Ponsse’s ethical whistleblowing system

Ponsse veut être le partenaire privilégié d’une foresterie durable. Nous cherchons à proposer des solutions durables au service de nos clients et de l’environnement. 

Nous nous engageons à mener nos activités commerciales de manière durable et responsable, tout en prenant en compte la responsabilité sociale, environnementale et financière, ainsi que la bonne gouvernance d'entreprise. Notre Code de conduite repose sur nos objectifs, sur la bonne gouvernance de notre entreprise et sur nos valeurs : nous nous soucions des autres, nous travaillons pour nos clients, nous respectons la parole donnée et nous cherchons toujours à nous développer. L'esprit Ponsse – travailler ensemble, en résumé – se matérialise lorsque nous travaillons chaque jour dans le respect de nos valeurs. Le Code de conduite est un ensemble de règles communes qui guident nos activités et nos choix quotidiens, et qui renforcent notre culture d'entreprise et notre coopération mutuelle. 

Nos activités sont toujours fondées sur le respect de la législation et des lignes directrices internationales en matière de durabilité, y compris le respect des droits humains au niveau international. Nos activités sont ouvertes, honnêtes et dignes de confiance. Nous impliquons également nos principales parties prenantes dans l'amélioration et le développement continus des activités de l'entreprise.

Le Code de conduite s'applique à tous ceux qui travaillent au sein du Groupe Ponsse, dans tous les pays où opère le Groupe, ainsi que, le cas échéant, aux personnes, entreprises et organisations extérieures à Ponsse qui sont étroitement associées à Ponsse lorsqu'elles travaillent avec ou pour le compte de Ponsse. Chaque employé de Ponsse est tenu de montrer l’exemple en agissant conformément au Code de conduite et de représenter l’entreprise de manière exemplaire. L'environnement opérationnel local ou les dispositions légales peuvent exiger le respect de lignes directrices plus strictes ou plus détaillées que le présent Code de conduite, auquel cas elles doivent toujours être suivies. Toutefois, aucune pratique inférieure aux normes définies dans le présent Code de conduite n'est autorisée. 

Nos méthodes de travail sont précisées ci-après du point de vue de trois domaines.

Responsabilité sociale : Nous traitons correctement les personnes 

Pour nous, la responsabilité sociale consiste à assumer la responsabilité des personnes et à traiter chaque individu de manière appropriée. Nous traitons les personnes avec respect dans toutes les situations et dans toutes les relations avec les parties prenantes.

Notre responsabilité sociale se fonde sur les responsabilités en matière de droits humains qui sont spécifiées dans les normes internationales relatives aux droits humains qui protègent toutes les personnes. La règle de base de la responsabilité de Ponsse en matière de droits humains est de prévenir tout impact négatif sur les droits humains découlant des activités de l'entreprise et de réparer tout préjudice causé.

Nous avons spécifié les questions relatives aux droits humains qui sont les plus importantes pour Ponsse en évaluant l'impact sur les droits humains et les risques liés aux activités de l'entreprise. L'accent est mis sur quatre parties prenantes clés du point de vue de la responsabilité en matière de droits humains : notre communauté de travail, les clients et les utilisateurs finaux des produits, les employés des chaînes d'approvisionnement et les personnes de notre voisinage. 

Les méthodes d'exploitation les plus importantes liées à nos principales parties prenantes sont les suivantes :

Notre communauté de travail : Nous créons une atmosphère bienveillante 

●    Chacun chez Ponsse est responsable de la création d'une atmosphère positive sur le lieu de travail. Nous construisons et maintenons une atmosphère positive en communiquant avec chacun et en faisant participer tout le monde.
●    Nous apprécions tous les membres de notre communauté de travail et leur contribution. Nous sommes responsables de notre travail.
●    Nous discutons aussi ouvertement de sujets difficiles, tout en recherchant une compréhension mutuelle et en nous respectant les uns les autres.  
●    Nous apprécions la diversité au sein de notre communauté de travail, ainsi que la diversité des caractéristiques, des origines, des points de vue et des compétences.
●    Nous plaçons tout le monde sur un pied d'égalité, sans aucune discrimination.
      ○    Nous ne discriminons personne, c'est-à-dire que nous ne plaçons personne dans une position inférieure, pour quelque raison personnelle que ce soit (sexe, âge, origine ethnique, nationalité, langue, religion, croyances, opinions, activités politiques ou syndicales, relations familiales, santé, handicap, orientation sexuelle ou autres raisons personnelles).
      ○    Nous donnons à chacun des chances égales en matière de recrutement, de développement des compétences et d'avancement de carrière. 
●    Nous nous comportons de manière à ne pas mettre en danger la sécurité psychologique ou physique de quiconque. Nous ne nous comportons pas de manière inappropriée, nous ne menaçons personne, nous ne harcelons ni ne dérangeons personne sexuellement ou de toute autre manière inappropriée.
●    Nous veillons à ce que chaque membre de notre communauté de travail se sente apprécié, ait le courage de s'exprimer et de montrer sa véritable identité.
●    Nous n'acceptons pas le travail des enfants ou le recours à de jeunes travailleurs (moins de 18 ans) si ce travail peut mettre en danger leur développement et leur santé. Nous fournissons aux jeunes employés une initiation suffisante pour protéger leur santé avant de commencer tout travail. 
●    Nous accordons une attention particulière à la sécurité et au bien-être au travail.
      ○    Nous respectons les directives de Ponsse en matière de sécurité au travail et de personnel.
      ○    Nous utilisons des équipements de protection appropriés conformément aux lignes directrices.
      ○    Nous travaillons toujours dans le respect des valeurs de Ponsse. Nous signalons toute situation ou action mettant en péril la sécurité et le bien-être au travail au supérieur hiérarchique le plus proche ou à l'unité des ressources humaines. 
      ○    Nous ne consommons pas de substances intoxicantes (alcool ou narcotiques) sur le lieu de travail et nous ne nous rendons pas au travail en état d'ébriété. 
      ○    La consommation d'alcool doit être volontaire lors des événements officiels de l'entreprise et des événements de loisirs organisés par l'employeur. En outre, le service et/ou la consommation d'alcool doivent être responsables. Nous ne mettons jamais en danger notre sécurité psychologique ou physique, ni celle des autres.
      ○    Nous suivons les lignes directrices de l'unité RH pour les congés de maladie. 
●    Nous apprécions les différences d'opinion et respectons les valeurs de Ponsse lorsque nous sommes en désaccord avec d'autres.  
●    Nous utilisons les canaux de communication (y compris les réseaux sociaux) de manière responsable, conformément aux instructions de l'employeur, et nous ne partageons aucune information confidentielle. 
●    Nous reconnaissons le droit de chacun à adhérer ou non à un syndicat, et nous nous traitons mutuellement de manière équitable, sans aucune discrimination, que nous soyons ou non membres d'un syndicat. Nous respectons le droit de s'engager dans des négociations collectives légales et pacifiques.
●    Nous reconnaissons l'importance de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. En tant qu'employés, nous veillons à notre bien-être en prenant les congés que nous avons acquis conformément aux instructions, et en tant que superviseurs, nous permettons à nos équipes de prendre des congés et d'autres congés légaux. Nous veillons à notre bien-être et à notre capacité d'adaptation au travail, en tant qu'employés, superviseurs et directeurs, et nous nous assurons que nos horaires de travail restent raisonnables.

Nos clients et les utilisateurs finaux des produits : Nous garantissons la sécurité des produits et suivons une approche axée sur le client

●    Nous veillons à ce que nos produits soient sûrs pour leurs utilisateurs et à ce que ces derniers sachent comment les utiliser en toute sécurité.
●    Nous respectons toujours nos clients et leurs points de vue en tant que meilleurs experts de leur activité et de l’abattage.

Les employés de notre chaîne d'approvisionnement : Nous exerçons notre influence pour protéger les employés

●    Nous identifions les principaux risques en matière de droits humains associés aux employés de notre chaîne d'approvisionnement.
●    Nous exigeons que les droits humains soient respectés dans notre chaîne d'approvisionnement et nous utilisons tous les moyens à notre disposition (y compris les accords, les instructions, les politiques d'approvisionnement, la coopération et l'audit) pour nous en assurer.

Les personnes de notre voisinage : Nous évitons tout impact négatif

●    Nous veillons à ce que nos activités (y compris la production, le transport, la vente et la maintenance) n'aient pas d'impact négatif sur les personnes qui séjournent, transitent ou vivent à proximité de nos sites. 
●    Dans le cadre de nos activités, nous veillons à ce que nos services externes (y compris le transport, la vente et la maintenance) ne mettent pas en danger d'autres personnes se trouvant dans la même zone.
●    Nous identifions l'impact de tout dommage environnemental causé par nos activités sur les personnes et les droits humains.

Responsabilité environnementale : Nous développons et menons nos activités dans le respect de la nature 

La responsabilité environnementale dans les activités des entreprises signifie le respect du droit de l'environnement, ainsi que l'identification et la gestion des impacts environnementaux associés aux activités. La prévention et la réduction des impacts négatifs des activités sur l'environnement naturel font partie intégrante de la responsabilité environnementale.

L'environnement et le bien-être des forêts sont au cœur de la foresterie durable. Nous identifions et comprenons l'impact de nos activités, ainsi que leur portée en matière d’environnement et de populations. Nous en rendons compte de manière sincère et ouverte et nous nous engageons à coopérer avec les autorités et les autres parties prenantes.

Nous avons constaté que notre impact sur l'environnement provient de la fabrication, du transport, de l'exploitation et de l'entretien des machines. En outre, l'utilisation de nos installations a un impact sur l'environnement. Chacun chez Ponsse peut avoir un impact sur l'environnement naturel par ses actions.

Nous respectons les lois et règlements élaborés pour protéger et préserver l'environnement, et répondons aux besoins de nos clients et des autres parties prenantes. Nous agissons de manière proactive pour préserver l'environnement et éviter tout impact négatif sur celui-ci. Lors de la prise de décision, nous nous concentrons sur nos activités qui ont un impact sur le changement climatique, la biodiversité et les ressources naturelles.
●    Nous identifions l'impact environnemental de nos activités quotidiennes et choisissons des méthodes d'exploitation qui minimisent les atteintes à l'environnement.
●    Nous travaillons de manière à économiser l'énergie, les matériaux et les ressources naturelles.
●    Dans le cadre de nos activités de R&D, nous élaborons des solutions écologiques qui protègent la nature.
●    Nous communiquons nos réalisations et nos défis ouvertement et honnêtement, et nous n'induisons pas en erreur nos parties prenantes, nos clients ou d'autres membres de Ponsse lorsque nous communiquons notre impact sur l'environnement.
●    Nous sélectionnons les produits et les matériaux que nous achetons en tenant compte de leur
impact sur l'environnement. Nous développons nos produits en tenant compte des objectifs commerciaux et environnementaux. 
●    Nous prenons soin de notre environnement de travail et de celui des autres employés de Ponsse en triant correctement nos déchets.
●    Nous consommons l'électricité et l'eau avec parcimonie, et nous tenons compte des restrictions en matière d'énergie et d'eau dans nos activités quotidiennes. 

Responsabilité financière et bonne gouvernance d'entreprise : Nous créons un environnement opérationnel durable sur le plan éthique

Nous respectons les lois et réglementations relatives à la prévention de la corruption, au commerce international et aux exportations dans tous les pays où nous opérons. Nous veillons à éviter, dans le cadre de nos opérations, tous les types d'activités contraires à l'éthique et illégales, susceptibles de fausser la concurrence ou de mettre en péril l'entreprise. Nous adoptons un mode de fonctionnement qui nous permet de gagner la confiance de nos collègues et de nos clients. 

Nous agissons toujours d’une manière éthique et équitable, synonyme d'ouverture, d'honnêteté et d'équité dans tout ce que nous faisons.

En tant qu'entreprise ou en tant que représentants de l’entreprise, nous ne faisons aucune déclaration politique.

Corruption et pots-de-vin

La corruption est un comportement contraire à l'éthique, préjudiciable et injuste pour la société. La corruption se matérialise par des conflits d'intérêts et du favoritisme. Les pots-de-vin sont une forme de corruption qui consiste à offrir, promettre et recevoir des avantages financiers ou autres. Leur but est de favoriser injustement les opérations commerciales, de garantir des décisions officielles souhaitables ou d'obtenir d'autres avantages.

Nous n'opérons pas d'une manière qui pourrait être considérée comme de la corruption. Nous ne donnons ni ne recevons de pots-de-vin ou d'autres paiements similaires, directement ou par le biais d'intermédiaires, pour maintenir ou sécuriser nos activités commerciales. La corruption peut avoir des conséquences disciplinaires et juridiques.

Cadeaux et marques d’hospitalité

Les marques d’hospitalité et les cadeaux occasionnels font partie des activités normales dans certaines situations. Les marques d’hospitalité comprennent des cadeaux raisonnables, réguliers et offerts ouvertement, qui n'affectent pas le jugement ou les décisions du bénéficiaire. Nous veillons toujours à ce que les cadeaux soient appropriés d'un point de vue éthique et qu'ils ne laissent pas à leur destinataire le sentiment d’être redevable. Instructions plus détaillées : Lignes directrices de Ponsse : « Cadeaux et marques d’hospitalité ».

Conflits d'intérêts

Nous évitons toutes les situations où des intérêts personnels peuvent entrer en conflit avec les intérêts de Ponsse. Un conflit d'intérêts se matérialise lorsque des intérêts personnels sont en conflit avec nos obligations professionnelles ou les intérêts de Ponsse, ce qui peut réduire notre capacité à prendre des décisions impartiales. Un conflit d'intérêts peut résulter d'un lien de parenté ou d'une relation entre un employé et son supérieur hiérarchique, ou d'autres relations personnelles similaires. Une occupation secondaire ou une position ou participation significative dans une entreprise d'un client, d'un concurrent ou d'un fournisseur peut conduire à un conflit d'intérêts. Une activité secondaire fait toujours l'objet d'une autorisation distincte, pour laquelle l'unité RH fournit des instructions plus détaillées. 

Toutes les situations et relations susceptibles d'entraîner un conflit d'intérêts doivent être signalées au supérieur hiérarchique le plus proche et à l'unité des ressources humaines, qui se chargera d'enquêter sur la situation.  

Blanchiment de capitaux et sanctions commerciales

Nous ne finançons en aucune façon le terrorisme, les conflits armés ou les activités criminelles. Nous connaissons nos partenaires et vérifions l'origine et la légalité des fonds en cas de soupçons de blanchiment d'argent, de financement de conflits armés ou d'autres activités criminelles. Nous effectuons des paiements commerciaux sur la base de factures et nous n'acceptons pas de paiements en espèces. 

Nous respectons les réglementations sur le commerce international et les éventuelles sanctions commerciales internationales. Nous nous abstenons de toute activité commerciale avec des pays, des personnes ou des organisations faisant l'objet de sanctions. 

Concurrence loyale

Nous respectons la législation sur les cartels et la concurrence afin de garantir que nos activités reposent sur une concurrence libre et loyale. Nous ne partageons aucune information sur nos clients avec nos concurrents et ne signons aucun accord susceptible d'augmenter les prix ou de fausser la concurrence.

Confidentialité

En tant que société cotée en bourse, Ponsse doit examiner attentivement quelles informations partager et à quel moment. Nous ne partageons aucune information non publiée en dehors de notre entreprise. 

Nous ne traitons aucune information confidentielle dans les lieux publics. Lors des voyages d'affaires et du travail à distance, nous sommes attentifs à la sécurité des informations et, lorsque nous travaillons dans des lieux publics, nous protégeons nos écrans et nos connexions Internet. Nous utilisons des mots de passe robustes dans le cadre de nos activités. 

Nous ne traitons que les données à caractère personnel et professionnel liées aux activités de Ponsse, de manière confidentielle et pour des motifs légitimes. Nous respectons les bonnes pratiques et les politiques de protection des données dans le traitement des données à caractère personnel, et nous répondons aux exigences de protection des données concernant notre communauté de travail, nos clients et nos partenaires conformément à la législation en vigueur.

Actifs matériels et immatériels

En tant que membres de Ponsse, nous veillons à ce que les actifs matériels et immatériels et les ressources financières de Ponsse soient gérés de manière appropriée. Chez Ponsse, nous veillons à ce que les actifs ne soient utilisés qu'à des fins professionnelles autorisées et soient protégés contre tout dommage éventuel et toute utilisation non autorisée.

Nous respectons nos droits de propriété intellectuelle et ceux des autres, et nous n'utilisons ces droits que conformément aux accords et à la législation en vigueur.

Mise en œuvre du Code de conduite et signalement des préoccupations

Nous mettons en œuvre le Code de conduite de la manière suivante :
●    Tous les employés de Ponsse (y compris les employés externes et temporaires) doivent suivre une formation au Code de conduite et toute autre formation supplémentaire s'y rapportant. La formation au Code de conduite et l'engagement à s'y conformer font partie de l'initiation dispensée aux employés de Ponsse (y compris les employés externes et temporaires). Les superviseurs de Ponsse sont chargés de présenter le Code de conduite et de le rendre concret dans la communauté de travail, en s'assurant que les employés ont suivi une formation interne appropriée.
●    Tous les employés de Ponsse doivent intervenir en cas de manquements et d'activités qui ne sont pas conformes au Code de conduite. En règle générale, les rapports doivent être soumis au supérieur hiérarchique le plus proche ou à un représentant de l'unité des ressources humaines, ou aux responsables de Ponsse si nécessaire.
●    Les représentants de la communauté de travail de Ponsse et d'autres parties prenantes peuvent également soumettre des rapports en leur nom propre ou de manière anonyme en utilisant le système lanceur d’alerte de Ponsse. Ces rapports feront l’objet d’une enquête confidentielle et impartiale, menée par l’équipe Ponsse en charge des lancements d’alerte. De plus amples informations et un lien vers le système lanceur d’alerte géré par une tierce-partie externe sont disponibles sur l'Intranet et le site Web de Ponsse. 
●    Tout manquement au Code de conduite sera traité conformément aux procédures et pratiques internes de l'entreprise. Tout abus pourra donner lieu à un avertissement et les violations graves à la résiliation du contrat de travail. Si des activités criminelles sont suspectées, nous les signalerons conformément à la législation et aux pratiques locales. 
●    Aucune conséquence néfaste ne s’appliquera aux personnes signalant de bonne foi de telles violations.

Mise à jour du Code de conduite et informations complémentaires

Le Conseil d'administration de Ponsse Plc a approuvé ce Code de conduite le 21 octobre 2024. La direction de l'entreprise examinera régulièrement le contenu de ce Code de conduite et le mettra à jour si nécessaire afin de s'assurer que le Code de conduite représente les meilleures pratiques et répond à tout changement dans les activités commerciales et l'environnement opérationnel de Ponsse. 
Les principes, lignes directrices et engagements du groupe Ponsse contiennent des instructions supplémentaires pour l'application de ce Code de conduite. 
Si vous avez des questions sur l'interprétation ou l’application de ce Code de conduite, contactez les membres de l'équipe de direction de Ponsse, y compris le Directeur des ressources humaines et de la sécurité et le Directeur de la responsabilité.    

Vieremä, 21 octobre 2024

PONSSE PLC