PONSSES UPPFÖRANDEKOD (Code of Conduct)
Ponsses visselblåsartjänsten (whistleblowing): Ponsse’s ethical whistleblowing system
Ponsse vill vara den mest eftertraktade partnern inom hållbart skogsbruk. Vi strävar efter att tillverka hållbara lösningar till nytta för våra kunder och miljön.
Vi är fast beslutna att bedriva vår affärsverksamhet på ett hållbart och ansvarsfullt sätt, samtidigt som vi tar socialt, miljömässigt och ekonomiskt ansvar och tillämpar god företagsstyrning. Vår uppförandekod bygger på våra mål, god företagsstyrning och våra värderingar: vi bryr oss om, vi arbetar för våra kunder, vi håller vad vi lovar och vi vill utveckla oss själva. Ponsse-andan – i korthet att arbeta tillsammans – blir till verklighet när vi varje dag arbetar i enlighet med våra värderingar. Uppförandekoden är en gemensam uppsättning regler som styr våra dagliga aktiviteter och beslut, samtidigt som den stärker vår företagskultur och vårt ömsesidiga samarbete.
Vår verksamhet bygger alltid på efterlevnad av lagar och internationella riktlinjer för hållbarhet, inklusive respekt för internationella mänskliga rättigheter. Vår verksamhet är öppen, ärlig och tillförlitlig. Vi gör också våra viktigaste intressenter delaktiga i den ständiga förbättringen och utvecklingen av affärsverksamheten.
Uppförandekoden gäller för alla som arbetar inom Ponsse-koncernen, i alla företagets verksamhetsländer samt i tillämpliga fall för personer, företag och organisationer utanför Ponsse som är nära förknippade med Ponsse i samband med att de arbetar med eller på uppdrag av Ponsse. Varje Ponsse-medarbetare är skyldig att agera som föredöme i enlighet med uppförandekoden och representera företaget på ett föredömligt sätt. Den lokala verksamhetsmiljön eller lagstiftningen kan kräva efterlevnad av riktlinjer som är strängare eller mer detaljerade än denna uppförandekod, och i så fall måste dessa alltid följas. Inga arbetssätt som understiger de standarder som definieras i denna uppförandekod är dock tillåtna.
Våra arbetssätt kommer nu att anges utifrån tre områden.
Socialt ansvar: Vi behandlar människor väl
För oss innebär socialt ansvar att ta ansvar för människor och att behandla varje individ på lämpligt sätt. Vi behandlar människor med respekt i alla situationer och i alla relationer med intressenter.
Vårt sociala ansvar bygger på ansvar för mänskliga rättigheter som anges i de internationella normer för mänskliga rättigheter som skyddar alla människor. Grundregeln i Ponsses ansvar för mänskliga rättigheter är att förhindra all negativ påverkan på mänskliga rättigheter som uppstår till följd av företagets verksamhet samt att åtgärda eventuella skador.
Vi har specificerat de frågor kring mänskliga rättigheter som är viktigast för Ponsse genom att bedöma deras påverkan på och risker för mänskliga rättigheter i bolagets verksamhet. Fokus ligger på fyra viktiga intressenter avseende ansvar för mänskliga rättigheter: vår arbetsgemenskap, våra kunder och slutanvändare av produkter, anställda i anskaffningskedjorna och människor i vårt närområde.
De huvudsakliga verksamhetsmetoderna för våra viktigaste intressenter är:
Vår arbetsgemenskap: Vi skapar en omtänksam stämning
● Alla på Ponsse är ansvariga för att bidra till att skapa en positiv stämning på arbetsplatsen. Vi skapar och upprätthåller en positiv stämning genom att tala med varandra och göra alla delaktiga.
● Vi värdesätter alla medlemmar i vår arbetsgemenskap och deras synpunkter. Vi tar ansvar för vårt arbete.
● Vi diskuterar också svåra frågor öppet, samtidigt som vi hela tiden strävar efter ömsesidig förståelse och respekterar varandra.
● Vi uppskattar mångfald i vår arbetsgemenskap, liksom olika egenskaper, bakgrunder, åsikter och färdigheter.
● Vi behandlar alla lika utan diskriminering.
○ Vi diskriminerar inte någon, det vill säga behandlar inte någon sämre av några personliga skäl (kön, ålder, etniskt ursprung, nationalitet, språk, religion, tro, åsikter, politisk eller facklig verksamhet, familjeförhållanden, hälsa, funktionshinder, sexuell läggning eller andra personliga skäl).
○ Vi ger alla lika möjligheter vid rekrytering, kompetensutveckling och karriärutveckling.
● Vi uppträder på ett sätt som inte äventyrar någons psykiska eller fysiska säkerhet. Vi beter oss inte olämpligt, hotar inte någon och trakasserar eller stör inte någon sexuellt eller på något annat olämpligt sätt.
● Vi ser till att varje medlem i vår arbetsgemenskap kan känna sig uppskattad och vågar uttrycka sig och visa sin sanna identitet.
● Vi accepterar inte barnarbete eller användning av unga arbetstagare (under 18 år) om sådant arbete kan riskera deras utveckling och hälsa. Vi ger unga medarbetare tillräcklig introduktion för att skydda deras hälsa innan de påbörjar något arbete.
● Vi ägnar särskild uppmärksamhet åt att säkerställa arbetssäkerhet och välbefinnande på arbetsplatsen.
○ Vi följer Ponsses riktlinjer för arbetssäkerhet och personal.
○ Vi använder lämplig skyddsutrustning i enlighet med riktlinjerna.
○ Vi arbetar alltid i enlighet med Ponsses värderingar. Vi rapporterar alla situationer eller åtgärder som innebär en risk för arbetssäkerheten och välbefinnandet till närmaste chef eller HR-enheten.
○ Vi använder inga berusningsmedel (alkohol eller narkotika) på arbetet och kommer inte heller berusade till arbetet.
○ Det ska vara frivilligt att dricka alkohol vid företagets officiella tillställningar och vid fritidsevenemang som anordnas av arbetsgivaren. Dessutom ska servering och/eller användning av alkohol ske på ett ansvarsfullt sätt och vi får aldrig riskera vår egen eller andras psykiska eller fysiska säkerhet.
○ Vi följer HR-enhetens riktlinjer för sjukfrånvaro.
● Vi uppskattar meningsskiljaktigheter och följer Ponsses värderingar även när vi inte håller med andra.
● Vi använder kommunikationskanaler (inklusive sociala medier) på ett ansvarsfullt sätt i enlighet med arbetsgivarens instruktioner och vi delar inte med oss av konfidentiell information.
● Vi erkänner allas rätt att gå med i eller avstå från att gå med i en fackförening och vi behandlar varandra rättvist utan diskriminering, oavsett om vi är medlemmar i en fackförening eller inte. Vi respekterar rätten att delta i lagliga och fredliga förhandlingar om kollektivavtal.
● Vi är medvetna om vikten av balans mellan arbete och fritid. Som medarbetare tar vi hand om vårt välbefinnande genom att ta ut den semester vi har tjänat in enligt instruktionerna, och som chefer möjliggör vi semester och annan lagstadgad ledighet för våra team. Vi tar väl hand om vårt välbefinnande och vår förmåga att hantera jobbet, både som medarbetare, arbetsledare och chefer, och ser till att våra arbetstider är rimliga.
Våra kunder och slutanvändare av produkter: Vi säkerställer produktsäkerhet och använder ett kundorienterat arbetssätt
● Vi ser till att våra produkter är säkra för användarna och att användarna vet hur de ska använda våra produkter på ett säkert sätt.
● Vi respekterar alltid våra kunder och deras åsikter eftersom de är de bästa experterna på deras egen verksamhet och avverkning.
Anställda i vår anskaffningskedja: Vi använder vårt inflytande för att skydda medarbetarna
● Vi identifierar de viktigaste riskerna för mänskliga rättigheter som rör anställda i vår anskaffningskedja.
● Vi kräver att mänskliga rättigheter respekteras i vår anskaffningskedja, och vi använder alla tillgängliga medel (inklusive avtal, instruktioner, upphandlingspolicyer, samarbete och revision) för att säkerställa detta.
Människor i vårt närområde: Vi förhindrar all negativ påverkan
● Vi säkerställer att vår verksamhet (inklusive produktion, transport, försäljning och underhåll) inte har någon negativ påverkan på människor som bor, rör sig eller lever i närheten av våra anläggningar.
● Genom våra verksamhet säkerställer vi att våra externa tjänster (inklusive transport, försäljning och underhåll) inte utsätter andra människor i samma område för risker.
● Vi identifierar hur eventuella miljöskador som uppstår genom vår verksamhet påverkar människor och mänskliga rättigheter.
Miljöansvar: Vi utvecklar och leder vår verksamhet med respekt för naturen
Miljöansvar i affärsverksamheten innebär efterlevnad av miljölagstiftningen samt identifiering och hantering av den miljöpåverkan som verksamheten ger upphov till. Att förebygga och minska verksamhetens negativa påverkan på den naturliga miljön är en integrerad del av miljöansvaret.
Miljön och skogens välbefinnande är kärnan i hållbart skogsbruk. Vi identifierar och förstår den påverkan som vår verksamhet ger upphov till samt dess betydelse för miljö och människor. Vi rapporterar sanningsenligt och öppet och samarbetar med myndigheter och andra intressenter.
Vi har identifierat att vår miljöpåverkan kommer från tillverkning, transport, drift och underhåll av maskiner. Dessutom har användningen av anläggningarna påverkan på miljön. Alla på Ponsse kan genom sina handlingar ha påverkan på den naturliga miljön.
Vi följer de lagar och förordningar som utarbetats för att skydda och bevara miljön och tillgodose behoven hos våra kunder och andra viktiga intressenter. Vi arbetar proaktivt för att rädda miljön och undvika all negativ påverkan på den. I beslutsfattandet fokuserar vi på de delar av vår verksamhet som har inverkan på klimatförändringar, biologisk mångfald och naturresurser.
● Vi identifierar miljöpåverkan från vår dagliga verksamhet och väljer arbetsmetoder som minimerar miljöbelastningen.
● Vi bedriver vår verksamhet på ett sätt som sparar energi, material och naturresurser.
● I vår FoU-verksamhet skapar vi ekologiska lösningar som skyddar naturen.
● Vi kommunicerar öppet kring våra prestationer och utmaningar och vi vilseleder inte våra intressenter, kunder eller andra Ponsse-medarbetare när vi kommunicerar om vår miljöpåverkan.
● Vi väljer de produkter och material som vi köper in med hänsyn till deras
miljöpåverkan. Vi utvecklar våra produkter med hänsyn till affärs- och miljömål.
● Vi tar hand om vår egen arbetsmiljö och andra Ponsse-medarbetares arbetsmiljö genom att sortera vårt avfall korrekt.
● Vi förbrukar el och vatten sparsamt och vi tar hänsyn till eventuella energi- och vattenbegränsningar i vår dagliga verksamhet.
Finansiellt ansvar och god företagsstyrning: Vi bygger en etiskt hållbar verksamhetsmiljö
Vi följer lagar och förordningar avseende internationell handel och export samt förebyggande av korruption i alla våra verksamhetsländer. Vi ser till att vi i vår verksamhet undviker alla typer av oetiska och olagliga aktiviteter som kan snedvrida konkurrensen eller äventyra verksamheten. Vi arbetar på ett sätt som gör att vi förtjänar våra kollegors och kunders förtroende.
Vi arbetar alltid på ett etiskt och rättvist sätt. Vi står för öppenhet, ärlighet och rättvisa i allt vi gör.
Som företag eller företrädare för företaget gör vi inga politiska uttalanden.
Korruption och mutor
Korruption innebär ett oetiskt beteende som är skadligt och orättvist i samhället. Korruption kan utgöras av intressekonflikter och favorisering. Mutor är en form av korruption som innefattar att erbjuda, utlova och ta emot ekonomiska eller andra förmåner. Syftet är att på ett otillbörligt sätt främja affärsverksamhet, säkerställa önskvärda myndighetsbeslut eller få andra fördelar.
Vi arbetar inte på ett sätt som kan betraktas som korruption. Vi ger eller tar inte emot mutor eller andra liknande betalningar, direkt eller via mellanhänder, för att upprätthålla eller säkerställa vår affärsverksamhet. Mutor och korruption kan få disciplinära och rättsliga konsekvenser.
Gåvor och gästfrihet
Gästfrihet och enstaka gåvor är en del av den normala verksamheten i vissa situationer. Gästfrihet omfattar rimliga, regelbundna och öppet givna gåvor som inte påverkar mottagarens omdöme eller beslut. Vi ser alltid till att gåvorna är etiskt lämpliga och inte ger mottagaren en känsla av tacksamhetsskuld. Mer detaljerade instruktioner: Ponsses riktlinjer ”Gåvor och gästfrihet”.
Intressekonflikter
Vi undviker alla situationer där personliga intressen kan stå i konflikt med Ponsses intressen. En intressekonflikt uppstår när personliga intressen står i konflikt med våra yrkesmässiga skyldigheter eller Ponsses intressen, vilket kan minska vår förmåga att fatta opartiska beslut. En intressekonflikt kan uppstå till följd av att en anställd och en chef är släkt eller har ett förhållande, eller andra liknande personliga relationer. En bisyssla eller en viktig befattning eller ett aktieinnehav i ett företag som tillhör en kund, konkurrent eller leverantör kan leda till en intressekonflikt. En bisyssla kräver alltid ett separat tillstånd. HR-enheten kan ge mer detaljerade instruktioner.
Alla situationer och relationer som kan leda till en intressekonflikt ska rapporteras till närmaste chef och till HR-enheten, som utreder situationen.
Penningtvätt och handelssanktioner
Vi finansierar inte terrorism, krig eller kriminell verksamhet på något sätt. Vi känner våra partners och kontrollerar pengarnas ursprung och laglighet om det finns misstankar om penningtvätt, krigsfinansiering eller annan brottslig verksamhet. Vi gör företagsbetalningar baserat på fakturor och vi accepterar inga kontantbetalningar.
Vi följer regler för internationell handel och eventuella internationella handelssanktioner. Vi avstår från att göra affärer med länder, personer eller organisationer som är föremål för sanktioner.
Rättvis konkurrens
Vi följer kartell- och konkurrenslagstiftningen för att säkerställa att verksamheten bygger på fri och rättvis konkurrens. Vi delar ingen kundinformation med våra konkurrenter och tecknar inga avtal som syftar till att höja priserna eller snedvrida konkurrensen.
Konfidentialitet
Som börsnoterat bolag måste Ponsse noga överväga vilken information som ska delas och när. Vi delar inte med oss av opublicerad information utanför vårt företag.
Vi behandlar inte konfidentiell information på offentliga platser. Under affärsresor och när vi arbetar på distans är vi uppmärksamma på informationssäkerhet, och när vi arbetar i allmänna utrymmen skyddar vi våra skärmar och internetanslutningar. Vi använder starka lösenord i vår verksamhet.
Vi behandlar endast person- och affärsuppgifter som är relaterade till Ponsses verksamhet, konfidentiellt och på legitima grunder. Vi följer god praxis och policyer för dataskydd vid behandling av personuppgifter, och vi hanterar dataskyddskrav avseende vår arbetsgemenskap, kunder och partners i enlighet med tillämplig lagstiftning.
Materiella och immateriella tillgångar
Som medlemmar i Ponsse ser vi till att Ponsses materiella och immateriella tillgångar och finansiella tillgångar hanteras på ett lämpligt sätt. Hos Ponsse ansvarar vi för att säkerställa att tillgångarna endast används för tillåtna affärsändamål och att de skyddas mot all möjlig skada och obehörig användning.
Vi respekterar våra och andras immateriella rättigheter och använder endast dessa rättigheter i enlighet med avtal och gällande lag.
Implementera uppförandekoden och rapportera eventuella problem
Vi implementerar denna uppförandekod på följande sätt:
● Alla hos Ponsse (inklusive externa och tillfälligt anställda) måste genomgå utbildning i uppförandekoden och all ytterligare utbildning som rör den. Utbildning i uppförandekoden och ett åtagande att följa den är en del av introduktionen för Ponsses medarbetare (inklusive externa och tillfälligt anställda). Ponsses chefer ansvarar för att presentera uppförandekoden och göra den konkret i arbetsgemenskapen, bland annat genom att se till att medarbetarna har genomgått lämplig internutbildning.
● Alla på Ponsse måste ingripa mot eventuella brister och aktiviteter som inte följer uppförandekoden. Som regel ska rapporterna lämnas till närmaste chef eller en representant för HR-enheten, eller till Ponsses chefer om så krävs.
● Representanter för Ponsses arbetsgemenskap och andra intressenter kan också skicka in rapporter i sitt eget namn eller anonymt via Ponsses visselblåsarkanal. Rapporterna undersöks konfidentiellt och opartiskt av Ponsses visselblåsarteam. Mer information och en länk till den visselblåsarkanal som upprätthålls av en extern part finns på Ponsses intranät och webbplats.
● Eventuell bristande efterlevnad av uppförandekoden kommer att hanteras i enlighet med företagets interna processer och rutiner. Missbruk kan leda till en varning och allvarliga överträdelser till uppsägning av anställningsavtalet. Vid misstanke om brottslig verksamhet rapporterar vi detta i enlighet med lokal lagstiftning och praxis.
● Inga negativa konsekvenser kommer att drabba personer som rapporterar sådana överträdelser i god tro.
Uppdatering av uppförandekoden och ytterligare information
Ponsse Plcs styrelse har godkänt den här uppförandekoden den 21 oktober 2024. Företagsledningen kommer att granska innehållet i denna uppförandekod regelbundet och uppdatera den vid behov för att säkerställa att uppförandekoden representerar bästa praxis och motsvarar eventuella förändringar i Ponsses affärsverksamhet och verksamhetsmiljö.
Ytterligare instruktioner för tillämpningen av denna uppförandekod finns i Ponsse-koncernens principer, riktlinjer och åtaganden.
Om du har några frågor om tolkningen eller efterlevnaden av denna uppförandekod kan du kontakta medlemmarna i Ponsses ledningsgrupp, inklusive vår Chief People Officer, Chief Safety Officer och Chief Responsibility Officer.
Vieremä, 21 October, 2024
PONSSE PLC