Ponsse’s ethical whistleblowing system

Ponsse möchte der bevorzugte Partner für nachhaltige Forstwirtschaft sein. Wir streben nachhaltige Lösungen zugunsten unserer Kunden sowie der Umwelt an und verpflichten uns zum nachhaltigen und verantwortungsbewussten Ausüben unserer Geschäftstätigkeit.

Dabei wahren wir soziale, ökologische und finanzielle Verantwortung und achten auf gute Unternehmensführung. Unser Verhaltenskodex beruht auf unseren Zielen, guter Unternehmensführung sowie unseren Werten: Wir legen aufrichtiges Engagement an den Tag, sind für unsere Kunden da, stehen zu unserem Wort und streben nach ständiger Weiterentwicklung. Der „Ponsse Spirit“– kurz gesagt, Teamwork und Zusammenarbeit – verwirklicht sich, wenn wir jeden Tag gemäß unserer Werte arbeiten. Der Verhaltenskodex ist ein gemeinsames Regelwerk, das unsere täglichen Aktivitäten und Entscheidungen lenkt und unsere Unternehmenskultur sowie die Zusammenarbeit untereinander stärkt.

Unsere Aktivitäten basieren stets auf der Einhaltung von Gesetzen und internationalen Nachhaltigkeitsrichtlinien, und wir achten internationale Menschenrechte. Unsere Tätigkeit ist offen, ehrlich und vertrauenswürdig. Wir binden auch unsere wichtigsten Interessengruppen in die kontinuierliche Optimierung und Weiterentwicklung von Geschäftsabläufen ein.

Der Verhaltenskodex gilt für das gesamte Personal der Ponsse Unternehmensgruppe in allen Ländern, in denen das Unternehmen agiert, sowie gegebenenfalls für Personen, Unternehmen und Organisationen außerhalb von Ponsse, die eng mit Ponsse assoziiert sind, wenn sie mit Ponsse oder im Namen von Ponsse arbeiten. Das gesamte Ponsse Personal ist zum Vorleben des Verhaltenskodex sowie Repräsentieren des Unternehmens auf vorbildliche Weise verpflichtet. Das Betriebsumfeld vor Ort bzw. gesetzliche Bestimmungen können das Einhalten von Richtlinien erfordern, die strenger oder detaillierter sind als dieser Verhaltenskodex; in einem solchen Fall haben sie stets Priorität.. Es sind jedoch keinerlei Praktiken zulässig, die unter den in diesem Verhaltenskodex festgelegten Standards liegen. 

Unsere Arbeitsweise wird im Folgenden aus der Perspektive dreier Bereiche erläutert.

Soziale Verantwortung: Wir behandeln Menschen gut 

Soziale Verantwortung bedeutet für uns das Übernehmen von Verantwortung für Menschen und das angemessene Behandeln jeder einzelnen Person. Wir behandeln Menschen in allen Situationen und Beziehungen zu unseren Interessengruppen respektvoll.

Grundlage unserer sozialen Verantwortung sind die in internationalen Menschenrechtsstandards zum Schutz aller Menschen festgeschriebenen Menschenrechte. Die Grundregel der Menschenrechtsverantwortung von Ponsse besteht darin, sämtliche sich aus der Tätigkeit des Unternehmens ergebenden negativen Auswirkungen auf die Menschenrechte zu verhindern und verursachten Schaden zu beheben.

Durch Bewerten der Auswirkungen und Risiken der Geschäftstätigkeit des Unternehmens auf die Menschenrechte haben wir die für Ponsse bedeutungsvollsten Menschenrechtsaspekte festgelegt. Aus der Perspektive der Menschenrechtsverantwortung stehen vier wichtige Interessengruppen im Mittelpunkt: unser Arbeitspersonal, Kunden und Endverbraucher von Produkten, Personal in den Beschaffungsketten und die Menschen in unserem Umfeld. 

Die wichtigsten Tätigkeitsverfahren in Bezug auf unsere wichtigsten Interessengruppen sind:

Unser Arbeitspersonal: Wir schaffen ein Umfeld, in dem Menschen im Mittelpunkt stehen

●    Alle Personen bei Ponsse tragen Verantwortung für das Schaffen einer positiven Atmosphäre am Arbeitsplatz. Wir schaffen und erhalten ein positives Umfeld, in dem wir untereinander respektvoll agieren und alle einbeziehen.
●    Wir heißen jedes Mitglied unseres Arbeitspersonals willkommen und schätzen jeden Beitrag, den es leistet. Wir tragen die Verantwortung für unsere Arbeit.
●    Wir behandeln auch schwierige Themen auf offene Weise. Dabei bemühen wir uns stets um gegenseitiges Verständnis und respektieren uns gegenseitig.  
●    Wir schätzen Vielfalt in unserem Arbeitspersonal ebenso wie unterschiedliche Eigenschaften, Werdegänge, Ansichten und Fertigkeiten.
●    Wir behandeln alle Menschen gleich, ohne jegliche Diskriminierung.
      ○    Wir diskriminieren niemanden, d. h. benachteiligen niemanden aus persönlichen Gründen (Geschlecht, Alter, ethnische Herkunft, Nationalität, Sprache, Religion, Überzeugungen, Meinungen, politische oder gewerkschaftliche Aktivitäten, familiäre Beziehungen, Gesundheit, Behinderung, sexuelle Orientierung oder andere persönliche Gründe).
      ○    Wir gewähren allen Personen die gleichen Chancen bei der Einstellung und Kompetenzentwicklung sowie dem beruflichen Aufstieg. 
●    Wir verhalten uns so, dass die psychische und physische Sicherheit von Menschen nicht gefährdet wird. Wir verhalten uns nicht unangemessen, bedrohen niemanden, belästigen oder stören niemanden sexuell oder auf andere unangemessene Weise.
●    Wir sorgen dafür, dass sich alle Angehörigen unseres Arbeitspersonals wertgeschätzt fühlen können, diese den Mut haben, sich zu äußern und ihre wahren Identitäten zeigen können.
●    Wir akzeptieren weder Kinderarbeit noch den Einsatz junger Arbeitskräfte (unter 18 Jahre), wenn diese Arbeit ihre Entwicklung und Gesundheit gefährden kann. Wir führen für Jungpersonal auf ausreichende Weise Arbeitsschutzbelehrungen durch, bevor es  Arbeiten aufnehmen kann. 
●    Besondere Aufmerksamkeit widmen wir der Sicherheit und dem Wohlbefinden am Arbeitsplatz.
      ○    Wir halten jederzeit die Arbeitsschutz- und Personalrichtlinien von Ponsse ein.
      ○    Wir nutzen geeignete Schutzausrüstung gemäß den entsprechenden Richtlinien.
      ○    Wir agieren stets im Einklang mit den Werten von Ponsse. Wir melden alle die Sicherheit und das Wohlbefinden am Arbeitsplatz gefährdenden Situationen bzw. Handlungen dem unmittelbaren Vorgesetzten bzw. der Personalabteilung. 
      ○    Wir konsumieren bei der Arbeit keine Rauschmittel wie z. B. (Alkohol oder Narkotika) und kommen nicht unter Einfluss von Rauschmitteln zur Arbeit. 
      ○    Der Alkoholkonsum muss bei offiziellen Veranstaltungen des Unternehmens und bei Freizeitveranstaltungen des Arbeitgebers freiwillig sein. Darüber hat der Ausschank und/oder der Konsum von Alkohol verantwortungsbewusst zu erfolgen, und wir dürfen niemals unsere psychische oder physische Sicherheit oder die anderer Personen gefährden.
      ○    Wir halten die Richtlinien der Personalabteilung für Krankschreibungen ein.
●    Wir akzeptieren Meinungsverschiedenheiten und halten uns auch dann an die Werte von Ponsse, wenn wir mit anderen nicht einer Meinung sind. 
●    Wir nutzen Kommunikationskanäle (einschließlich sozialer Medien) verantwortungsbewusst und unter Einhaltung von Anweisungen des Arbeitgebers und geben keine vertraulichen Informationen weiter.  
●    Wir erkennen das Recht jeder Person auf Beitritt oder Nichtbeitritt zu einer Gewerkschaft an und behandeln uns gegenseitig fair sowie ohne jegliche Diskriminierung unabhängig davon, ob wir Gewerkschaftsmitglieder sind oder nicht. Wir respektieren das Recht auf die Führung friedlicher Tarifverhandlungen im Rahmen des Gesetzes.
●    Wir erkennen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie an. Als Arbeitnehmer sorgen wir für unser Wohlergehen, indem wir den uns zustehenden Urlaub nehmen, und als Vorgesetzte ermöglichen wir unseren Teams Urlaub sowie andere gesetzliche Freistellungen. Wir achten auf unser Wohlbefinden und die Bewältigung der Arbeit sowohl als Arbeitnehmer als auch als Vorgesetzte und Führungskräfte und sorgen dafür, dass unsere Arbeitszeiten angemessen bleiben.

Unsere Kunden und Endverbraucher von Produkten: Wir gewährleisten Produktsicherheit und verfolgen einen kundenorientierten Ansatz

●    Wir achten darauf, dass unsere Produkte für ihre Benutzer sicher sind und Benutzer wissen, wie sie unsere Produkte sicher verwenden können.
●    Wir respektieren stets unsere Kunden und ihre Ansichten als die besten Experten für ihr Geschäft und ihre Ernte.

Personal in unserer Beschaffungskette: Wir machen unseren Einfluss zum Schutz von Personal gelten

●    Wir identifizieren die wichtigsten Menschenrechtsrisiken im Zusammenhang mit Personal in unserer Beschaffungskette.
●    Wir verlangen, dass Menschenrechte in unserer Beschaffungskette geachtet werden, und setzen dies mithilfe aller uns zur Verfügung stehenden Mittel (einschließlich Vereinbarungen, Anweisungen, Beschaffungsrichtlinien, Zusammenarbeit und Audits) durch.

Menschen in unserem Umfeld: Wir verhindern jegliche negative Auswirkungen

●    Wir achten darauf, dass unsere Tätigkeiten (einschließlich Produktion, Transport, Verkauf und Wartung) keine negativen Auswirkungen auf Menschen in der Nähe unserer Niederlassungen haben. 
●    Durch unsere Aktivitäten stellen wir sicher, dass unsere externen Dienstleistungen (einschließlich Transport, Verkauf und Wartung) keine Gefahr für andere Menschen im selben Gebiet darstellen.
●    Wir identifizieren die Auswirkungen der durch unsere Tätigkeit verursachten Umweltschädigungen auf Menschen und Menschenrechte.

Verantwortung für die Umwelt: Unsere Aktivitäten werden im Einklang mit der Natur ausgearbeitet und ausgeführt 

Umweltverantwortung im Geschäftsbetrieb bedeutet das Einhalten des Umweltrechts sowie Identifizieren und Eindämmen der durch Geschäftstätigkeiten verursachten Auswirkungen auf die Umwelt. Das Vermeiden und Verringern negativer Auswirkungen von Tätigkeiten auf die natürliche Umwelt ist ein wesentlicher Bestandteil der Umweltverantwortung.

Umwelt und Gesunderhaltung von Wäldern stehen im Mittelpunkt einer nachhaltigen Forstwirtschaft. Wir anerkennen und verstehen die Auswirkungen unserer Tätigkeiten sowie deren Bedeutung für Umwelt und Mensch. Wir berichten wahrheitsgemäß und offen darüber und arbeiten mit Behörden und anderen Beteiligten entsprechend zusammen.

Uns ist bewusst, dass Herstellung, Transport, Betrieb und die Wartung von Maschinen die umweltbelastend sind. Darüber hinaus hat die Nutzung von Einrichtungen Auswirkungen auf die Umwelt. Alle Personen bei Ponsse können durch ihre Handeln einen Einfluss auf die natürliche Umwelt ausüben.

Wir halten die zum Schutz und zur Erhaltung der Umwelt erlassenen Gesetze und Vorschriften ein und gehen auf die Bedürfnisse unserer Kunden und anderer wichtiger Interessengruppen ein. Wir arbeiten proaktiv, um die Umwelt zu schützen und nachteilige Auswirkungen auf sie zu vermeiden. Bei der Entscheidungsfindung konzentrieren wir uns auf unsere Tätigkeiten mit Auswirkungen auf Klimawandel, biologische Vielfalt und natürliche Ressourcen.

●    Wir ermitteln die Umweltauswirkungen unserer täglichen Aktivitäten und wählen Betriebsverfahren, die so wenig wie möglich umweltbelastend sind.
●    Wir arbeiten so, dass wir Energie, Material und natürliche Ressourcen sparen.
●    Im Rahmen unserer Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten arbeiten wir ökologische Lösungen aus, die die Natur schützen.
●    Wir kommunizieren unsere Errungenschaften und Herausforderungen offen, ehrlich und täuschen unsere Interessengruppen, Kunden bzw. anderes Ponsse Personal nicht bei Berichten über die Auswirkungen unserer Tätigkeit auf die Umwelt.
●    Wir wählen die Produkte und Materialien, die wir kaufen, unter Berücksichtigung ihrer
Auswirkungen auf die Umwelt aus. Wir entwickeln unsere Produkte unter Berücksichtigung wirtschaftlicher und ökologischer Zielstellungen. 
●    Durch ordnungsgemäßes Sortieren unseres Abfalls achten wir auf unser Arbeitsumfeld und das des sonstigen Ponsse Personals.
●    Wir verbrauchen Strom und Wasser sparsam und achten bei unseren täglichen Aktivitäten auf eventuelle Energie- und Wasserbeschränkungen. 

Finanzielle Verantwortung und gute Unternehmensführung: Wir schaffen ein ethisch nachhaltiges Arbeitsumfeld

Wir halten uns in allen Ländern, in denen wir tätig sind, an die Gesetze und Vorschriften zur Korruptionsprävention, zum internationalen Handel und zum Export. Wir stellen sicher, dass wir bei unserer Tätigkeit alle Arten unethischer und illegaler Aktivitäten vermeiden, die den Wettbewerb verzerren oder das Geschäft gefährden könnten. Wir arbeiten auf eine Art und Weise, mit der wir das Vertrauen unserer Kollegen und Kunden gewinnen können. 

Wir handeln stets ethisch und fair. Dies bedeutet Offenheit, Ehrlichkeit und Fairness in allem, was wir tun.

Als Unternehmen oder als seine Vertreter geben wir keine politischen Erklärungen ab.

Korruption und Bestechung

Korruption bedeutet unethisches Verhalten, das der Gesellschaft schadet und ungerecht ist. Korruption entsteht durch Interessenkonflikte und Günstlingswirtschaft. Bestechung ist eine Form der Korruption, bei der finanzielle oder andere Vorteile angeboten, versprochen oder angenommen werden. Ihr Zweck ist das Fördern von Geschäften auf unlautere Weise, Herbeiführen erwünschter behördlicher Entscheidungen bzw. Erlangen anderer Vorteile.

Wir handeln nicht auf eine Weise, die als Korruption verstanden werden kann. Zum Aufrechterhalten bzw. Sichern unserer Geschäftstätigkeit geben oder erhalten wir weder direkt noch über Mittelspersonen Bestechungsgelder oder ähnliche Zahlungen. Bestechung und Korruption können disziplinarische und strafrechtliche Folgen haben.

Schenkungen und Bewirtung

Bewirtung und gelegentliche Schenkungen sind in manchen Situationen Teil des regulären Geschäftsverkehrs. Als Bewirtung gelten angemessene, regelmäßige und offen gewährte Schenkungen, die Urteilsvermögen bzw, Entscheidungsfindung des Empfängers nicht beeinflussen. Wir achten stets darauf, dass Schenkungen ethisch angemessen sind und dem Empfänger nicht das Gefühl geben, Erkenntlichkeit schulden zu müssen. Weitere ausführlichere Anweisungen: Ponsse Leitlinien „Gifts and hospitality“ zu Schenkungen und Bewirtung.

Interessenkonflikte

Wir vermeiden alle Situationen, in denen persönliche Interessen mit den Interessen von Ponsse in Konflikt geraten könnten. Ein Interessenkonflikt liegt vor, wenn persönliche Interessen im Widerspruch zu unseren beruflichen Verpflichtungen bzw. den Interessen von Ponsse stehen und damit unsere Fähigkeit zum Treffen unparteiischer Entscheidungen beeinträchtigen können. Ein Interessenkonflikt kann sich daraus ergeben, dass eine bei Ponsse beschäftigte Person und deren Vorgesetzter verwandt oder verschwägert sind, oder aus anderen ähnlichen persönlichen Beziehungen. Eine Nebenbeschäftigung oder eine bedeutende Position bzw. Beteiligung an einem Unternehmen eines Kunden, Wettbewerbers oder Lieferanten kann zu einem Interessenkonflikt führen. Für Nebentätigkeiten sind stets gesonderte Genehmigungen einzuholen, für die das Personalreferat genauere Anweisungen ausgearbeitet hat. 

Alle Situationen und Beziehungen, die zu einem Interessenkonflikt führen könnten, sind der unmittelbar vorgesetzten Person und der Personalabteilung zu melden, damit diese die Situation untersuchen können.  

Geldwäsche und Handelssanktionen

Wir finanzieren in keiner Weise Terrorismus, Kriege oder kriminelle Aktivitäten. Wir kennen unsere Partner und überprüfen die Herkunft und Rechtmäßigkeit von Geldern, wenn der Verdacht auf Geldwäsche, Kriegsfinanzierung oder andere kriminelle Aktivitäten besteht. Wir leisten geschäftliche Zahlungen auf der Grundlage von Rechnungen und akzeptieren keinerlei Barzahlungen. 

Wir erfüllen die Vorschriften für den internationalen Handel und halten uns an alle internationalen Handelssanktionen. Wir verzichten auf Geschäftsaktivitäten mit Ländern, Personen oder Organisationen, die Sanktionen unterliegen.

Fairer Wettbewerb

Wir halten uns an das Kartell- und Wettbewerbsrecht und stellen so sicher, dass unsere Tätigkeit auf freiem und fairem Wettbewerb beruht. Wir geben keine Kundendaten an unsere Konkurrenten weiter und unterzeichnen keine Vereinbarungen, die Preise erhöhen oder den Wettbewerb verzerren würden.

Geheimhaltung

Als börsennotiertes Unternehmen muss Ponsse sorgfältig abwägen, welche Informationen zu welchem Zeitpunkt weitergegeben werden. Wir geben keine unveröffentlichten Informationen außerhalb unseres Unternehmens weiter. 

Wir verarbeiten keine vertraulichen Informationen in öffentlichen Bereichen. Auf Geschäftsreisen und bei Fernarbeit achten wir auf Informationssicherheit, und beim Arbeiten in öffentlichen Bereichen schützen wir unsere Bildschirme und Internetverbindungen. Wir nutzen in unseren Tätigkeiten sichere Passwörter. 

Wir verarbeiten nur personenbezogene und geschäftliche Daten im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit von Ponsse, und dies vertraulich und aus legitimen Gründen. Wir halten uns bei der Verarbeitung personenbezogener Daten an bewährte Verfahren und Datenschutzrichtlinien und berücksichtigen Datenschutzanforderungen in Bezug auf unser Personal sowie unsere Kunden und Partner unter Einhaltung geltenden Rechts.

Immaterielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen

Als Angehörige von Ponsse sorgen für einen angemessenen Umgang mit Sachanlagen und immateriellen Vermögenswerten sowie finanziellen Ressourcen von Ponsse. Bei Ponsse sind wir dafür verantwortlich, dass Vermögenswerte nur für zulässige Geschäftszwecke verwendet werden und gegen alle möglichen Schädigungen und unbefugte Nutzung geschützt sind.

Wir respektieren unsere Rechte an geistigem Eigentum und die Rechte anderer und nutzen diese Rechte nur unter Einhaltung von Vereinbarungen und geltendem Recht.

Umsetzung des Verhaltenskodex in die Praxis und Meldung etwaiger Bedenken

Wir setzen diesen Verhaltenskodex wie folgt um:
●    Sämtliches Personal bei Ponsse (einschließlich externer Kräfte und Zeitarbeitskräfte) muss eine Schulung zum Verhaltenskodex und alle damit verbundenen zusätzlichen Schulungen absolvieren. Die Schulung zum Verhaltenskodex und die Verpflichtung zu seiner Einhaltung sind Teil der Einarbeitung von Ponsse Personal (einschließlich externer Kräfte und Zeitarbeitskräfte). Führungskräfte bei Ponsse sind für das Vorstellen des Verhaltenskodex und dessen Konkretisierung für das Arbeitspersonal verantwortlich, indem sicherzustellen ist, dass das Personal entsprechende interne Schulungen absolviert hat.
●    Alle bei Ponsse beschäftigten Personen müssen bei Mängeln und Aktivitäten, die gegen den Verhaltenskodex verstoßen, entsprechend eingreifen. Entsprechende Meldungen sind in der Regel an die unmittelbar vorgesetzte Personen oder eine Vertretungskraft des Personalreferats zu richten, bei Bedarf auch an die Führungsebene von Ponsse.
●    Vertretungskräfte des Arbeitspersonals von Ponsse und andere Interessengruppen können auch Meldungen in ihrem eigenen Namen oder anonym über den Whistleblowing-Kanal von Ponsse zum Melden von Missständen einreichen. Diese Meldungen werden vom Whistleblowing-Team von Ponsse vertraulich und unparteiisch untersucht. Weitere Informationen und ein Link zu dem von einer externen Partei unterhaltenen Whistleblowing-Kanal sind im Intranet und auf der Website von Ponsse verfügbar. 
●    Verstöße gegen den Verhaltenskodex werden gemäß interner Verfahrensweisen und Praktiken des Unternehmens behandelt. Missstände können zu einer Abmahnung und bei schweren Verstößen zur Arbeitsvertragskündigung führen. Bei Verdacht auf kriminelle Handlungen melden wir diese gemäß den vor Ort geltenden Gesetzen und Praktiken. 
●    Es gibt keine negativen Folgen für Personen, die solche Verstöße in gutem Glauben melden.

Aktualisierung des Verhaltenskodex und weitere Informationen

Der Verwaltungsrat von Ponsse Plc hat diesen Verhaltenskodex am 21. Oktober 2024 beschlossen. Die Unternehmensleitung überprüft den Inhalt dieses Verhaltenskodex regelmäßig und aktualisiert ihn bei Bedarf, damit sichergestellt ist, dass der Verhaltenskodex beste Praktiken repräsentiert und auf alle Veränderungen in der Geschäftstätigkeit sowie im Betriebsumfeld von Ponsse reagiert. 

Weitere Anweisungen für die Anwendung dieses Verhaltenskodex sind in den Grundsätzen, Richtlinien und Verpflichtungen der Ponsse Unternehmensgruppe enthalten. 

Bei Fragen zur Auslegung bzw. Einhaltung dieses Verhaltenskodex wenden Sie sich bitte an die Mitglieder des Ponsse Leadership Teams einschließlich der Chief People & Safety und Chief Responsibility Officers.    

Vieremä, 21. Oktober 2024

PONSSE PLC