Tämä tietosuojaseloste kuvaa Ponssen työnhakijoiden henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä koskevat käytännöt.
Ponsse on sitoutunut suojaamaan työnhakijoidensa yksityisyyttä ja noudattaa toiminnassaan tietosuojalainsäädäntöä ja hyviä tietosuojakäytäntöjä.
Ponssen rekrytoinnin aikana kerättäviä henkilötietoja koskeva tietosuojaseloste.
Ponsse Oyj
Y-tunnus: 0934209-0
Ponssentie 22
74200 Vieremä, Finland,
Puhelin +358 20 768 800,
Ponssen rekrytointirekisteri
Henkilötietoja käsittelyn perusteena on
- Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn velvoitteiden ja erityisten oikeuksien noudattaminen työoikeuden alalla; ja/tai
- Rekisteröidyn antama nimenomainen suostumus henkilötietojensa käsittelyyn.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kerätä ja ylläpitää tietoa Ponsselle hakevista työnhakijoista (rekisteröity). Henkilö voi luoda profiilin rekrytointijärjestelmään hakeakseen tiettyyn tehtävään tai jättääkseen avoimen hakemuksen ja saadakseen tietoa työmahdollisuuksista Ponssella.
Henkilötietoja kerätään ja ylläpidetään seuraavissa tarkoituksissa
- Rekrytointiin liittyvät toimenpiteet ja rekrytointiprosessin hallinnointi ja henkilöresursoinnin tukeminen
- Palvelukseen hakeneiden henkilöiden hakuprosessiin liittyvien tietojen hallinnointi tarvittavien yhteydenottojen mahdollistamiseksi
- Päätöksenteko työtehtäviä täytettäessä
Työnhakijan itse hakemuksessa ja sen liitteissä antamat tiedot sekä Ponssen kirjaamat lisätiedot rekrytointiprosessin aikana.
Rekisteri voi sisältää seuraavia rekrytointiprosessin ja työtehtävän kannalta tarpeellisia henkilötietoja työnhakijasta:
- Perustiedot kuten nimi, syntymäaika, sukupuoli, äidinkieli , käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana
- Yhteystiedot kuten yksityinen sähköpostiosoite, yksityinen puhelinnumero, osoitetiedot
- Työnhakijan hakemaan työtehtävään liittyvät tiedot kuten tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta sekä tiedot työnhakuprosessissa nimetystä vastuuhenkilöstä. Tarkemmat tiedot ilmenevät työnhakuilmoituksesta;
- Työnhakijan työnhakuprosessin yhteydessä rekisterinpitäjälle antamat muut tiedot itsestään, taustastaan ym. kuten valokuva, opiskelu- ja muut koulutukseen liittyvät tiedot, ammatti, työhistoriaa koskevat tiedot (kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu), kielitaito, muu erityisosaaminen, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, erilaiset todistukset ja arvioinnit sekä viittaukset Internetistä löytyviin portfolioihin, profiileihin tai muihin lähteisiin sekä referenssit
- Työnhakijan rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot kuten tiedot tulossa olevasta jatkohaastattelusta tai rekrytointiprosessin keskeytymisestä
- Ponssen rekrytointiprosessin ja ulkoisten sidosryhmien tuottamat tiedot, kuten haastatteluun sekä testeihin liittyvät tiedot
- Mahdolliset muut tiedot, jotka työnhakija itse on vapaaehtoisesti antanut työnhakuprosessin yhteydessä tai rekisterinpitäjän erikseen rekisteröidyn suostumuksella keräämät tiedot
Rekisteriin tallennettavien tietojen ensisijainen tietolähde on työnhakija itse. Lisäksi tiedot koostuvat työhönottoprosessissa tallennetuista tiedoista, joiden lähteenä voivat olla kaikki rekrytointiprosessiin osallistuvat tahot, mukaan lukien rekrytointikonsultit. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa. Käytämme tarvittaessa myös rekrytointikonsultteja tietolähteenä.
Jättämällä työhakemuksen työnhakija antaa luvan kerätä tietojaan hänen ammatillisessa tarkoituksessa julkaisemastaan profiilista siinä laajuudessa kuin tietojen kerääminen suhteessa rekrytointiin on tarpeellista ja liittyy työssä suoriutumiseen huomioiden avoinna oleva työpaikka.
Rekrytointitiedot ovat vain Ponssen sisäiseen käyttöön. Rekisteriin tallennettuja työnhakijoita koskevia henkilötietoja luovutetaan työnhakijan antaman suostumuksen perusteella konsernin yrityksille työnhakijoiden ja työnantajien yhteen saattamiseksi.
Luovutamme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tahoille, joilla on lakiin, ja/tai sopimukseen perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja. Voimme luovuttaa tietoja myös muihin tarkoituksiin Suomen lain mukaisesti.
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Lisäksi käytämme henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita seuraavien palveluiden osalta:
- Rekrytointipalvelut
- Lakipalvelut
- IT-järjestelmätoimittajat
Olemme huolehtineet tietosuojastasi alihankkijoidemme kanssa tekemällä tarvittavat käsittelysopimukset. Emme voi nimetä kaikkia alihankkijoita esimerkiksi kehitysvaiheessa olevien projektien vuoksi, joten olemme päätyneet nimeämään vain alihankkijatyypit.
Emme luovuta rekisterin tietoja muille kuin edellä mainituille ulkopuolisille tahoille, ellei tietojen luovuttamiseen ole erikseen pyydetty ja saatu rekisteröidyn suostumusta.
Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n/ETA:n ulkopuolelle, mikäli hakija on hakenut työtehtävää EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Olemme huolehtineet siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista ja käytämme EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.
Henkilötietoja sisältävien tietokantojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä työnhakijoiden tietoja. Rekisteri on suojattu tarpeellisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu käyttäjätunnuksella, salasanalla, palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla. Rekisteri säilytetään teknisen ylläpitäjän suojatuilla palvelimilla, ja sähköinen yhteys on suojattu. Tietoja käsittelevät henkilöt ovat vaitiolovelvollisia saamistaan tiedoista. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Lähtökohtaisesti tietoja voidaan käyttää yhden (1) vuoden ajan työnhakuun. Tiedot tuhotaan kahden (2) vuoden kuluessa. Mikäli työnhakijasta tulee työntekijämme, säilytämme hänen työnhakijana antamiaan ja työnhakuun liittyviä tietoja osana hänen henkilöstöprofiiliaan työntekijöidemme tietoja koskevan rekisteriselosteen mukaisesti.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua sekä tiedon poistamista. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi, jos tietojesi käsittely perustuu suostumukseen. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Rekisteröitynä sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä lain edellyttämissä rajoissa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Kaikissa henkilötietoihin liittyvissä kysymyksissä ja pyynnöissä rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä kohdassa 2 mainittuun Ponssen henkilörekisteristä vastaavaan tahoon.