Ponssen eettinen ilmoituskanava (whistleblowing): Ponssen eettinen ilmoituskanava (whistleblowing)

Ponsse haluaa olla vastuullisen metsätalouden halutuin yhteistyökumppani. Toimintamme tarkoituksena on tuottaa kestäviä ratkaisuja asiakkaidemme ja ympäristön hyväksi. 

Olemme sitoutuneet harjoittamaan liiketoimintaamme kestävästi ja vastuullisesti huomioiden sosiaalisen ja ympäristövastuun sekä taloudellisen vastuun ja hyvät hallintotavat. Eettiset toimintaohjeemme pohjautuvat tavoitteisiimme, hyviin liiketoimintapoihin ja arvoihimme: välitämme aidosti, teemme asiakkaalle, olemme sanamme mittaisia ja uudistumme innolla. Arjessa arvojen mukaisesta toiminnasta syntyy Ponsse-henki, jossa on tiivistetysti kyse yhdessä tekemisestä. Toimintaohjeet ovat yhteisiä pelisääntöjä, jotka ohjaavat arjen tekojamme ja valintojamme sekä vahvistavat yrityskulttuuriamme ja keskinäistä yhteistyötämme. 

Toimintamme perustuu aina lakien noudattamiseen ja kansainvälisiin vastuullisuuslinjauksiin kuten kansainvälisten ihmisoikeuksien kunnioittamiseen. Toimintamme on avointa, rehellistä ja luottamuksen arvoista. Osallistamme kestävän liiketoiminnan jatkuvaan parantamiseen ja kehittämiseen myös keskeiset sidosryhmämme.

Eettiset toimintaohjeet koskevat kaikkia Ponsse-konsernissa työskenteleviä henkilöitä kaikissa yhtiön toimintamaissa sekä soveltuvin osin Ponsseen keskeisesti liittyviä sen ulkopuolisia ihmisiä, yhtiöitä ja yhteisöjä heidän toimiessaan Ponssen kanssa tai Ponssen puolesta. Jokaisella ponsselaisella on velvollisuus toimia esimerkkinä ohjeiden noudattamisessa ja edustaa yhtiötä esimerkillisesti. Paikallinen toimintaympäristö tai lainsäädäntö voi joissain tilanteissa edellyttää näitä toimintaohjeita tiukempia ja tarkempia ohjeita, jolloin niitä on aina noudatettava. Eettisten toimintaohjeiden alittavia käytäntöjä ei kuitenkaan sallita. 

Seuraavassa toimintatapojamme täsmennetään vastuullisuuden kolmen osa-alueen näkökulmasta.

Sosiaalinen vastuu: Kohtelemme ihmisiä hyvin 

Sosiaalinen vastuumme on vastuun kantamista ihmisistä ja ihmisten hyvää kohtelua. Kohtelemme ihmisiä arvostavasti kaikissa tilanteissa ja sidosryhmäsuhteissa.

Sosiaalinen vastuumme perustuu ihmisoikeusvastuuseen, joka täsmentyy kaikkia ihmisiä suojaavissa kansainvälisissä ihmisoikeusnormeissa. Ponssen ihmisoikeusvastuun lähtökohtana on estää yhtiön toiminnasta mahdollisesti aiheutuvia negatiivisia ihmisoikeusvaikutuksia ja korjata toteutuneita haittoja.

Olemme tarkentaneet Ponsselle merkityksellisimmät ihmisoikeuskysymykset arvioimalla yhtiön toiminnan ihmisoikeusvaikutuksia ja -riskejä. Huomiota on kiinnitetty ihmisoikeusvastuun näkökulmasta neljään keskeiseen sidosryhmään: oma työyhteisö, asiakkaat ja tuotteiden loppukäyttäjät, hankintaketjujen työntekijät ja lähialueen ihmiset. 

Keskeisimpiin sidosryhmiin liittyviä tärkeimpiä toimintatapojamme ovat:

Oma työyhteisömme: Luomme välittävää työilmapiiriä 

●    Jokaisella ponsselaisella on vastuu positiivisen työilmapiirin luomisesta. Rakennamme ja ylläpidämme hyvää työilmapiiriä huomioimalla toisemme ja ottamalla kaikki mukaan.
●    Arvostamme kaikkia työyhteisömme jäseniä ja jokaisen työpanosta. Kannamme vastuun työstämme ja toisistamme.
●    Keskustelemme myös vaikeista asioista avoimesti, mutta aina yhteisymmärrystä hakien ja toisiamme kunnioittaen.  
●    Arvostamme työyhteisössämme olevaa erilaisuutta, erilaisia ominaisuuksia, taustoja, näkemyksiä ja osaamista.
●    Kohtelemme kaikkia tasavertaisesti ja syrjimättömästi
      ○    Emme syrji ketään, eli emme kohtele ketään huonommin henkilön henkilökohtaisen ominaisuuden (sukupuoli, ikä, alkuperä, etnisyys, kansalaisuus, kieli, uskonto, vakaumus, mielipide, poliittinen toiminta, ay-toiminta, perhesuhde, terveydentila, vammaisuus, seksuaalinen suuntautuminen tai muu henkilöön liittyvä syy) vuoksi.
      ○    Annamme kaikille samanlaiset mahdollisuudet rekrytointitilanteissa, osaamisen kehittämisessä ja uralla etenemisessä. 
●    Käyttäydymme tavalla, joka ei vaaranna kenenkään psyykkistä tai fyysistä turvallisuutta. Emme käyttäydy epäasiallisesti, uhkaavasti, emmekä kiusaa tai häiritse ketään seksuaalisesti tai muutoin sopimattomalla tavalla.
●    Toimimme siten, että jokainen työyhteisömme jäsen kokee tulevansa arvostetuksi, voi ja uskaltaa ilmaista itseään ja näyttää oman identiteettinsä.
●    Emme hyväksy lapsityötä emmekä työn teettämistä nuorilla työntekijöillä (alle 18-vuotiaat), mikäli työ voi vaarantaa heidän kehitystään ja terveyttään. Varmistamme nuorelle työntekijälle riittävän ja hänen terveyttään suojaavan perehdytyksen ennen työhön ryhtymistä. 
●    Kiinnitämme erityistä huomiota työturvallisuuden ja työhyvinvoinnin varmistamiseen
      ○    Noudatamme Ponssen työturvallisuusohjeita ja henkilöstökäytäntöihin liittyviä ohjeita.
      ○    Käytämme tilanteenmukaisia suojavarusteita ohjeiden mukaan.
      ○    Käyttäydymme aina Ponssen arvojen mukaisesti. Ilmoitamme työturvallisuutta ja -hyvinvointia vaarantavista tilanteista tai käytöksestä esihenkilölle tai henkilöstöhallintoon. 
      ○    Emme käytä päihteitä (alkoholi ja huumausaineet) töissä emmekä tule töihin päihtyneenä. 
      ○    Yhtiön edustustilaisuuksissa tai työnantajan järjestämissä vapaa-ajan tapahtumissa alkoholin käyttämisen tulee olla vapaaehtoista. Lisäksi alkoholin tarjoaminen ja/tai käyttäminen tulee olla vastuullista, emmekä koskaan vaaranna omaa tai muiden fyysistä tai psyykkistä turvallisuutta.
      ○    Seuraamme henkilöstöhallinnon ohjeita sairauspoissaoloihin liittyen.
●    Arvostamme erilaisia mielipiteitä ja käyttäydymme Ponssen arvojen mukaisesti myös silloin, kun olemme asioista eri mieltä. 
●    Käytämme viestintäkanavia (kuten sosiaalinen media) vastuullisesti työnantajan ohjeita noudattaen emmekä jaa luottamuksellista tietoa. 
●    Tunnustamme jokaisen oikeuden kuulua tai olla kuulumatta ammattiyhdistysliikkeeseen ja kohtelemme toisiamme syrjimättömästi ja reilusti riippumatta siitä olemmeko järjestäytyneitä vai emme. Kunnioitamme oikeutta käydä työehtosopimusneuvotteluja laillisella ja rauhanomaisella tavalla.
●    Tunnistamme työn ja muun elämän tasapainon tärkeyden. Työntekijöinä huolehdimme jaksamisestamme käyttämällä ansaitsemamme lomat ohjeiden mukaan ja esihenkilöinä ja työnantajana mahdollistamme lomat ja muut lainsäädännön määrittelemät vapaat tiimillemme. Pidämme huolta työhyvinvoinnistamme ja jaksamisestamme niin työntekijöinä kuin esihenkilöinä ja johtajinakin, ja huolehdimme siitä, että työaikamme ovat kohtuullisia.

Asiakkaamme ja tuotteidemme loppukäyttäjät: Varmistamme tuoteturvallisuuden ja toimimme asiakaslähtöisesti

●    Varmistamme, että tuotteemme ovat turvallisia niiden käyttäjille ja käyttäjät tuntevat tuotteidemme turvallisen käytön.
●    Toimimme aina asiakkaitamme kunnioittavalla tavalla ja arvostamme asiakkaidemme näkemystä oman liiketoimintansa ja puunkorjuun asiantuntijoina.

Hankintaketjumme työntekijät: Käytämme vaikutusvaltaamme työntekijöiden suojaamiseksi

●    Tunnistamme hankintaketjumme työntekijöihin liittyvät keskeiset ihmisoikeusriskit.
●    Edellytämme, että hankintaketjussamme kunnioitetaan ihmisoikeuksia ja käytämme käytettävissä olevia keinoja (kuten sopimukset, ohjeistukset, ostokäytännöt, yhteistyö ja auditoinnit) tämän varmistamiseksi.

Lähialueen ihmiset: Estämme negatiivisia vaikutuksia

●    Varmistamme, ettei omasta toiminnastamme (kuten tuotanto-, kuljetus-, myynti- ja huoltotoiminta) aiheudu haittaa toimipaikkojemme läheisyydessä oleville, liikkuville ja asuville ihmisille. 
●    Varmistamme omalla toiminnallamme, etteivät ulkoiset palvelumme (kuten kuljetus-, myynti- tai huoltotoiminta) aiheuta vaaraa samalla alueella liikkuville ihmisille.
●    Tunnistamme ja minimoimme toimintamme mahdollisten ympäristöhaittojen vaikutuksia ihmisiin ja ihmisoikeuksiin.

Ympäristövastuu: Kehitämme ja johdamme toimintaamme ympäristö huomioiden 

Yrityksen ympäristövastuu on ympäristölakien noudattamista ja yrityksen toiminnasta aiheutuvien ympäristövaikutusten tunnistamista ja hallitsemista. Ympäristövastuun olennainen osa on ehkäistä ja vähentää yrityksen toiminnasta aiheutuvia haitallisia vaikutuksia luontoympäristöön.

Ympäristö ja metsien hyvinvointi ovat kestävän metsätalouden ytimessä. Tunnistamme ja tiedostamme toimistamme aiheutuvat vaikutukset sekä niiden merkityksen ympäristölle ja ihmisille. Raportoimme niistä totuudenmukaisesti ja avoimesti, ja teemme yhteistyötä viranomaisten ja muiden sidosryhmien kanssa.

Tunnistettuja toiminnastamme aiheutuvia ympäristövaikutuksia syntyy muun muassa koneiden valmistuksesta, kuljetuksesta, käytöstä ja huollosta. Jokainen ponsselainen voi omilla toimillaan vaikuttaa luontoympäristöön.

Noudatamme ympäristön suojelemiseksi ja säilyttämiseksi laadittuja lakeja ja määräyksiä, ja huomioimme asiakkaidemme ja muiden keskeisten sidosryhmiemme tarpeet. Toimimme ennakoivasti säästääksemme ympäristöä ja välttääksemme ympäristölle aiheutuvia haittoja. Päätöksenteossa kiinnitämme huomiota myös ilmastonmuutokseen, luonnon monimuotoisuuteen sekä luonnonvaroihin vaikuttaviin toimiimme.
●    Tiedostamme päivittäisten toimiemme ympäristövaikutukset ja valitsemme toimintatavat, jotka minimoivat ympäristölle aiheutuvaa haittaa.
●    Toimimme tavoilla, jotka säästävät energiaa, materiaaleja ja luonnonvaroja.
●    Teemme ympäristömyönteisiä ja luontoa säilyttäviä ratkaisuja tuotekehitystyössämme.
●    Kerromme avoimesti ja rehellisesti saavutuksistamme ja haasteistamme, emmekä johda asiakkaitamme, ponsselaisia tai muita sidosryhmiämme harhaan ympäristövaikutuksista viestittäessä.
●    Valitsemme ostamamme tuotteet ja materiaalit niiden ympäristövaikutukset
huomioiden. Kehitämme tuotteitamme liiketoiminnan ja ympäristön tavoitteet huomioiden. 
●    Huolehdimme omasta ja muiden ponsselaisten työympäristöstä lajittelemalla roskat ja jätteet oikein.
●    Käytämme sähköä ja vettä säästeliäästi, ja huomioimme mahdolliset energia- ja vesivarantojen rajoitteet päivittäisissä toimissamme. 

Taloudellinen vastuu & hyvä hallinto: Luomme eettisesti kestävän toimintaympäristön

Noudatamme korruption torjuntaan, kansainväliseen kauppaan ja vientiin sovellettavia lakeja ja määräyksiä kaikissa toimintamaissamme. Huolehdimme, että omassa työssämme vältämme kaikkea kilpailua vääristävää ja liiketoimintaa vaarantavaa epäeettistä tai laitonta toimintaa. Toimimme tavalla, jolla ansaitsemme kollegoidemme ja asiakkaidemme luottamuksen. 

Toimimme aina eettisesti ja oikeudenmukaisesti, mikä tarkoittaa avoimuutta, rehellisyyttä ja oikeudenmukaisuutta kaikessa liiketoiminnassamme.

Emme yhtiönä tai yhtiön edustajina tee poliittisia kannanottoja.

Korruptio ja lahjonta

Korruptio on epäeettistä toimintaa, joka on yhteiskunnallisesti vahingollista ja epäoikeudenmukaista. Korruption ilmenemismuotoja ovat muun muassa eturistiriidat ja suosiminen. Lahjonta on korruption muoto, joka sisältää taloudellisten tai muiden hyötyjen tarjoamisen, lupaamisen tai vastaanottamisen. Tämän tavoitteena on epäoikeudenmukaisesti edistää liiketoimintaa, varmistaa myönteiset viranomaispäätökset tai saavuttaa muita etuja.

Emme toimi tavalla, jota voidaan pitää korruptiona. Emme maksa tai vastaanota lahjuksia, emmekä muita vastaavia suorituksia liiketoimintamme ylläpitämiseksi tai turvaamiseksi suoraan tai välittäjien kautta. Lahjonnasta ja korruptiosta voi seurata kurinpidollisia ja oikeudellisia toimenpiteitä.

Lahjat ja vieraanvaraisuus

Vieraanvaraisuus ja satunnaiset lahjat ovat joissakin tapauksissa osa normaalia liiketoimintaa. Vieraanvaraisuutta ovat kohtuulliset, tavanomaiset ja avoimesti annetut lahjat, jotka eivät vaikuta lahjan saajan harkintakykyyn ja päätöksentekoon. Varmistamme aina, että lahja on eettisesti sopiva, eikä lahja aseta saajaa kiitollisuudenvelkaan. Tarkempi ohjeistus aiheesta: Ponssen toimintaohjeessa “Lahjat ja vieraanvaraisuus”.

Eturistiriita

Vältämme kaikkia tilanteita, joissa henkilökohtaiset edut voivat olla ristiriidassa Ponssen etujen kanssa. Eturistiriitatilanne syntyy, kun henkilökohtainen etu on vastakkain ammatillisten velvollisuuksiemme tai Ponssen etujen kanssa, mikä voi heikentää kykyämme tehdä puolueettomia päätöksiä. Eturistiriita voi syntyä esimerkiksi työntekijän ja esihenkilön välisestä sukulaisuudesta, parisuhteesta tai muusta vastaavasta henkilökohtaisesta suhteesta. Myös sivutoimi tai merkittävä asema tai omistusosuus asiakkaan, kilpailijan tai toimittajan omistamasta yrityksestä voi johtaa eturistiriitatilanteeseen. Sivutoimeen tarvitaan aina erillinen lupa, johon saa tarkemmat ohjeet henkilöstöhallinnosta. 

Kaikki sellaiset tilanteet ja suhteet, joista voi syntyä eturistiriita tulee saattaa esihenkilön ja henkilöstöhallinnon tietoon tilanteen purkamiseksi.  

Rahanpesu ja kauppapakotteet

Emme rahoita terrorismia, sotaa tai rikollista toimintaa millään tavoin. Tunnemme yhteistyökumppanimme ja varmistamme varojen alkuperän ja laillisuuden, mikäli niihin liittyy epäilys rahanpesusta, sotatoimien rahoittamisesta tai muusta rikollisesta toiminnasta. Hoidamme liiketoiminnan maksut laskuperusteisesti, emmekä ota vastaan käteissuorituksia. 

Noudatamme kansainvälisen kaupan sääntelyä ja mahdollisia kansainvälisiä kauppapakotteita. Pidättäydymme liiketoimista kauppapakotteiden piirissä olevien maiden, henkilöiden tai tahojen kanssa. 

Oikeudenmukainen kilpailu

Noudatamme kartelli- ja kilpailulainsäädäntöä varmistaaksemme, että toimintamme perustuu vapaaseen ja rehelliseen kilpailuun. Emme jaa kilpailijoiden kanssa asiakastietoja tai solmi hintoja nostavia tai kilpailua vääristäviä sopimuksia.

Salassapito ja luottamuksellisuus

Pörssiyhtiönä Ponssen tulee noudattaa tarkkuutta mitä tietoja voidaan jakaa ja milloin. Emme jaa yrityksen julkaisematonta tietoa ulkopuolisille. 
Emme käsittele luottamuksellisia asioita julkisissa tiloissa. Työmatkoilla ja etätyössä kiinnitämme huomiota tietoturvaan, ja työskennellessämme julkisissa tiloissa huomioimme näytön ja verkkoyhteyden suojauksen. Käytämme työssämme vahvoja salasanoja. 

Käsittelemme luottamuksella vain Ponssen toimintaan liittyviä henkilö- ja liiketoimintatietoja ja niitäkin ainoastaan laillisin perustein. Noudatamme hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja tietosuojakäytänteitä sekä huomioimme tietosuojavaatimukset sovellettavan lainsäädännön mukaisesti työyhteisömme, asiakkaidemme ja yhteistyökumppaniemme osalta.

Aineeton ja aineellinen omaisuus

Ponsselaisina huolehdimme Ponssen aineellisen ja aineettoman omaisuuden sekä taloudellisten resurssien asianmukaisesta käsittelystä. Meillä on Ponssella vastuu varmistaa, että omaisuutta käytetään ainoastaan sallittuihin liiketoiminnan tarkoituksiin ja että omaisuus suojataan kaikelta mahdolliselta vahingolta tai luvattomalta käytöltä.

Kunnioitamme sekä omia että ulkopuolisten immateriaalioikeuksia, ja käytämme näitä oikeuksia ainoastaan sopimusten ja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Toimintaohjeiden toimeenpano ja huolenaiheista ilmoittaminen 

Toimeenpanemme toimintaohjeita seuraavasti:
●    Jokaisen ponsselaisen (mukaan lukien ulkopuoliset ja tilapäiset työntekijät) tulee käydä eettisen toimintaohjeen koulutus ja siihen mahdollisesti liittyvät täydennyskoulutukset. Toimintaohjeeseen liittyvä koulutus ja toimintaohjeisiin sitoutuminen kuuluu ponsselaisen (mukaan lukien ulkopuoliset ja tilapäiset työntekijät) perehdytykseen. Ponssen esihenkilöt vastaavat toimintaohjeen esittelemisestä ja konkretisoinnista työyhteisössä muun muassa varmistamalla, että työntekijät ovat suorittaneet asianmukaiset sisäiset koulutukset.
●    Jokaisen ponsselaisen tulee puuttua epäkohtiin ja toimintaohjeiden vastaiseen toimintaan. Ilmoitukset tehdään ensisijaisesti lähimmälle esihenkilölle tai henkilöstöhallinnon edustajalle, tarpeen vaatiessa Ponssen johdolle.
●    Ponsselaiset ja sidosryhmien edustajat voivat tehdä ilmoituksen myös omalla nimellään tai anonyymisti Ponssen eettisen ilmoituskanavan (Whistleblowing) kautta. Ilmoitukset tutkitaan luottamuksellisesti ja puolueettomasti Ponssen Whistleblowing-tiimin toimesta. Lisätietoa ja linkki ulkopuolisen kumppanimme ylläpitämälle ilmoituskanavalle löytyy Ponssen intranetistä ja www-sivuilta. 
●    Toimintaohjeiden noudattamatta jättäminen johtaa asian käsittelyyn yhtiön sisäisten prosessien ja toimintatapojen mukaisesti. Väärinkäytökset saattavat johtaa varoituksiin tai vakavien rikkeiden kohdalla työsuhteen päättymiseen. Mikäli toimintaan liittyy rikosepäily, seuraamme paikallista lainsäädäntöä ja käytäntöä rikosilmoitusten suhteen. 
●    Vilpittömässä mielessä tehdyistä ilmoituksista ei seuraa mitään haitallisia seuraamuksia ilmoituksen tehneille.

Toimintaohjeiden päivittäminen ja lisätietoja

Ponsse Oyj:n hallitus on hyväksynyt nämä toimintaohjeet 21.10.2024. Yhtiön johto tarkistaa ohjeiden sisällön säännöllisesti ja päivittää niitä tarvittaessa, jotta ohjeet heijastavat parhaita käytäntöjä ja vastaavat Ponssen liiketoiminnan ja toimintaympäristön muutoksiin. 
Lisäohjeita toimintaohjeiden soveltamisesta annetaan Ponssen konsernitason periaatteissa, ohjeissa ja sitoumuksissa. 
Jos toimintaohjeiden tulkinnasta tai noudattamisesta ilmenee kysyttävää, lisätietoja antavat Ponssen johtoryhmän jäsenet, mukaan lukien henkilöstö- ja vastuullisuusjohtajat.

Vieremällä 21.10.2024

PONSSE OYJ