yhtiökokouksen ilmoittautumisajan puitteissa viimeistään 17.5.2020 yhtiön internetsivuilla (www.ponsse.com/yhtiokokous) ilmoitetun linkin kautta. Puheenvuorot laaditaan mahdollisuuksien mukaan siten, että niissä vastataan ennakkoon lähetettyihin kysymyksiin.

Rekisteröintitiedoston kuvaus

Ponsse Oyj:n yhtiökokousilmoittautumisen yhteydessä osakkeenomistajista kerätään henkilötietoa kuten henkilöllisyystunnus ja arvo-osuustilin numero. Tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin kuin osakkeenomistajan tunnistamiseen ja osakeomistuksen vahvistamiseen. Rekisteröintijärjestelmän tekninen toimittaja on Euroclear Finland Oy. Rekisteröintitiedoston täydellinen kuvaus löytyy täältä here (pdf).