Ponssen hallinnointi perustuu Suomen lainsäädäntöön, Ponssen yhtiöjärjestykseen ja yhtiön toimielinten määrittelemiin toimintaohjeisiin. Lisäksi yhtiö soveltaa Finanssivalvonnan antamia ohjeita ja määräyksiä. Toiminnassa noudatetaan Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n julkaisemaa Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia. Ponsse Oyj:n hallinnointiperiaatteet on kuvattu vuosittain julkistetussa selvityksessä hallinto- ja ohjausjärjestelmästä, joka on annettu yhtiön toimintakertomuksesta erillisenä asiakirjana, ja on yhtiön hallituksen hyväksymä.
Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä
Konsernirakenne
Konsernin emoyhtiö on Ponsse Oyj, joka on suomalainen, Suomen lakien mukaan perustettu julkinen osakeyhtiö. Ponsse Oyj:n osakkeet on noteerattu Nasdaq Helsinki Oy:n pohjoismaisella listalla. Emoyhtiön kotipaikka on Vieremä.
Ponsse-konserniin kuuluvat emoyhtiö Ponsse Oyj sekä 100 %:sti omistetut tytäryhtiöt Ponsse AB Ruotsissa, Ponsse AS Norjassa, Ponssé S.A.S. Ranskassa, Ponsse UK Ltd. Isossa-Britanniassa, Ponsse Machines Ltd. Irlannissa, Ponsse North America Inc. Yhdysvalloissa, Ponsse Latin America Ltda Brasiliassa, Ponsse Asia-Pacific Ltd. Hongkongissa, Ponsse China Ltd. Kiinassa, Ponsse Uruguay S.A. Uruguayssa, Ponsse Chile SpA Chilessä, Ponsse Czech s.r.o Tšekissä sekä Epec Oy Suomessa. Lisäksi konserniin kuuluvat EAI PON1V Holding Oy Suomessa, Ponsse Oyj:n osakkuusyhtiö Sunit Oy Suomessa 34 prosentin omistusosuudella sekä Epec Oy:n 100 %:sti omistama tytäryhtiö Epec B.V. Alankomaissa.
Yhtiökokous
Yhtiökokous on yhtiön ylin päättävä toimielin, jossa osakkeenomistajat käyttävät päätösvaltaansa sekä puhe-, kysely- ja äänioikeuttaan. Yhtiökokous päättää osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen mukaan sille kuuluvista asioista, joita ovat muun muassa seuraavat:
- tilinpäätöksen vahvistaminen
- taseen osoittaman voiton käyttäminen
- hallituksen jäsenten valinta sekä heidän palkkioistaan päättäminen
- hallituksen jäsenten ja toimitusjohtajan vastuuvapaudesta päättäminen
- palkitsemispolitiikan ja palkitsemisraportin hyväksyminen neuvoa-antavasti
- tilintarkastajan ja kestävyysraportoinnin varmentajan valinta, sekä näiden palkkiosta päättäminen.
Varsinainen yhtiökokous pidetään kerran vuodessa yhtiön hallituksen päättämänä päivänä, kuitenkin ennen kesäkuun loppua. Kokouspaikkana toimii Vieremä, Iisalmi tai Kajaani. Yhtiökokouksen kutsuu koolle yhtiön hallitus. Yhtiökokouskutsu julkistetaan Ponssen internetsivuilla ja hallituksen niin päättäessä yhdessä laajalevikkisessä sanomalehdessä aikaisintaan kolme (3) kuukautta ja viimeistään kaksikymmentäyksi (21) päivää ennen yhtiökokousta. Esityslista ja muut yhtiökokoukseen liittyvät asiakirjat ovat saatavilla internetsivuilla viimeistään kaksikymmentäyksi (21) päivää ennen yhtiökokousta. Saadakseen osallistua yhtiökokoukseen osakkeenomistajan on ilmoittauduttava yhtiölle viimeistään kokouskutsussa mainittuna päivänä, joka voi olla aikaisintaan kymmenen (10) päivää ennen kokousta.
Osakkeenomistaja voi myös esittää asioita lisättäväksi yhtiökokouksen asialistalle, mikäli asia kuuluu yhtiökokouksen toimivaltaan ja hallitukselle on esitetty kirjallinen pyyntö asian lisäämisestä asialistalle viimeistään yhtiön asettamaan päivämäärään mennessä, joka saa olla aikaisintaan neljä viikkoa ennen kokouskutsun julkaisemispäivää. Osakkeenomistajan oikeudesta saada haluamansa asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi, osakkeenomistajien oikeudesta osallistua yhtiökokoukseen ja muista yhtiökokoukseen liittyvistä asioista kerrotaan tarkemmin Ponssen internetsivuilla.
Ylimääräinen yhtiökokous kutsutaan koolle, jos hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai jos tilintarkastaja tai osakkeenomistajat, joilla on yhteensä vähintään yksi kymmenesosa kaikista osakkeista, sitä vaativat.
Hallitus
Varsinainen yhtiökokous valitsee vuosittain hallituksen, johon yhtiöjärjestyksen mukaan kuuluu vähintään viisi ja enintään kahdeksan jäsentä. Hallituksen toimikausi kestää seuraavaan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen. Yhtiön hallitus valitaan vuosittain, jotta osakkeenomistajat voivat säännöllisesti arvioida hallituksen ja sen jäsenten toimintaa. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja kokoontuu puheenjohtajan kutsusta niin usein kuin yhtiön asiat sitä edellyttävät.
Hallituksen toimivaltaan sisältyy yhtiön hallinnon ja toiminnan asianmukainen järjestäminen sekä kirjanpidon ja varainhoidon valvonnan järjestäminen. Hallitukselle kuuluvat yhtiön toiminnan laajuus ja laatu huomioon ottaen asiat, jotka ovat taloudellisesti, liiketoiminnallisesti tai periaatteellisesti merkittäviä ja laajakantoisia.
Hallituksen tärkeimpiä tehtäviä ovat muun muassa:
- yhtiön strategian ja riskienhallintapolitiikan hyväksyminen
- vuosittaisen toimintasuunnitelman ja budjetin hyväksyminen
- puoli- ja osavuosikatsausten sekä tilipäätösten käsitteleminen ja hyväksyminen mukaan lukien hallituksen toimintakertomukset sisältäen kestävyysraportoinnin tiedot, ja edelleen näitä koskevat pörssitiedotteet
- toimitusjohtajan nimittäminen ja tarvittaessa erottaminen sekä toimitusjohtajan taloudellisten etuuksien hyväksyminen
- muiden johtoryhmän jäsenten nimitysten vahvistaminen
- toimitusjohtajan toiminnan seuranta ja arviointi sekä toimitusjohtajan palkitsemisesta päättäminen
- yhtiön sitouttamis- ja kannustinjärjestelmien periaatteista sekä osakkeiden tai optio-oikeuksien jaon ehdoista ja jaosta päättäminen voimassaolevan palkitsemispolitiikan puitteissa sekä järjestelmien toteutumisen seuraaminen
- toiminnan tulosten seurantaan ja riskienhallintaan tarkoitettujen suunnittelu-, tiedotus- ja valvontajärjestelmien riittävyyden varmistaminen
- tilintarkastuksen, kestävyysraportoinnin sekä kestävyysraportointivarmentamisen seuraaminen ja arviointi
- tilintarkastajan ja kestävyysraportoinnin varmentajan riippumattomuuden seuraaminen ja arviointi sekä tilintarkastajan ja kestävyysraportoinnin varmentajan yhtiölle tarjoamien muiden kuin tilintarkastuspalveluiden ja kestävyysraportoinnin varmentamiseen liittyvien palveluiden hyväksyttävyyden arviointi
- yhtiökokousten koolle kutsuminen ja ehdotusten tekeminen yhtiökokoukselle
- yhtiön normaaliin liiketoimintaan kuulumattomien, ei-tavanomaisin markkinaehdoin toteuttavien lähipiiritoimien hyväksyminen
- keskeisten liiketoimintaa ohjaavien politiikkojen ja ohjeiden hyväksyminen mukaan lukien eettiset toimintaohjeet, tiedonantopolitiikka sekä sisäpiiriohje, sekä näiden toteutumisen seuranta ja
- muista kuin päivittäiseen toimintaan liittyvistä asioista päättäminen, kuten päätökset merkittävistä investoinneista, yritysostoista ja -myynneistä sekä yhteisyrityksistä ja merkittävistä rahoitusjärjestelyistä.
Ponsse Oyj:n hallituksen kokoonpano
Toimitusjohtaja
Toimitusjohtajan nimittää ja tarvittaessa erottaa hallitus. Toimitusjohtajan tehtävänä on hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja voimassa olevien lakien ja muun sääntelyn mukaisesti. Toimitusjohtaja vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on järjestetty luotettavalla tavalla. Näiden tehtävien ohella toimitusjohtaja:
- vastaa liiketoiminnan operatiivisesta johtamisesta
- antaa hallitukselle ja sen jäsenille tiedot, jotka ovat tarpeen hallituksen tehtävien hoitamiseksi
- toimii esittelijänä hallituksen kokouksissa
- vastaa hallituksen päätösten toimeenpanosta
Johtoryhmä
Johtoryhmän pääasiallinen tehtävä on avustaa toimitusjohtajaa. Pääsääntöisesti viikoittain, mutta vähintään kerran kuukaudessa kokoontuva johtoryhmä avustaa toimitusjohtajaa yrityksen strategian suunnittelussa ja toteuttamisessa, vuosittaisen toimintasuunnitelman laatimisessa, operatiivisessa johtamisessa sekä hallituksessa käsiteltävien asioiden valmistelussa. Johtoryhmän jäsenet seuraavat ja tarkistavat aika ajoin yhtiön sisäisiä toimintaperiaatteita ja menettelytapoja, jotka koskevat muun muassa raportointia, taloushallintoa, investointeja, riskienhallintaa, vakuutuksia, tietojärjestelmiä, yleisiä hankintoja, teollisoikeuksia, sopimusriskien hallintaa, henkilöstöhallintoa, laatuasioita, ympäristökysymyksiä, työturvallisuutta, sisäpiiriohjeistusta ja viestintää. Johtoryhmä vastaa hallituksen hyväksymien keskeisten Ponssen toimintaa ohjaavien politiikojen ja ohjeiden toimeenpanosta.
TALOUDELLISEEN RAPORTOINTIIN LIITTYVÄT SISÄISEN VALVONNAN MENETTELYTAVAT JA RISKIENHALLINNAN JÄRJESTELMIEN PÄÄPIIRTEET
Taloudelliseen raportointiin liittyvät sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmät on suunniteltu siten, että ne tuottavat riittävän varmuuden taloudellisen raportoinnin luotettavuudesta sekä varmistavat, että soveltuvia lakeja ja säädöksiä on noudatettu. Ponssen riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan prosessit noudattavat soveltuvin osin COSO 2013 -viitekehyksen (Committee of Sponsoring Organizations) periaatteita.
Valvontaympäristö
Sisäisen valvonnan lähtökohtana on valvontaympäristö. Yhtiön sisäinen valvonta perustuu osakeyhtiölakiin, yhtiötä koskevaan muuhun sääntelyyn sekä yhtiön omiin hyväksyttyihin toimintaperiaatteisiin. Ponssen perusarvot – välitämme aidosti, teemme asiakkaalle, olemme sanamme mittaisia ja uudistumme innolla – toimivat perustana kaikelle Ponssen toiminnalle. Yhtiön toimintaa ohjaavat konsernin hallinto- ja johtamisrakenteet sekä keskeiset ohjeet, kuten hallinnointiperiaatteet, tiedonantopolitiikka ja eettinen toimintaohje (Code of Conduct).
Hallitus vastaa taloudellisen raportoinnin sisäisen valvonnan periaatteiden määrittelystä ja valvonnasta sekä arvioi sisäisen valvonnan toimivuutta osana hallituksen valvontatehtävää. Toimitusjohtaja vastaa sisäisen valvonnan järjestämisestä ja käytännön toteutuksesta yhdessä muun johdon kanssa.
Sisäinen valvonta kattaa ne menettelytavat ja prosessit, joiden avulla pyritään varmistamaan, että yhtiön toiminta on yhtiön hallinnointiperiaatteiden, eettisten ohjeiden sekä soveltuvan lainsäädännön ja viranomaisohjeiden mukaista. Sisäisen valvonnan tavoitteena on tukea johdon päätöksentekoa tuottamalla oikeita ja riittäviä tietoja sekä varmistaa yhtiön resurssien ja omaisuuden asianmukainen käyttö.
Riskien arviointi
Ponssen riskienhallinnan tavoitteena on tukea yhtiön taloudellisen raportoinnin luotettavuutta sekä varmistaa, että yhtiön julkistamat taloudelliset tiedot antavat olennaisesti oikean kuvan yhtiön taloudellisesta asemasta ja tuloksesta. Riskienhallinta on osa yhtiön sisäistä valvontaa ja tukee taloudelliseen raportointiin liittyvien riskien tunnistamista, arviointia ja hallintaa.
Riskienhallintaprosessissa tunnistetaan ja arvioidaan säännöllisesti ne riskit, jotka voivat vaikuttaa taloudellisen raportoinnin oikeellisuuteen, ajantasaisuuteen ja kattavuuteen. Arvioinnissa huomioidaan muun muassa konserniraportointiin liittyvät prosessit, laskentaperiaatteiden soveltaminen, merkittävät kirjanpidolliset arviot sekä taloushallinnon järjestelmät ja manuaaliset työvaiheet. Riskienhallintaprosessiin sisältyy toiminto- ja yksikkökohtaisten raportointiriskien kartoittaminen, niiden arviointi sekä tunnistettujen riskien huomioiminen osana taloudellisen raportoinnin sisäisiä kontrolleja. Riskienhallintaa toteutetaan ja seurataan osana taloushallinnon ja johdon raportointikäytäntöjä.
Yhtiön johto tunnistaa ja arvioi keskeiset liiketoimintariskit, jotka esitellään yhtiön hallitukselle osana strategiaprosessia. Myös sisäinen tarkastus ja tilintarkastus arvioivat havaintojaan kokonaisvaltaisesti, ja voivat tuoda havaitsemansa riskit yhtiön hallituksen tai muun johdon tietoon asiamukaisia toimenpiteitä edellyttäen. Hallitus päättää riskienhallinnan tavoitteista ja periaatteista, sekä vahvistaa yhtiön riskienhallintaa koskevat keskeiset linjaukset. Toimitusjohtaja vastaa riskienhallinnan toteuttamisen järjestämisestä ja talousjohtaja koordinoi riskienhallintaprosessia sekä vastaa siihen liittyvästä raportoinnista.
Ponssen maayhtiöt toteuttavat riskienhallintaa konsernin ohjeiden mukaisesti osana taloudellista raportointiprosessia. Taloushallinnon henkilöstö vastaa omalta osaltaan raportointiriskien tunnistamisesta sekä noudattaa yhtiön raportointiin liittyviä ohjeita ja menettelytapoja.
Valvontatoiminnot
Vastuu sisäisen valvonnan järjestämisestä kuuluu hallitukselle ja toimitusjohtajalle.
Valvontatoiminnot ovat menettelyjä ja käytäntöjä, joiden avulla pyritään estämään, havaitsemaan ja korjaamaan taloudelliseen raportointiin liittyviä virheitä ja poikkeamia. Valvontatoimia toteutetaan konsernissa kaikilla organisaatiotasoilla osana keskeisiä liiketoiminta- ja taloushallinnon prosesseja.
Sisäinen valvonta jakautuu ennaltaehkäiseviin, päivittäisiin ja jälkikäteisiin valvontatoimiin, joihin kuuluvat muun muassa toimintaperiaatteiden määrittely, toiminnan ohjaus ja kontrollit sekä seuranta osana raportointia ja strategiaprosessia.
Taloudellisen raportoinnin valvontatoimiin kuuluvat muun muassa tehtävien ja vastuiden eriyttäminen, hyväksymis- ja valtuutusmenettelyt, tilien täsmäytykset, raportoitujen lukujen loogisuusanalyysit sekä konsernijohdon ja liiketoiminta-alueiden johdon suorittamat taloudellisten raporttien seurannat. Lisäksi ennusteiden ja raportoitujen lukujen vertailua hyödynnetään raportoinnin oikeellisuuden arvioinnissa.
Ulkoinen valvonta kuuluu yhtiön tilintarkastajalle sekä toimivaltaisille viranomaisille.
Sisäinen tiedottaminen ja viestintä
Ponssen tavoitteena on varmistaa yhtiön sisäisen ja ulkoisen viestinnän avoimuus, läpinäkyvyys, oikeellisuus ja oikea-aikaisuus. Nämä periaatteet tukevat myös taloudellisen raportoinnin kattavuuden ja oikeellisuuden varmistamista.
Yhtiön tiedonantopolitiikassa määritellään kuinka ja koska tietoa on annettava, kuka sitä antaa sekä annettavan tiedon tarkkuus ja kattavuus, jotta yhtiötä koskevat tiedonantovelvoitteet tulevat täytetyiksi. Yhtiöllä on myös sisäpiiriohje ja eettinen toimintaohje (Code of Conduct), joka sisältää ohjeita Ponssen liiketoimintaympäristöön, työntekijöihin, liikekumppaneihin ja yhteiskuntaan kohdistuvista velvollisuuksista.
Käytössä on eettinen ilmoituskanava (ns. whistleblowing-kanava), jonka kautta työntekijät ja ulkopuoliset sidosryhmät voivat nimettömästi ilmoittaa havaitsemistaan mahdollisista väärinkäytöksistä tai niiden epäilyistä. Yhtiön hallituksen nimittämä ryhmä tutkii kaikki ilmoitetut tapaukset ja raportoi tarvittaessa havaituista epäkohdista johtoryhmälle tai hallitukselle, ottaen huomioon ilmoittajan suojelua koskevan sääntelyn.
Ponssen maaorganisaatiot valmistelevat säännöllisesti johdolle taloudellisia ja operatiivisia raportteja, jotka sisältävät analyysejä ja selvityksiä taloudellisesta tuloksesta ja riskeistä. Hallitukselle toimitetaan taloudellisia raportteja vähintään hallituksen säännöllisten kokoontumisten yhteydessä.
Seuranta
Yhtiön taloudellista raportointia koskevan valvonnan tehokkuutta seurataan hallituksen ja toimitusjohtajan toimesta osana yhtiön säännöllisiä raportointi- ja seurantakäytäntöjä. Hallitus käy läpi osavuosikatsaukset sekä puolivuosikatsaukset, ja hyväksyy ne ennen niiden julkaisua. Myös tilinpäätös ja hallituksen toimintakertomus sisältäen kestävyysraportin hyväksytään hallituksessa. Seurannan tavoitteena on tunnistaa muutokset toimintaympäristössä ja prosesseissa, joilla voi olla vaikutusta sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tarpeisiin.
Seurantaprosessi sisältää kuukausittaisten talousraporttien säännöllisen läpikäynnin, jatkuvien ennusteiden ja suunnitelmien tarkastelun sekä tilintarkastajien mahdolliset raportit. Hallitukselle raportoidaan lisäksi olennaisten riskialueiden kehityksestä ja suunnitelluista toimista riskien vähentämiseksi, mikä tukee riskien arviointi- ja valvontaprosessien jatkuvaa kehittämistä.
Hallitus tai toimitusjohtaja voivat tarvittaessa päättää erillisen tarkastustoimeksiannon toteuttamisesta. Tarkastuksen laajuus määritellään riskinarvion perusteella. Sisäisessä valvonnassa havaitut puutteet raportoidaan toimivalle johdolle ja merkittävät tai vakavat puutteet edelleen hallitukselle.
Sisäinen tarkastus
Sisäinen tarkastus toimii yhtiössä riippumattomana varmennus- ja arviointitoimintona, jonka tehtävänä on arvioida yhtiön sisäisen valvonnan, riskienhallinnan sekä hallinto- ja johtamisprosessien toimivuutta ja tarkoituksenmukaisuutta. Sisäisen tarkastuksen avulla tuetaan hallitukselle kuuluvaa valvontatehtävää sekä edistetään yhtiön toiminnan kehittämistä.
Hallitus määrittää vuosittain sisäisen tarkastuksen painopistealueet ja hyväksyy tarkastussuunnitelman. Sisäinen tarkastus raportoi tarkastusten tuloksista ja havainnoista säännöllisesti hallitukselle ja johtoryhmälle.
Sisäinen tarkastus arvioi muun muassa yhtiön sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan prosessien riittävyyttä ja toimivuutta sekä tunnistaa kehityskohteita valvontajärjestelmässä.
Tilintarkastus
Yhtiöllä on yksi tilintarkastaja, jonka tulee olla Keskuskauppakamarin hyväksymä tilintarkastusyhteisö sekä yhtiöstä riippumaton. Tilintarkastajan valitsee varsinainen yhtiökokous hallituksen ehdotuksen perusteella. Tilintarkastaja esittelee tilintarkastuksen keskeiset havainnot hallitukselle vähintään kerran vuodessa. Tilintarkastaja esittelee varsinaiselle yhtiökokoukselle tilintarkastuskertomuksen.
Sisäpiirihallinto
Ponsse noudattaa markkinoiden väärinkäyttöasetusta (MAR) sekä Nasdaq Helsinki Oy:n sisäpiiriohjetta. Lisäksi yhtiön hallitus on vahvistanut yhtiön sisäpiiriohjeen, joka koskee koko konsernia, mukaan lukien hallituksen ja johtoryhmän jäsenet. Sisäpiirihallinnon koordinoinnista vastaa yhtiön sisäpiirivastaava, ja hänen varahenkilönään toimii talousjohtaja.
Ponssen hallituksen jäsenillä, toimitusjohtajalla, toimitusjohtajan sijaisella sekä johtoryhmän jäsenillä (“johtohenkilöt”) ja heidän MAR:ssa määritellyllä lähipiirillään on velvollisuus ilmoittaa Ponssen rahoitusvälineillä tekemistään liiketoimista. Yhtiö ylläpitää luetteloa johtohenkilöistä ja heidän lähipiiristään. Johtohenkilöiden ja heidän lähipiirinsä on ilmoitettava Ponsselle ja Finanssivalvonnalle kaikki Ponssen rahoitusvälineillä tekemänsä liiketoimet sen jälkeen, kun niiden yhteenlaskettu arvo ilman netotusta on saavuttanut 20 000 euroa kalenterivuoden aikana, ja Ponsse julkistaa MAR:n mukaisesti ilmoitettavat liiketoimet pörssitiedotteella.
Yhtiön johtohenkilöt eivät saa toteuttaa liiketoimia Ponssen rahoitusvälineillä 30 vuorokautta ennen kunkin osavuosikatsauksen, puolivuosikatsauksen ja tilinpäätöstiedotteen julkistamista (suljettu ikkuna). Lisäksi Ponsse soveltaa kaupankäyntirajoitusta taloudellisten raporttien valmisteluun, laatimiseen ja julkistamiseen osallistuville henkilöille (laajennettu suljettu ikkuna). Kaupankäyntirajoituksen piirissä oleville henkilöille ilmoitetaan rajoituksista ja niihin liittyvistä velvoitteista.
Ponsse ylläpitää hankekohtaisia sisäpiiriluetteloita niistä henkilöistä, joilla on pääsy tiettyyn hankkeeseen liittyvään sisäpiiritietoon. Hankekohtaiseen sisäpiiriluetteloon merkityt henkilöt ovat kaupankäyntirajoituksen piirissä hankkeen aikana, ja heille ilmoitetaan erikseen luetteloon kuulumisesta.
Ponsse ylläpitää lisäksi pysyviä sisäpiiriläisiä koskevaa luetteloa henkilöistä, joilla on asemansa tai työnsä perusteella jatkuvasti pääsy kaikkeen Ponssea koskevaan sisäpiiritietoon. Pysyviä sisäpiiriläisiä ovat hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja ja toimitusjohtajan sijainen, talousjohtaja sekä hallituksen sihteeri.
Lähipiiriliiketoimet
Yhtiön lähipiiritoimia sääntelevät muun muassa osakeyhtiölaki, kansainvälinen tilinpäätösstandardi IAS 24 sekä hallinnointikoodi. Yhtiöllä on käytössä konsernin kattavat menettelyt lähipiirin tunnistamiseksi ja määrittelemiseksi, jotta mahdolliset eturistiriidat voidaan ottaa asianmukaisesti huomioon päätöksenteossa. Yhtiön lähipiiri määritellään kansainvälisen tilinpäätösstandardin IAS 24 mukaisesti.
Hallitus seuraa ja arvioi yhtiön ja sen lähipiirin välisiä liiketoimia osana hallituksen lakisääteistä valvontatehtävää. Yhtiön hallitus päättää sellaisista lähipiiritoimista, jotka eivät kuulu yhtiön tavanomaiseen liiketoimintaan tai joita ei toteuteta tavanomaisin kaupallisin ehdoin.
Ponssen taloushallinto seuraa ja valvoo lähipiiritoimia osana yhtiön normaaleja raportointi- ja seurantamenettelyjä ja raportoi tavanomaisesta liiketoiminnasta poikkeavista lähipiiritoimista hallitukselle. Päätöksentekoprosessit on järjestetty siten, että esteellisyys- ja eturistiriitatilanteet tunnistetaan ja otetaan asianmukaisesti huomioon.
Yhtiö julkistaa merkittävät lähipiiritoimet soveltuvan sääntelyn mukaisesti pörssitiedotteilla ja esittää lähipiiritoimet vuosittain tilinpäätöksen liitetiedoissa.
Palkitseminen
Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodi edellyttää, että Ponsse julkaisee palkitsemiseen liittyvää tietoa internetsivuillaan sekä laatii vuosittaisen raportin yrityksen palkoista ja palkkioista.
Ponsse Oyj:n palkitsemispolitiikka