Etiske retningslinjer

Code of Conduct

PONSSES ETISKE RETNINGSLINJER (Code of Conduct)

Ponsse’s ethical whistleblowing system

Ponsse ønsker å være den foretrukne partneren innen bærekraftig skogbruk. Vi søker å produsere bærekraftige løsninger til fordel for kundene våre og miljøet. 

Vi er forpliktet til å utføre forretningsdriften vår bærekraftig og ansvarlig, mens vi samtidig fokuserer på sosialt, miljømessig og økonomisk ansvar, samt god eierstyring og selskapsledelse. De etiske retningslinjene våre er basert på målene våre, god selskapsstyring og verdiene våre: vi bryr oss virkelig; vi jobber for kundene våre; vi holder det vi lover og vi streber etter å utvikle oss. Ponsse-ånden – kort sagt: å jobbe sammen – materialiseres når vi jobber hver dag i henhold til verdiene våre. De etiske retningslinjene våre er et felles sett med regler som styrer de daglige aktivitetene og valgene våre, og styrker bedriftskulturen og det gjensidige samarbeidet vårt. 

Virksomheten vår er alltid basert på overholdelse av lover og internasjonale retningslinjer for bærekraft, inkludert respekt for internasjonale menneskerettigheter. Virksomheten vår er åpen, ærlig og tillitsverdig. Vi engasjerer også hovedinteressentene våre i kontinuerlig forbedring og utvikling av forretningsdrift.

Retningslinjene våre gjelder for alle som jobber i Ponsse Group, i alle av selskapets driftsland, samt der det er aktuelt, for enkeltpersoner, selskaper og organisasjoner utenfor Ponsse som er nært knyttet til Ponsse når de jobber med eller på vegne av Ponsse. Hver Ponsse-ansatt er forpliktet til å fungere som et eksempel i samsvar med de etiske retningslinjene våre og representere selskapet på en eksemplarisk måte. Det lokale driftsmiljøet eller lovbestemmelsene kan kreve overholdelse av retningslinjer som er strengere eller mer detaljerte enn disse etiske retningslinjene; de må i så fall alltid følges. Ingen praksis av mindre standard enn de definert i disse etiske retningslinjene, er tillatt. 

Måtene våre å jobbe på blir deretter spesifisert fra perspektivene til tre områder.

Sosialt ansvar: Vi behandler alle på en god måte 

Samfunnsansvar betyr for oss å ta ansvar for mennesker og behandle hver enkelt på riktig måte. Vi behandler mennesker med respekt i alle situasjoner og relasjoner med interessenter.

Samfunnsansvaret vårt er basert på menneskerettighetsansvar spesifisert i internasjonale menneskerettighetsstandarder som beskytter alle mennesker. Grunnregelen i Ponsses menneskerettighetsansvar er å forhindre enhver negativ menneskerettighetspåvirkning som oppstår fra selskapets virksomhet og utbedre enhver forårsaket skade.

Vi har spesifisert menneskerettighetsspørsmålene som er de mest betydningsfulle for Ponsse ved å vurdere menneskerettighetspåvirkningen og risikoene ved selskapets virksomhet. Vi har satt fokus på fire sentrale interessenter fra perspektivet til menneskerettighetsansvar: arbeidsfellesskapet vårt; kunder og sluttbrukere av produkter; ansatte i innkjøpskjeder; og mennesker i nabolaget vårt. 

De viktigste driftsmetodene knyttet til hovedinteressentene våre er:

Arbeidsfellesskapet vårt: Vi bygger en omsorgsfull atmosfære 

●    Alle hos Ponsse er ansvarlige for å bidra til å bygge en positiv atmosfære på arbeidsplassen. Vi bygger og opprettholder en positiv atmosfære ved å henvende oss til hverandre og engasjere alle.
●    Vi setter pris på hvert medlem av arbeidsfellesskapet vårt og alles innspill. Vi har ansvar for arbeidet vårt.
●    Vi diskuterer også vanskelige saker åpent, samtidig som vi alltid søker en gjensidig forståelse og respekterer hverandre.  
●    Vi setter pris på mangfold i arbeidsfellesskapet vårt, så vel som ulike egenskaper, bakgrunner, synspunkter og ferdigheter.
●    Vi behandler alle likt uten diskriminering.
      ○    Vi diskriminerer ikke noen, det vil si setter noen i en underlegen posisjon, av personlige årsaker (kjønn, alder, etnisk opprinnelse, nasjonalitet, språk, religion, tro, meninger, politiske eller fagforeningsaktiviteter, familieforhold, helse, funksjonshemminger, seksuell legning eller andre personlige årsaker).
      ○    Vi gir alle like muligheter innen rekruttering, kompetanseutvikling og karriereutvikling. 
●    Vi oppfører oss på en måte som ikke setter noens psykiske eller fysiske sikkerhet i fare. Vi oppfører oss ikke upassende, truer noen, eller trakasserer eller forstyrrer noen seksuelt eller på noen annen upassende måte.
●    Vi sikrer at hvert medlem av arbeidsfellesskapet vårt kan føle seg verdsatt, har mot til å uttrykke seg og vise sin sanne identitet.
●    Vi aksepterer ikke barnearbeid eller bruk av unge arbeidstakere (under 18 år) dersom slikt arbeid kan sette deres utvikling og helse i fare. Vi gir unge ansatte tilstrekkelig induksjon for å beskytte helsen deres før de starter noe arbeid. 
●    Vi legger spesiell vekt på å ivareta sikkerhet og trivsel på jobben.
      ○    Vi overholder Ponsses retningslinjer for arbeidssikkerhet og personell.
      ○    Vi bruker egnet verneutstyr iht. retningslinjene.
      ○    Vi opererer alltid i tråd med Ponsses verdier. Vi rapporterer alle situasjoner eller handlinger som setter arbeidssikkerhet og velvære i fare til nærmeste leder eller HR-enheten. 
      ○    Vi bruker ingen rusmidler (alkohol eller narkotika) på jobb eller kommer ruset på jobb. 
      ○    Bruk av alkohol skal være frivillig ved virksomhetens offisielle arrangementer og ved fritidsarrangement som avholdes av arbeidsgiver. Servering og/eller bruk av alkohol skal også være ansvarlig, og vi setter aldri vår psykiske eller fysiske eller andres sikkerhet i fare.
      ○    Vi følger HR-enhetens retningslinjer for sykefravær.
●    Vi setter pris på meningsforskjeller og følger også Ponsses verdier når vi er uenige med andre.  
●    Vi bruker kommunikasjonskanaler (inkludert sosiale medier) ansvarlig i henhold til arbeidsgivers anvisninger, og vi deler ingen konfidensiell informasjon. 
●    Vi anerkjenner alles rett til å være med eller ikke være med i en fagforening, og vi behandler hverandre rettferdig uten noen form for forskjellsbehandling, uansett om vi er fagforeningsmedlemmer. Vi respekterer retten til å delta i lovlige og fredelige tariffavtaleforhandlinger.
●    Vi anerkjenner viktigheten av balanse mellom arbeid og privatliv. Vi tar som ansatte vare på velværen vår ved å ta ferien vi har opptjent som instruert, og som arbeidsledere muliggjør vi ferier og annen lovpålagt permisjon for teamene våre. Vi tar godt vare på trivselen og mestringen vår på jobben, som ansatte, arbeidsledere og ledere, og sørger for at arbeidstiden vår forblir rimelig.

Kundene og sluttbrukerne våre av produkter: Vi sikrer produktsikkerhet og følger en kundedrevet tilnærming

●    Vi sikrer at produktene våre er trygge for brukerne og at brukerne vet hvordan de skal bruke produktene våre på en trygg måte.
●    Vi respekterer alltid kundene våre og deres synspunkter som de beste ekspertene i virksomheten og hogsten deres.

Ansatte i innkjøpskjeden vår: Vi bruker innflytelsen vår for å beskytte ansatte

●    Vi identifiserer viktige menneskerettighetsrisikoer knyttet til ansatte i innkjøpskjeden vår.
●    Vi krever at menneskerettighetene respekteres i innkjøpskjeden vår, og vi bruker alle tilgjengelige midler (inkludert avtaler, instrukser, innkjøpsretningslinjer, samarbeid og revisjon) for å sikre dette.

Mennesker i nabolaget vårt: Vi forhindrer enhver negativ påvirkning

●    Vi sikrer at virksomheten vår (inkludert produksjon, transport, salg og vedlikehold) ikke har noen negativ innvirkning på mennesker som oppholder seg, flytter eller bor i nærheten av stedene våre. 
●    Gjennom aktivitetene våre sikrer vi at de eksterne tjenestene våre (inkludert transport, salg og vedlikehold) ikke setter andre personer i samme område i fare.
●    Vi identifiserer innvirkningen av enhver miljøskade forårsaket av virksomheten vår på mennesker og menneskerettigheter.


Miljøansvar: Vi utvikler og leder virksomheten vår med respekt for naturen  

Med miljøansvar i forretningsdrift menes overholdelse av miljølovgivningen, samt identifisering og håndtering av miljøpåvirkningen driften medfører. Å forebygge og redusere den negative påvirkningen av driften på naturmiljøet er en integrert del av miljøansvaret.

Miljøet og skogens velferd er kjernen i bærekraftig skogbruk. Vi identifiserer og forstår påvirkningen forårsaket av virksomheten vår, samt deres betydning for miljø og mennesker. Vi rapporterer dem sannferdig og åpent og er engasjert i samarbeid med myndighetene og andre interessenter.

Vi har identifisert at miljøpåvirkningen vår kommer fra produksjon, transport, drift og vedlikehold av maskiner. Bruk av anlegg har også innvirkning på miljøet. Alle hos Ponsse kan ha en innvirkning på det naturlige miljøet gjennom sine handlinger.

Vi overholder lovene og forskriftene utarbeidet for å beskytte og bevare miljøet og imøtekomme behovene til kundene vår og andre hovedinteressenter. Vi arbeider proaktivt for å spare miljøet og unngå negativ innvirkning på det. I beslutningstaking fokuserer vi på den delen av virksomheten vår som har innvirkning på klimaendringer, biologisk mangfold og naturressurser.
●    Vi identifiserer miljøpåvirkningen av de daglige aktivitetene vår og velger driftsmetoder som minimerer miljøskader.
●    Vi opererer på måter som sparer energi, materiell og naturressurser.
●    Vi utarbeider økologiske løsninger som beskytter naturen i FoU-aktivitetene våre.
●    Vi kommuniserer prestasjonene og utfordringene våre åpent og ærlig, og vi villeder ikke interessentene og kundene våre eller andre Ponsse-personer når vi kommuniserer miljøpåvirkningen vår.
●    Vi velger produktene og materialet vi kjøper mens vi adresserer deres
miljøpåvirkning. Vi utvikler produktene våre under hensyntagen til forretnings- og miljømål. 
●    Vi tar vare på arbeidsmiljøet vårt og andre Ponsse-personer ved å sortere avfallet vårt riktig.
●    Vi bruker strøm og vann sparsomt, og vi tar opp eventuelle energi- og vannbegrensninger i de daglige aktivitetene våre. 

Økonomisk ansvar og god eierstyring: Vi bygger et etisk bærekraftig driftsmiljø

Vi overholder lover og forskrifter som gjelder korrupsjonsforebygging, internasjonal handel og eksport i alle land der vi har virksomhet. Vi sikrer at vi unngår alle typer uetiske og ulovlige aktiviteter som kan resultere i urettferdig konkurranse eller sette virksomheten i fare. Vi opererer på en måte som gjør at vi kan tjene tilliten til kollegene og kundene våre. 

Vi opptrer alltid på en etisk og rettferdig måte. Dette står for åpenhet, ærlighet og rettferdighet i alt vi gjør.

Som et selskap eller som dets representanter gir vi ingen politiske uttalelser.

Korrupsjon og bestikkelser

Korrupsjon betyr uetisk oppførsel som er skadelig og urettferdig i samfunnet. Korrupsjon materialiseres gjennom interessekonflikter og favorisering. Bestikkelser er en form for korrupsjon som inkluderer å tilby, love og motta økonomiske eller andre fordeler. Formålet er å urettferdig fremme forretningsdriften, sikre ønskelige offisielle beslutninger eller oppnå andre fordeler.

Vi opererer ikke på en måte som kan anses som korrupsjon. Vi gir eller mottar ikke bestikkelser eller andre lignende betalinger, direkte eller gjennom mellommenn, for å opprettholde eller sikre forretningsdriften vår. Bestikkelser og korrupsjon kan ha disiplinære og juridiske konsekvenser.

Gaver og gjestfrihet

Gjestfrihet og sporadiske gaver er en del av normal virksomhet i noen situasjoner. Gjestfrihet inkluderer rimelige, regelmessige og åpent gitte gaver som ikke påvirker mottakerens dømmekraft eller beslutninger. Vi sørger alltid for at gaver er etisk hensiktsmessige og ikke gir mottakeren følelsen av å være skyldig noen takknemlighet. Mer detaljerte instruksjoner: Ponsses retningslinjer «Gaver og gjestfrihet».

Interessekonflikter

Vi unngår alle situasjoner der personlige interesser kan være i konflikt med Ponsses interesser. En interessekonflikt oppstår når personlige interesser er i konflikt med de profesjonelle forpliktelsene våre eller Ponsses interesser, noe som kan redusere evnen vår til å fatte upartiske beslutninger. En interessekonflikt kan skyldes at en ansatt og leder er i slekt eller i et forhold, eller andre lignende personlige forhold. En bibeskjeftigelse eller en betydelig stilling eller aksjepost i et selskap til en kunde, konkurrent eller leverandør kan føre til en interessekonflikt. Bibeskjeftigelse er alltid betinget av en egen tillatelse, som HR-enheten gir nærmere instrukser for. 

Alle situasjoner og relasjoner som kan resultere i en interessekonflikt skal meldes til nærmeste leder og HR-enheten, slik at de kan undersøke situasjonen.  

Hvitvasking og handelssanksjoner

Vi finansierer ikke terrorisme, kriger eller kriminelle aktiviteter på noen måte. Vi kjenner partnerne våre og verifiserer opprinnelsen og lovligheten til midler hvis de involverer mistanke om hvitvasking av penger, krigsfinansiering eller andre kriminelle aktiviteter. Vi foretar forretningsbetalinger basert på fakturaer, og vi aksepterer ingen kontantbetalinger. 

Vi overholder regelverket for internasjonal handel og eventuelle internasjonale handelssanksjoner. Vi avstår fra forretningsaktiviteter med land, personer eller organisasjoner som er underlagt sanksjoner. 

Rettferdig konkurranse

Vi overholder kartell- og konkurranselovgivningen for å sikre at virksomheten vår er basert på fri og rettferdig konkurranse. Vi deler ingen kundeinformasjon med konkurrentene våre eller signerer noen avtaler som vil øke prisene eller resultere i urettferdig konkurranse.

Konfidensialitet

Ponsse, som et børsnotert selskap, må vurdere nøye hvilken informasjon som skal deles og når. Vi deler ikke upublisert informasjon utenfor selskapet vårt. 

Vi behandler ikke konfidensiell informasjon i offentlige områder. Under forretningsreiser og ved fjernarbeid tar vi hensyn til informasjonssikkerhet, og når vi jobber i offentlige områder beskytter vi skjermene og Internett-forbindelsene våre. Vi bruker sterke passord i virksomheten vår. 

Vi behandler kun person- og forretningsdata som er relatert til Ponsses virksomhet, konfidensielt og på legitime grunner. Vi følger god praksis og retningslinjer for databeskyttelse i behandlingen av personopplysninger, og vi ivaretar databeskyttelseskrav vedrørende arbeidsfellesskapet, kundene og partnerne våre i samsvar med gjeldende lov.

Materielle og immaterielle eiendeler

Som medlemmer av Ponsse sikrer vi at Ponsses materielle og immaterielle eiendeler og økonomiske ressurser blir håndtert på riktig måte. Her hos Ponsse er vi ansvarlige for å sikre at eiendeler kun brukes til tillatte forretningsformål og er beskyttet mot all mulig skade og uautorisert bruk.

Vi respekterer våre og andres immaterielle rettigheter, og vi bruker kun disse rettighetene i samsvar med avtaler og gyldig lov.

Implementere etiske retningslinjer og rapportere eventuelle bekymringer

Vi implementerer disse etiske retningslinjene som følger:
●    Alle hos Ponsse (inkludert eksterne og midlertidig ansatte) må gjennomføre opplæring i etiske retningslinjer og eventuell tilleggsopplæring relatert til dem. Opplæring i etiske retningslinjer og en forpliktelse til å overholde dem er en del av introduksjonen som tilbys for Ponsses ansatte (inkludert eksterne og midlertidig ansatte). Ponsses veiledere er ansvarlige for å presentere de etiske retningslinjene og gjøre dem konkret i arbeidsfellesskapet ved å sikre at ansatte har gjennomført passende intern opplæring.
●    Alle hos Ponsse må gripe inn i eventuelle mangler og aktiviteter ikke i samsvar med de etiske retningslinjene. Rapportering skal som regel leveres til nærmeste leder eller representant for HR-enheten, eller til Ponsses ledere ved behov.
●    Representanter for Ponsses arbeidsfellesskap og andre interessenter kan også sende inn rapporter i eget navn eller anonymt ved å bruke Ponsses varslingskanal. Rapporter undersøkes konfidensielt og upartisk av Ponsses varslingsteam. Mer informasjon og en lenke til varslingskanalen vedlikeholdt av en ekstern part er tilgjengelig på Ponsses intranett og nettside. 
●    Enhver manglende overholdelse av de etiske retningslinjene vil bli håndtert i samsvar med selskapets interne prosesser og praksis. Ethvert misbruk kan føre til advarsel og alvorlige brudd til oppsigelse av arbeidsavtalen. Hvis det er mistanke om kriminelle aktiviteter, vil vi rapportere dem i samsvar med lokal lov og praksis. 
●    Det vil ikke få negative konsekvenser for personer som rapporterer slike brudd i god tro.

Oppdatering av de etiske retningslinjene og ytterligere informasjon

Ponsse Plcs styre godkjente disse etiske retningslinjene 21. oktober 2024. Selskapets ledelse vil gjennomgå innholdet i disse etiske retningslinjene regelmessig og oppdatere dem etter behov for å sikre at de etiske retningslinjene representerer beste praksis og reagerer på eventuelle endringer i Ponsses forretningsdrift og driftsmiljø. 

Ytterligere instruksjoner for anvendelsen av disse etiske retningslinjene er gitt i Ponsse Groups prinsipper, retningslinjer og forpliktelser. 

Hvis du har spørsmål om tolkningen av eller overholdelse av disse etiske retningslinjene, kontakt medlemmene av Ponsses ledergruppe, inkludert lederne for mennesker, sikkerhet og ansvar.    

Vieremä, 21. oktober 2024

PONSSE PLC