Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Asiakkaat ja sidosryhmät

1. Rekisterin pitäjä

Ponsse Oyj 
Y-tunnus: 0934209-0 
Ponssentie 22 
74200 Vieremä 

Tel. +358 20 768 800
www.ponsse.com

2. Yhteyshenkilö rekisteriin liittyvissä asioissa

Markkinointipäällikkö Juha-Matti Raatikainen 
marketing@ponsse.com 

Ponsse Oyj
Ponssentie 22
74200 Vieremä

+358 20 768 800

3. Rekisterin nimi

Ponssen asiakas-, sidosryhmä- ja markkinointirekisteri. 

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperiaatteet ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakassuhteeseen tai muuhun merkitykselliseen suhteeseen perustuva yhtiön oikeutettu etu, sopimuksen täyttäminen, lakisääteinen velvollisuus tai erillinen suostumus henkilötietojen käsittelyyn.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ovat seuraavat asiat: 

  • tuotteidemme ja palvelujemme toimittaminen ja kehittäminen 
  • sopimuksiin perustuvien lupaustemme ja muiden lupausten ja velvollisuuksien täyttäminen 
  • asiakassuhteidemme ja viestinnän hallinta 
  • tapahtumien järjestäminen 
  • tietojen kerääminen palautteesta, poikkeamista, tyytyväisyydestä ja muista vastaavista asiakaskokemuksen mittareista 
  • asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysointi ja profilointi 
  • sähköinen suoramarkkinointi 
  • mainonnan kohdentaminen omissa verkkopalveluissamme ja muiden osapuolten verkkopalveluissa. 
  • rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen liittyen esimerkiksi rahanpesun, terrorismin ja markkinoiden väärinkäytön ehkäisemiseen, rikkomusten raportointiin, pakotelistoihin ja muihin vastaaviin virallisiin listoihin sekä tilintarkastuksiin.

Käytämme automaattista päätöksentekoa (sekä profilointia) esimerkiksi rekisteröityjen henkilökohtaisen profiilin, verkkokäyttäytymisen, iän ja kulutustottumusten tunnistamiseen. Käytämme tällaista tietoa muun muassa markkinoinnin kohdentamiseen ja palvelujen kehittämiseen. 

5. Rekisterin sisältämä tieto

Asiakasrekisterin yhteydessä käsittelemme seuraavia asiakkaiden ja muiden rekisteröityjen, kuten harjoittelijoiden, henkilötietoja: 

  • rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi, syntymäaika, asiakasnumero, käyttäjätunnus ja/tai muu tunnus, salasana, tehtävänimike, äidinkieli ja tarvittaessa passin kopio 
  • rekisteröidyn yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja fyysinen osoite 
  • yhtiötä ja sen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot, kuten Y-tunnus, yhteyshenkilöiden nimet ja roolit sekä yhteystiedot 
  • asiakassuhdetta ja sopimusta koskevat tiedot, kuten aiemmat ja nykyiset sopimukset ja tilaukset, sekä muut liiketoimintatiedot, kuten asiakassuhteen pohjalta luodut käyttäjäprofiilit, kirjeenvaihto ja muu asiakkaan/rekisteröidyn kanssa käyty viestintä, evästeet ja niiden käyttöä koskevat tiedot, maksupalveluja ja tilejä koskevat tiedot sekä asiakkaan yhtiön järjestelmään vapaaehtoisesti syöttämät tiedot 
  • suoramarkkinointia koskevat kieltäytymiset ja suostumukset 
  • tapahtumien osallistujia koskevat tiedot sekä mahdolliset tapahtumia koskevat tiedot, kuten ruokavaliovaatimukset ja esteettömyystarpeet. 
  • pakotteisiin liittyvät tiedot (kansallisten lakien niin vaatiessa tai salliessa)
  • sisäpiiriluettelot, mukaan lukien tieto siitä, milloin henkilö on saanut kyseisen sisäpiiritiedon.

Ponsse ei kerää tai käsittele erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, jotka liittyvät henkilön seksuaalisuuteen, seksuaaliseen suuntautumiseen, rotuun, invaliditeettiin, etniseen tai sosiaaliseen taustaan, uskontoon tai vakaumukseen, poliittiseen tai muunlaiseen yhteiskunnalliseen mielipiteeseen (pois lukien tapaukset, joissa nämä tiedot liittyvät henkilön asemaan liike-elämässä tai yhteiskunnallisessa roolissa, ja joissa tietoa voidaan siten pitää henkilön itsensä julkaisemana) tai kuulumiseen kansalliseen vähemmistöön, ellei tällaisen tiedon kerääminen ole välttämätöntä, jotta Ponsse voi toteuttaa siihen kohdistuvan lakisääteisen velvoitteensa.

6. Rekisterin tietolähteet

Henkilötietojen pääasiallinen lähde on rekisteröity itse tai yhtiö tai organisaatio, jota hän edustaa puhelimitse, verkossa, tapaamisissa tai muulla vastaavalla tavalla. 

Henkilötietoja voidaan myös kerätä ja päivittää Väestötietojärjestelmästä, viranomaisilta, luottoluokitusyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta. Keräystä ja päivitystä voidaan tehdä tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön määräämissä rajoissa. Tällainen tietojen päivitys voidaan tehdä joko manuaalisesti tai automaattisesti. 

7. Tietojen luovuttaminen

Rekisteröityä koskevia tietoja voidaan luovuttaa Ponssen tytäryhtiöille tai jälleenmyyjille edellä mainittuun tarkoitukseen. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille pakottavan määräyksen perusteella. 

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä puolestamme toimivia alihankkijoita, kuten asiakastyytyväisyystutkimuksia tekeviä yhtiöitä. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkoiselle palveluntarjoajalle ja säilytämme henkilötietoja palvelimessa, jota kyseinen palveluntarjoaja hallinnoi ja suojaa. 

Voimme siirtää henkilötietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle Ponssen tytäryhtiöille ja jälleenmyyjille, jos edellä mainittu henkilötietojen tarkoitus sitä edellyttää. Huolehdimme asiaankuuluvista siirtoa koskevista suojaustoimenpiteistä ja käytämme EU:n hyväksymiä vakiolausekkeita. 

8. Tietojen suojaus ja säilytys

Vain niillä työntekijöillä, joilla on oikeus käsitellä asiakastietoja osana työtään, on valtuutus käyttää asiakastietoja sisältävää järjestelmää. Jokaisella käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmää varten. Vain niillä työntekijöillämme, joilla on oikeus käsitellä asiakastietoja osana työtään, on valtuutus käyttää henkilötietoja sisältävää järjestelmää. 

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa, ja vain tietyillä ennakkoon nimetyillä henkilöillä on pääsy tietoihin. 

Säilytämme henkilötietoja niin kauan, kuin on tarpeen tietojen tarkoitusta varten. Arvioimme säännöllisesti tarpeen tietojen säilyttämiseen ottaen huomioon sovellettavan lainsäädännön. Lisäksi varmistamme kohtuullisin toimenpitein, että rekisterissä ei säilytetä rekisteröityjä koskevia henkilötietoja, jotka ovat epäyhtenäisiä, vanhentuneita tai virheellisiä niiden käsittelyn tarkoitusten kannalta. Korjaamme tai hävitämme tällaiset tiedot välittömästi. 

9. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkistaa henkilörekisterissä säilytetyt sinua koskevat tiedot sekä vaatia virheellisten tietojen oikaisemista tai poistamista. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. 

Rekisteröitynä sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus valvontaviranomaisille henkilötietojesi käsittelystä. 

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on myös oikeus vastustaa sinuun kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, jos tietojen käsittelyn perusteena on välillämme oleva asiakassuhde. Sinun tulee vaatimuksessasi kuvata tilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Voimme kieltäytyä vastustusta koskevan pyynnön toteutuksesta vain laissa säädetyillä perusteilla. 

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, myös profilointia, siltä osin kuin se koskee suoramarkkinointia. 

10. Viestintä

Kaikki tätä selostetta koskeva viestintä ja pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa 2 nimetylle yhteyshenkilölle. 

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Jos muutamme tätä selostetta, teemme muutokset näkyviksi selosteessa ja päiväämme ne. Jos muutokset ovat merkittäviä, saatamme myös ilmoittaa niistä muilla tavoilla, kuten sähköpostitse tai julkaisemalla niitä koskevan ilmoituksen verkkosivustossamme. Suosittelemme, että käyt säännöllisesti verkkosivustossamme ja tarkistat mahdolliset selosteeseen tehdyt muutokset. 

Tietosuojaseloste

Rekrytointi

Tämä tietosuojaseloste kuvaa Ponssen työnhakijoiden henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä koskevat käytännöt.

Ponsse on sitoutunut suojaamaan työnhakijoidensa yksityisyyttä ja noudattaa toiminnassaan tietosuojalainsäädäntöä ja hyviä tietosuojakäytäntöjä.

1. Rekisterinpitäjä

Ponssen rekrytoinnin aikana kerättäviä henkilötietoja koskeva tietosuojaseloste.

​​​​​​​Ponsse Oyj

Y-tunnus: 0934209-0

Ponssentie 22

74200 Vieremä, Finland,

Puhelin +358 20 768 800,

www.ponsse.com

​​​​​​​

2. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Henkilöstöpäällikkö Sari Kiiskinen

sari.kiiskinen@ponsse.com, p. 040 4829 205

​​​​​​​

3. Rekisterin nimi

Ponssen rekrytointirekisteri​​​​​​​

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

​​​​​​

Henkilötietoja käsittelyn perusteena on

  • Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn velvoitteiden ja erityisten oikeuksien noudattaminen työoikeuden alalla; ja/tai
  • Rekisteröidyn antama nimenomainen suostumus henkilötietojensa käsittelyyn.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kerätä ja ylläpitää tietoa Ponsselle hakevista työnhakijoista (rekisteröity). Henkilö voi luoda profiilin rekrytointijärjestelmään hakeakseen tiettyyn tehtävään tai jättääkseen avoimen hakemuksen ja saadakseen tietoa työmahdollisuuksista Ponssella.

Henkilötietoja kerätään ja ylläpidetään seuraavissa tarkoituksissa

  • Rekrytointiin liittyvät toimenpiteet ja rekrytointiprosessin hallinnointi ja henkilöresursoinnin tukeminen
  • Palvelukseen hakeneiden henkilöiden hakuprosessiin liittyvien tietojen hallinnointi tarvittavien yhteydenottojen mahdollistamiseksi
  • Päätöksenteko työtehtäviä täytettäessä

​​​​​​​

5. Rekisterin tietosisältö

Työnhakijan itse hakemuksessa ja sen liitteissä antamat tiedot sekä Ponssen kirjaamat lisätiedot rekrytointiprosessin aikana.

Rekisteri voi sisältää seuraavia rekrytointiprosessin ja työtehtävän kannalta tarpeellisia henkilötietoja työnhakijasta:

  • Perustiedot kuten nimi, syntymäaika, sukupuoli, äidinkieli , käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana
  • Yhteystiedot kuten yksityinen sähköpostiosoite, yksityinen puhelinnumero, osoitetiedot
  • Työnhakijan hakemaan työtehtävään liittyvät tiedot kuten tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta sekä tiedot työnhakuprosessissa nimetystä vastuuhenkilöstä. Tarkemmat tiedot ilmenevät työnhakuilmoituksesta;
  • Työnhakijan työnhakuprosessin yhteydessä rekisterinpitäjälle antamat muut tiedot itsestään, taustastaan ym. kuten valokuva, opiskelu- ja muut koulutukseen liittyvät tiedot, ammatti, työhistoriaa koskevat tiedot (kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu), kielitaito, muu erityisosaaminen, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, erilaiset todistukset ja arvioinnit sekä viittaukset Internetistä löytyviin portfolioihin, profiileihin tai muihin lähteisiin sekä referenssit
  • Työnhakijan rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot kuten tiedot tulossa olevasta jatkohaastattelusta tai rekrytointiprosessin keskeytymisestä
  • Ponssen rekrytointiprosessin ja ulkoisten sidosryhmien tuottamat tiedot, kuten haastatteluun sekä testeihin liittyvät tiedot
  • Mahdolliset muut tiedot, jotka työnhakija itse on vapaaehtoisesti antanut työnhakuprosessin yhteydessä tai rekisterinpitäjän erikseen rekisteröidyn suostumuksella keräämät tiedot

​​​​​​​

6. Rekisterin tietolähteet

Rekisteriin tallennettavien tietojen ensisijainen tietolähde on työnhakija itse. Lisäksi tiedot koostuvat työhönottoprosessissa tallennetuista tiedoista, joiden lähteenä voivat olla kaikki rekrytointiprosessiin osallistuvat tahot, mukaan lukien rekrytointikonsultit. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa. Käytämme tarvittaessa myös rekrytointikonsultteja tietolähteenä.

Jättämällä työhakemuksen työnhakija antaa luvan kerätä tietojaan hänen ammatillisessa tarkoituksessa julkaisemastaan profiilista siinä laajuudessa kuin tietojen kerääminen suhteessa rekrytointiin on tarpeellista ja liittyy työssä suoriutumiseen huomioiden avoinna oleva työpaikka.

​​​​​​​

7. Tietojen luovutus ja siirto

Rekrytointitiedot ovat vain Ponssen sisäiseen käyttöön. Rekisteriin tallennettuja työnhakijoita koskevia henkilötietoja luovutetaan työnhakijan antaman suostumuksen perusteella konsernin yrityksille työnhakijoiden ja työnantajien yhteen saattamiseksi.

Luovutamme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tahoille, joilla on lakiin, ja/tai sopimukseen perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja. Voimme luovuttaa tietoja myös muihin tarkoituksiin Suomen lain mukaisesti.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Lisäksi käytämme henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita seuraavien palveluiden osalta:

- Rekrytointipalvelut

- Lakipalvelut

- IT-järjestelmätoimittajat

Olemme huolehtineet tietosuojastasi alihankkijoidemme kanssa tekemällä tarvittavat käsittelysopimukset.  Emme voi nimetä kaikkia alihankkijoita esimerkiksi kehitysvaiheessa olevien projektien vuoksi, joten olemme päätyneet nimeämään vain alihankkijatyypit. 

Emme luovuta rekisterin tietoja muille kuin edellä mainituille ulkopuolisille tahoille, ellei tietojen luovuttamiseen ole erikseen pyydetty ja saatu rekisteröidyn suostumusta.

Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n/ETA:n ulkopuolelle, mikäli hakija on hakenut työtehtävää EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Olemme huolehtineet siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista ja käytämme EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

​​​​​​​

8. Tietojen suojaus ja säilytys

Henkilötietoja sisältävien tietokantojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä työnhakijoiden tietoja. Rekisteri on suojattu tarpeellisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu käyttäjätunnuksella, salasanalla, palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla. Rekisteri säilytetään teknisen ylläpitäjän suojatuilla palvelimilla, ja sähköinen yhteys on suojattu. Tietoja käsittelevät henkilöt ovat vaitiolovelvollisia saamistaan tiedoista. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Lähtökohtaisesti tietoja voidaan käyttää yhden (1) vuoden ajan työnhakuun. Tiedot tuhotaan kahden (2) vuoden kuluessa. Mikäli työnhakijasta tulee työntekijämme, säilytämme hänen työnhakijana antamiaan ja työnhakuun liittyviä tietoja osana hänen henkilöstöprofiiliaan työntekijöidemme tietoja koskevan rekisteriselosteen mukaisesti.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua sekä tiedon poistamista. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi, jos tietojesi käsittely perustuu suostumukseen. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Rekisteröitynä sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä lain edellyttämissä rajoissa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

10. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietoihin liittyvissä kysymyksissä ja pyynnöissä rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä kohdassa 2 mainittuun Ponssen henkilörekisteristä vastaavaan tahoon.

​​​​​​​