Ponssen rekrytoinnin aikana kerättäviä henkilötietoja koskeva tietosuojaseloste.
Ponsse Oyj ja/tai konserniyhtiöt
Y-tunnus: 0934209-0
Ponssentie 22
74200 Vieremä, Finland,
Puhelin +358 20 768 800,
www.ponsse.com
Ponsse Oyj ja/tai konserniyhtiöt voivat toimia yhteisrekisterinpitäjinä Ponsse-konsernissa suoritettavien käsittelytoimien osalta. Näin ollen niitä pidetään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 26 artiklan mukaisesti tällaisten henkilötietojen yhteisrekisterinpitäjinä. Ponsse-konserni on laatinut yhteistoimintoja koskevat tarvittavat asiakirja konserniyhtiöiden välille.
Ponsse Global HR
globalhr_ponsse@ponsse.com
Ponssen rekrytointirekisteri
| Henkilötiedot | Käsittelyn tarkoitus | Oikeusperuste |
|---|---|---|
|
Perustiedot kuten nimi, syntymäaika, asiointikieli, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana Yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, kotiosoite |
Työhakemusten käsittely ja rekrytointiprosessiin liittyvä yhteydenpito | Oikeutettu etumme käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin toteuttamiseksi ja soveltuvan työntekijän valitsemiseksi sekä rekrytointiprosessiin liittyviin tiedusteluihin ja vaatimuksiin vastaamiseksi |
| Haettavaan työtehtävään liittyvät tiedot kuten tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta, tiedot työnhakuprosessin nimetystä vastuuhenkilöstä, palkkatoive, aloittamiseen liittyvät tiedot | Työhakemusten käsittely | Oikeutettu etumme käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin toteuttamiseksi ja soveltuvan työntekijän valitsemiseksi sekä rekrytointiprosessiin liittyviin tiedusteluihin ja vaatimuksiin vastaamiseksi |
| Soveltuvuuden kannalta tärkeät ja muut henkilön itsestään ja taustastaan antamat tiedot kuten valokuva, opiskeluun ja koulutukseen liittyvät tiedot, ammatti, työhistoriaa koskevat tiedot (kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot, työtehtävien laatu), kielitaito, muu erityisosaaminen, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, todistukset ja arvioinnit, viittaukset Internetistä löytyviin portfolioihin, profiileihin tai muihin lähteisiin, referenssit ja suosittelijat | Työhakemusten käsittely ja työnhakijoiden soveltuvuuden arviointi |
Oikeutettu etumme käsitellä henkilötietoja soveltuvan työntekijän valitsemiseksi Suostumus |
| Henkilö- ja soveltuvuusarvioinnin tulokset ja niitä koskevat tiedot | Työnhakijoiden soveltuvuuden arviointi | Suostumus |
| Rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot kuten tiedot jatkohaastattelusta tai rekrytointiprosessin keskeytymisestä | Rekrytointiprosessin hallinta | Oikeutettu etumme käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin toteuttamiseksi sekä rekrytointiprosessiin liittyviin tiedusteluihin ja vaatimuksiin vastaamiseksi |
| Mahdolliset muut vapaaehtoisesti annetut tiedot tai muutoin nimenomaisesti ammatillisessa tarkoituksessa julkaistut tiedot kuten LinkedIn-profiili tai erikseen suostumuksellasi keräämämme tiedot | Työnhakijoiden soveltuvuuden arviointi |
Oikeutettu etumme käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin toteuttamiseksi ja soveltuvan työntekijän valitsemiseksi Suostumus |
Rekisteriin tallennettavien tietojen ensisijainen tietolähde on työnhakija itse. Lisäksi tiedot koostuvat työhönottoprosessissa tallennetuista tiedoista, joiden lähteenä voivat olla kaikki rekrytointiprosessiin osallistuvat tahot, mukaan lukien rekrytointikonsultit. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa. Käytämme tarvittaessa myös rekrytointikonsultteja tai nimettyjä suosittelijoita tietolähteenä.
Jättämällä työhakemuksen työnhakija antaa luvan kerätä tietojaan hänen ammatillisessa tarkoituksessa julkaisemastaan profiilista siinä laajuudessa kuin tietojen kerääminen suhteessa rekrytointiin on tarpeellista ja liittyy työssä suoriutumiseen huomioiden avoinna oleva työpaikka.
Henkilötietoja käytetään Ponssen-konsernin sisällä. Suostumuksellasi voimme luovuttaa tietoja soveltuvuusarviointia suorittavalle taholle.
Luovutamme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja/tai velvoittamalla tavalla tahoille, joilla on lakiin, ja/tai sopimukseen perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja kuten TE-toimistoille tai lakipalveluita tarjoavalle taholle.
Hyödynnämme lisäksi henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoitaseuraavien palveluiden osalta:
- Rekrytointipalvelut
- IT-järjestelmätoimittajat
Olemme huolehtineet tietosuojastasi alihankkijoidemme kanssa tekemällä tarvittavat käsittelysopimukset.
Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n/ETA:n ulkopuolelle, mikäli hakija on hakenut työtehtävää EU/ETA-alueen ulkopuolelle tai kun se on tarpeen tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi. Olemme huolehtineet siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista ja käytämme EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.
Henkilötietoja sisältävien tietokantojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä työnhakijoiden tietoja. Rekisteri on suojattu tarpeellisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu käyttäjätunnuksella, salasanalla, palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla. Rekisteri säilytetään teknisen ylläpitäjän suojatuilla palvelimilla, ja sähköinen yhteys on suojattu. Tietoja käsittelevät henkilöt ovat vaitiolovelvollisia saamistaan tiedoista. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Voit itse poistaa tai pyytää henkilötietosi poistamista rekrytointijärjestelmästä milloin tahansa. Ellet ole tietoja poistanut tai antanut lupaa tietojesi säilytysajan jatkamiseen, henkilötiedot poistetaan kahdenkymmenen neljän (24) kuukauden kuluttua niiden luomisesta.
Mikäli työnhakijasta tulee työntekijämme, säilytämme hänen työnhakijana antamiaan ja työnhakuun liittyviä tietoja osana hänen henkilöstöprofiiliaan työntekijöidemme tietoja koskevan rekisteriselosteen mukaisesti.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.
| Oikeus | Missä tilanteissa |
|---|---|
| Tarkastaa itsestä tallennetut tiedot | Aina |
| Vaatia virheellisen tai vanhentuneen tiedon korjaamista | Aina |
| Vaatia tietojen poistamista | Kun työnhakija on peruuttanut suostumuksensa tai jokin muu tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukaisista edellytyksistä täyttyy |
| Peruuttaa suostumus | Kun käsittely perustuu suostumukseen |
| Vastustaa tietojen käsittelyä | Kun tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun ja kyseessä on erityinen henkilökohtainen tilanne tai jos tietoja käsitellään suoramarkkinointia varten |
| Pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista (esim. siksi ajaksi, kun tietoihin kohdistuvat pyynnöt saadaan selvitettyä ja ratkaistua) | Jos tietojen paikkansapitävyys on kiistetty tai jokin muu tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaisista edellytyksistä täyttyy |
| Tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle | Aina |
Kaikissa henkilötietoihin liittyvissä kysymyksissä ja pyynnöissä rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä kohdassa 2 mainittuun Ponssen henkilörekisteristä vastaavaan tahoon. Tietosuojan varmistamiseksi työnhakijan on pyydettäessä todistettava henkilöllisyytensä. Vastaamme työnhakijan esittämiin rekisteröityjen oikeuksien käyttöä koskeviin pyyntöihin ja tiedusteluihin kuukauden sisällä.