Corporate Governance

Corporate Governance

Johdanto

Ponsse Oyj:n (jäljempänä myös Yhtiö) hallinnointi perustuu voimassa olevaan lainsäädäntöön, Ponssen yhtiöjärjestykseen sekä Yhtiön toimielinten määrittelemiin politiikkoihin. Yhtiö noudattaa Nasdaq Helsinki Oy:n sääntöjä (pörssin säännöt), mukaan lukien Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n hallituksen hyväksymää Suomen listayhtiöiden Hallinnointikoodia (Corporate Governance 2015 jäljempänä hallinnointikoodi), jonka suositusten mukaisiksi Yhtiön hallinnointia ohjaavat Ponssen hallinnointiperiaatteet on laadittu. Yhtiö noudattaa niin ikään Finanssivalvonnan antamia määräyksiä ja ohjeita. Yhtiön toiminnan eettisistä arvoista kerrotaan tarkemmin Yhtiön eettisessä ohjeistuksessa (Code of Conduct), joka on saatavilla Yhtiön internetsivuilla.

Lainsäädäntö velvoittaa listayhtiöt laatimaan vuosittain selvityksen hallinto- ja ohjausjärjestelmästään. Tämä selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä on laadittu vastaamaan Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n hallituksen hyväksymää, lainsäädännössä asetettuja velvoitteita täydentävää Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia lukuun ottamatta Yhtiön hallituksen jäsenten riippumattomuudesta annettua suositusta (suositus 10). Ensisijainen peruste suosituksesta poikkeamiselle on Ponsse Oyj:n historia voimakkaasti perheomistettuna yhtiönä. Poikkeama on perusteltu tarkemmin ao. kohdassa.

Selvitys on laadittu toimintakertomuksesta erillisenä asiakirjana ja on saatavilla Yhtiön internetsivuilla osoitteessa http://www.ponsse.com/fi/sijoittajat. Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä sekä sen edellyttämä palkka- ja palkkioselvitys asetetaan saatavilla Yhtiön internetsivuille tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen julkistamisen yhteydessä. Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n hallituksen hyväksymä Suomen listayhtiöiden Hallinnointikoodi, jonka suositusten mukaiseksi selvitykset hallinto- ja ohjausjärjestelmästä sekä johdon palkitsemisesta on laadittu, on saatavilla osoitteessa www.cgfinland.fi. Yhtiön hallitus on käsitellyt ja hyväksynyt tämän hallinto- ja ohjausjärjestelmästä annetun selvityksen 18.2.2019 pidetyssä kokouksessaan, ja Yhtiön tilintarkastaja on tutustunut selvitykseen.

Hallinnointiperiaatteiden tarkoitus on varmistaa liiketoimintaperiaatteiden ja -käytäntöjen eettisyys ja ammatillinen korkeatasoisuus. Selvitys hallinnointi ja ohjausjärjestelmästä lisää hallinnoinnin avoimuutta – osakkeenomistajat voivat varmistua siitä, että Ponssea johdetaan ammattitaitoisesti ja tehokkaasti sekä Yhtiön edun että lain ja alemmanasteisten säädösten mukaisesti. Hyvä hallinnointi ja selkeät hallinnointiperiaatteet palvelevat niin Yhtiön johtoa kuin osakkeenomistajia ja sijoittajia. 

Ponssen johto ja hallinto 

Ponsse Oyj:n toiminnasta vastaavat yhtiökokous, hallitus ja toimitusjohtajan johtama johtoryhmä.   

Yhtiön ylin päätöksentekoelin on yhtiökokous, jossa osakkeenomistajat käyttävät puhe-, kysely- ja äänioikeuttaan. Varsinainen yhtiökokous pidetään kerran vuodessa ennen kesäkuun loppua Yhtiön hallituksen päättämänä päivänä joko Vieremällä, Iisalmessa tai Kajaanissa. Vuonna 2018 Ponsse Oyj:n varsinainen yhtiökokous pidettiin 9.4.2018 Vieremällä.

 

 

Merkittävimpiä yhtiökokouksen päätösvaltaan kuuluvia asioita ovat muiden muassa

-          tilinpäätöksen vahvistaminen;

-          hallituksen jäsenten ja tilintarkastajan valitseminen;

-          hallituksen jäsenten ja tilintarkastajan palkkioista päättäminen;

-          hallituksen ja toimitusjohtajan vastuuvapaudesta päättäminen;

-          yhtiön varojen jaosta päättäminen sekä

-          yhtiöjärjestyksen muuttaminen.

Yhtiökokouksen kutsuu koolle Yhtiön hallitus. Yhtiökokouskutsu julkistetaan Yhtiön internetsivuilla sekä hallituksen niin päättäessä, yhdessä laajalevikkisessä hallituksen määräämässä sanomalehdessä aikaisintaan kolme (3) kuukautta ja viimeistään kaksikymmentäyksi (21) päivää ennen yhtiökokousta. Esityslista ja muut yhtiökokoukseen liittyvät asiakirjat ovat saatavilla internetsivuilla viimeistään kaksikymmentäyksi (21) päivää ennen yhtiökokousta.

Osakkeenomistajan oikeudesta saada haluamansa asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi, osakkeenomistajien oikeudesta osallistua yhtiökokoukseen sekä muista yhtiökokoukseen liittyvistä asioista kerrotaan Ponssen internetsivuilla.

Hallitus

Vuonna 2018 Yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä huolehti kuusijäseninen hallitus: Juha Vidgrén (puheenjohtaja), Mammu Kaario (varapuheenjohtaja), Matti Kylävainio, Ossi Saksman (1.1.-9.4.2018), Juha Vanhainen (9.4.-31.12.2018), Janne Vidgrén ja Jukka Vidgrén.

Hallituksen valinta sekä hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen kuuluvat varsinaisen yhtiökokouksen toimivaltaan. Ponssen yhtiöjärjestyksen mukaan hallituksessa on vähintään viisi (5) ja enintään kahdeksan (8) jäsentä. Hallituksen jäsenet valitaan toimikaudeksi, joka päättyy valintaa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Yhtiön hallitus valitaan vuosittain, jotta osakkeenomistajat voivat säännöllisesti arvioida hallituksen ja sen jäsenten toimintaa. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan. 

Hallituksen tehtävät 

Yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä huolehtii Yhtiön hallitus. Hallitus vastaa kirjanpidon ja varainhoidon valvonnan järjestämisestä – hallituksen toimivaltaa voidaan luonnehtia yleistoimivallaksi (OYL 6:2.1). Hallitus vastaa sisäisen hallinnon lisäksi Yhtiön edustamisesta. Edustamisoikeudesta määrätään yhtiöjärjestyksessä. Hallitus vastaa myös Yhtiön tiedonantopolitiikasta.

Hallituksen tärkeimpiä tehtäviä ovat muiden muassa

-          pitkän aikavälin strategian ja konsernin riskienhallintapolitiikan vahvistaminen;
-          budjetin hyväksyminen;
-          yritys- ja kiinteistökaupoista, strategisesti merkittävistä liiketoiminnan laajentamisista, oman pääoman ehtoisista   sijoituksista, investointikehityksestä ja merkittävistä yksittäisistä investoinneista päättäminen;
-          toimitusjohtajan nimittäminen ja erottaminen sekä muiden johtoryhmän jäsentennimitysten vahvistaminen;
-          ylimmän johdon palkkauksen ja palkitsemisen perusteista päättäminen sekä
-          arvioida vuosittain johdon toimintaa.

Hallituksen toiminta 

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan kutsusta niin usein kuin Yhtiön asiat sitä edellyttävät. Hallitus on päätösvaltainen, kun yli puolet sen jäsenistä on läsnä kokouksessa. Toimitusjohtajalla on oikeus olla läsnä hallituksen kokouksessa ja käyttää siellä puhevaltaa, vaikka hän ei olisikaan hallituksen jäsen, jollei hallitus päätä toisin. Asioiden esittelijänä hallituksen kokouksissa toimii toimitusjohtaja tai hänen kutsumansa muu Yhtiön johtoon kuuluva henkilö. Hallituksen säännönmukaisia kokouksia ovat esimerkiksi järjestäytymis-, budjetti-, strategia- ja osavuosikatsaus- ja tilinpäätöskokous.

Hallitus kokoontui vuoden 2018 aikana 9 kertaa. Hallituksen jäsenet osallistuivat aktiivisesti kokouksiin – osanottoprosentti oli 90,7.

Hallituksen jäsenten osallistuminen kokouksiin vuonna 2018

Hallituksen jäsen Osallistui   yhteensä (kertaa) Osanottoprosentti (%)
Juha Vidgrén 9/9 100
Mammu Kaario 8/9 89
Matti Kylävainio 8/9 89
Ossi Saksman 9/9 100
Jarmo Vidgrén 8/9 89
Jukka Vidgrén 7/9 78

Hallituksen työskentelyä ja toimintaa ohjaa lainsäädännön ja yhtiöjärjestyksen lisäksi hallituksen työjärjestys, jossa kuvataan muiden muassa hallituksen tehtäviä ja kokouskäytäntöjä. Työjärjestys ohjaa hallituksen sisäistä työskentelyä. Jokaisessa kokouksessa käsiteltäviä keskeisiä asiakokonaisuuksia ovat muiden muassa markkina-, talous-, ja rahoituskatsaukset. Asiat vaihtelevat kokouksen luonteen mukaan.

Hallituksen toiminnan tehokkuuden sekä erityisesti riskienhallinnan kannalta on tärkeää, että hallituksella on käytettävissään ajantasaiset ja oikeat tiedot Yhtiön toiminnasta, toimintaympäristöstä ja taloudellisesta asemasta. Näiden tietojen antaminen on toimitusjohtajan vastuulla: toimitusjohtajan on annettava hallitukselle ja sen jäsenille tiedot, jotka ovat tarpeen hallituksen tehtävien hoitamiseksi (OYL 6:17.1). Toimitusjohtajan tiedonantovelvollisuudesta huolimatta jokainen hallituksen jäsen kuitenkin myös itsenäisesti seuraa Yhtiön toiminnan ja talouden tilannetta ja kehitystä. Uudet jäsenet perehdytetään tehtäviinsä tarkoituksenmukaisessa laajuudessa huomioiden uuden jäsenen tausta ja kokemus.

Hallituksen tavoitteena on arvioida toimintaansa ja työskentelytapojaan säännöllisesti. Arviointi voidaan toteuttaa joko sisäisenä itsearviointina tai käyttämällä ulkopuolista arvioijaa. Arvioinnissa kiinnitetään huomiota hallituksen työskentelyssä mahdollisesti ilmenneisiin epäkohtiin, ja arvioinnin kohteena voivat olla esimerkiksi hallituksen kokoonpano, hallituksen toiminnan tehokkuus ja hallituksen toiminta ryhmänä.

Hallituksen jäsenten valintaperusteet ja hallituksen kokoonpanon monimuotoisuus  

Hallituksen jäsenen yleisistä kelpoisuusehdoista noudatetaan, mitä osakeyhtiölaissa säädetään hallituksen jäsenen kelpoisuudesta. Hallituksen jäsenille ei ole asetettu yhtiöjärjestyksessä erityisiä kelpoisuusehtoja, kuten yläikärajaa. Hallituksen jäseneltä edellytetään tehtävän edellyttämää pätevyyttä sekä sitä, että hänellä on mahdollisuus käyttää riittävästi aikaa tehtäviensä hoitamiseen. Hallitusten jäsenten valinnassa painotetaan monipuolista asiantuntemusta sekä omistajien näkökulmaa. Kokonaisuutena arvioiden hallituskokoonpanolta edellytetään riittävän laaja-alaista pätevyyttä, osaamista ja kokemusta sekä halua omistautua Ponsselle. Hallituksen jäsenten on voitava yhtyä Ponssen arvoihin.

Hallituskokoonpanon valmistelussa huomiota kiinnitetään ensisijaisesti Yhtiön toiminnan asettamiin vaatimuksiin ja toiminnan tavoitteisiin. Kokoonpanoa valmisteltaessa huomioidaan erityisesti Yhtiön kehitysvaihe. Jäsenten valinnassa huomiota kiinnitetään luonnollisesti myös kansainväliseen kokemukseen. Huomiota kiinnitetään lisäksi hallituskokoonpanon monimuotoisuuteen: hallitukseen valitaan mahdollisuuksien mukaan kummankin sukupuolen edustajia sekä sellaisia henkilöitä, joiden taustat eroavat toisistaan. On koko Yhtiön etu, että hallitukseen valitaan henkilöitä, joiden kokemus, tausta ja näkemykset eroavat toisistaan – erot erimerkiksi jäsenten koulutustaustoissa tukevat Yhtiön liiketoimintaa ja sen kehittämistä. Hallituksen monimuotoisuuden arvioimiseksi kukin hallituksen jäsenehdokas antaa tarvittavat tiedot esimerkiksi pätevyydestään, jotta henkilön sopivuutta tehtävään voidaan arvioida hallituksen kokoonpanoa koskevaa esitystä valmisteltaessa.

Tilikaudella 2018 Ponssen hallituksessa olivat edustettuna molemmat sukupuolet, kuten aiempinakin vuosina. Kuusijäsenisessä hallituksessa naisia oli yksi. Jäsenten taustat ja koulutukset erosivat paljon toisistaan, ja hallitus kokonaisuudessaan edusti laaja-alaista kokemusta. Hallituksen jäsenet esitellään jäljempänä tässä selvityksessä sekä Yhtiön internetsivuilla.

Hallituksen jäsenten riippumattomuus 

Hallinnointikoodin suosituksen 10 mukaan hallituksen jäsenten enemmistön on oltava riippumattomia yhtiöstä ja vähintään kahden yhtiöstä riippumattoman hallituksen jäsenen on oltava riippu­mattomia myös yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista. Kriteerit, joiden avulla hallitus arvioi jäsentensä riippumattomuuden, on kerrottu suosituksen 10 perusteluissa.

Yhtiö poikkeaa suosituksesta 10. Hallituksen arvion mukaan Yhtiöstä ja sen merkittävistä osakkeenomistajista riippumattomia jäseniä olivat Mammu Kaario, Matti Kylävainio ja Juha Vanhainen. Kuusijäsenisessä hallituksessa riippumattomia jäseniä oli siis kolme eli puolet, mikä tarkoittaa, ettei suosituksen enemmistövaatimus täyty. Yhtiö perustelee poikkeaman seuraavasti: Ponsse Oyj on ollut kautta historiansa voimakkaasti henkilö- ja perheomistettu yhtiö. Yhtiötä on johdettu hallituksen ja omistajien ohjauksessa menestyksekkäästi. Tiettyjen henkilöiden kaksoisrooli merkittävänä osakkeenomistajana ja hallituksen jäsenenä ei ole vaikuttanut kielteisesti Ponssen johtamiseen – päinvastoin hallituksen kokoonpano edustaa parhaalla mahdollisella tavalla menestyksekkään johtamistavan jatkumista, ottaen huomioon liiketoiminnan laajuuden sekä Yhtiön kehitysvaiheen. Suosituksesta poikkeaminen ei ole johtanut eikä tule johtamaan ristiriitaan Yhtiön ja sen kaikkien osakkeenomistajien edun kanssa. Edellä kerrottujen syiden vuoksi Ponsse ei koe tarvetta muuttaa toimivaksi ja tarkoituksenmukaiseksi kokemaansa käytäntöä.

Jäsenten riippumattomuuden arvioi hallitus suosituksessa kerrottujen riippumattomuuskriteereiden avulla ja ilmoittaa, ketkä jäsenistä ovat riippumattomia Yhtiöstä ja ketkä riippu­mattomia merkittävistä osakkeenomistajista. Arvioinnin toteuttamista varten hallituksen jäsenet antavat hallitukselle riittävät tiedot riippumattomuutensa arvioimiseksi, ilmoittavat mahdolliset tiedoissa tapahtuvat muutokset sekä esittävät oman arvionsa riippumattomuudestaan. Jos jäsenen riippumattomuudessa tapahtuu muutoksia vuoden aikana, tiedot päivitetään Yhtiön internetsivuille. Hallitukseen ehdolla oleva jäsenehdokas puolestaan antaa riittävät tiedot ja arvionsa riippumattomuudestaan hallituksen kokoonpanoa koskevaa ehdotusta valmisteleville merkittävimmille osakkeenomistajille. 

Ponsse Oyj:n hallitus 2018

Jäsen

Syntymä-

vuosi

Koulutus Päätoimi Hallituksessa vuodesta Osakeomistus 31.12.2018 Osallistu-minen hallituksen kokouksiin

Juha

Vidgrén,

puheenjohtaja

1970 Kasvatus-tieteiden maisteri Ponsse Oyj, hallituksen puheenjohtaja 2000 6 207 000 kpl 9/9

Mammu Kaario,

varapuheenjohtaja

1963 Varatuomari, MBA Hallitusammattilainen 2010 4 500 kpl, riippumaton Yhtiöstä ja merkittävistä osakkeen-omistajista 9/9

Matti

Kylävainio

1974 Kauppatieteiden maisteri Keitele Group, sahaliiketoiminnan johtaja 2016 Riippumaton Yhtiöstä ja merkittävistä   osakkeen-omistajista 7/9

Ossi

Saksman

1951 Kauppa-neuvos, hallinto-notaari   2009 3 000 kpl, riippumaton Yhtiöstä ja   merkittävistä osakkeen-omistajista 1/1

Juha

Vanhainen

1961 Diplomi-insinööri Apetit Oyj, toimitusjohtaja 2018 Riippumaton Yhtiöstä ja merkittävistä   osakkeen-omistajista 8/8

Janne

Vidgrén

1968 Merkonomi   2015 3 691 742 kpl 7/9

Jukka

Vidgrén

1983 Medianomi

Mutant Koala Pictures,

toimitusjohtaja

2011 3 764 778 kpl 8/9

Valiokunnat

Hallituksen tehtäviä ei ole erityisesti jaettu hallituksen jäsenten kesken eikä hallituksen vastuulle kuuluvien asioiden valmistelua varten ole perustettu valiokuntia. Hallitus ei ole muodostanut keskuudestaan myöskään tarkastusvaliokuntaa eikä osoittanut tarkastusvaliokunnan tehtäviä muun toimielimen hoidettavaksi. Hallitus vastaa itse tarkastusvaliokunnalle kuuluvista tehtävistä, joita ovat ainakin

-          tilintarkastuksen seuranta, tilintarkastajan valinnan valmistelu sekä tilintarkastajan riippumattomuuden ja tämän harjoittamien oheispalveluiden tarjonnan seuranta ja arviointi;
-          taloudellisen raportointijärjestelmän seuranta ja arviointi;
-          sisäisen valvonnan, sisäisen tarkastuksen ja riskienhallintajärjestelmien tehokkuuden seuranta ja arviointi sekä
-          hallinto- ja ohjausjärjestelmästä annettavaan selvitykseen sisältyvän taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteiden käsitteleminen.

Yhtiön hallitukset ovat toistuvasti katsoneet, ettei valiokuntien perustamiselle ole ollut tarvetta, kun otetaan huomioon hallituksen jäsenmäärä ja tehokas toiminta. Hallitus on kyennyt hoitamaan tarkastusvaliokunnalle osoitetut tehtävät moitteettomasti. Jos tilanne muuttuu vastaisuudessa ja Yhtiön hallitus katsoo valiokuntien perustamisen tarpeelliseksi, hallitus voi päättää valiokunnan, esimerkiksi tarkastus- tai palkitsemisvaliokunnan, perustamisesta. Tällöin hallitus valitsee valiokuntaan vähintään kolme (3) jäsentä keskuudestaan ja vahvistaa valiokunnan keskeiset toimintaperiaatteet ja tehtävät kirjallisessa työjärjestyksessä.

Toimitusjohtaja 

Ponsse Oyj:n toimitusjohtajan nimittää ja tarvittaessa erottaa hallitus. Yhtiön toimitusjohtajana on toiminut 1.6.2008 alkaen Juho Nummela (s. 1977).

Toimitusjohtajan tehtävä on hoitaa Yhtiön juoksevaa hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti sekä vastata siitä, että Yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty. Toimitusjohtajaa avustaa johtoryhmä. Toimitusjohtaja muiden muassa

-          vastaa liiketoiminnan operatiivisesta johtamisesta;
-          antaa hallitukselle ja sen jäsenille tiedot, jotka ovat tarpeen hallituksen tehtävien hoitamiseksi;
-          toimii esittelijänä hallituksen kokouksissa sekä
-          vastaa hallituksen päätösten toimeenpanosta. 

Toimitusjohtaja toimii hallituksen alaisena. Toimitusjohtajalla on oikeus olla läsnä hallituksen kokouksessa ja käyttää siellä puhevaltaa, vaikka hän ei olisikaan hallituksen jäsen, jollei hallitus päätä toisin.

Yhtiön ja toimitusjohtajan välillä tehty toimitusjohtajasopimus voidaan irtisanoa puolin ja toisin. Irtisanomisaika on kuusi (6) kuukautta. Jos Yhtiö irtisanoo sopimuksen, Yhtiö suorittaa irtisanomisajalta määräytyvän palkan ja muiden etuuksien lisäksi 12 kuukauden rahapalkkaa vastaavan korvauksen. Toimitusjohtaja on tulospalkkiojärjestelmän piirissä, ja hänen tulospalkkionsa perustuu hallituksen hyväksymään tulostavoitteeseen. Toimitusjohtajan ja johtoryhmän palkitsemisesta kerrotaan Ponsse Oyj:n palkka- ja palkkioselvityksessä.

Johtoryhmä 

Yhtiön johdon organisaatioon kuuluu johtoryhmä, jonka jokaisella jäsenellä on oma selkeä, keskeisiin toimintokokonaisuuksiin perustuva vastuualueensa. Johtoryhmään kuuluvat toimitusjohtaja Juho Nummela puheenjohtajana sekä Yhtiön hallituksen nimeämät muut johtajat: toimitusjohtajan sijainen ja myynti- ja markkinointijohtaja Jarmo Vidgrén, teknologia- ja tuotekehitysjohtaja Juha Inberg, henkilöstöjohtaja Paula Oksman, huoltopalvelujohtaja Tapio Mertanen, talousjohtaja Petri Härkönen sekä toimitusketjusta vastaava johtaja Tommi Väänänen

Johtoryhmän jäsenet sekä heidän osakeomistuksensa 31.12.2018

Johtoryhmän   jäsen Tehtävä Koulutus Johtoryhmän   jäsen alkaen Yhtiön   palveluksessa alkaen Omistus   31.12.2018

Juho   Nummela

s. 1977

Yhtiön   toimitusjohtaja,

johtoryhmän   puheenjohtaja

TkT 2.1.2005 2002 58 995 kpl

Jarmo   Vidgrén

s. 1975

Myynti-   ja markkinointijohtaja, toimitusjohtajan varamies Markkinointi-merkonomi 22.10.2001 1997 3 684 263 kpl

Petri   Härkönen

s. 1969

Talousjohtaja,   CFO DI 1.10.2009 2009 7 670 kpl

Juha   Inberg

s. 1973

Teknologia-   ja tuotekehitysjohtaja TkT 1.1.2009 2003 12 796 kpl

Tapio   Mertanen

s. 1965

Huoltopalvelujohtaja Teknikko,   MTD 3.5.2010 1994 1 200 kpl

Paula   Oksman

s. 1959

Henkilöstöjohtaja,

Ponsse   Akatemian rehtori

FM 1.8.2005 2005 6 436 kpl

Tommi   Väänänen

s. 1973

Johtaja,   toimitusketju Insinööri   (AMK) 1.10.2013 2013 6 416 kpl

 

 

Johtoryhmän tehtävät

Johtoryhmän pääasiallinen tehtävä on avustaa toimitusjohtajaa. Johtajat kokoontuvat keskimäärin kerran kuukaudessa, mutta myös tarpeen vaatiessa erikseen käsittelemään muun muassa seuraavan vuoden toimintasuunnitelmaa ja pidemmän ajanjakson strategiaa. Johtoryhmän toiminta on luonteeltaan operatiivista: johtoryhmä seuraa ja tarkistaa aika ajoin Yhtiön sisäisiä toimintaperiaatteita ja menettelytapoja, jotka koskevat muiden muassa raportointia, taloushallintoa, investointeja, riskienhallintaa, vakuutuksia, tietojärjestelmiä, yleisiä hankintoja, teollisoikeuksia, sopimusriskien hallintaa, henkilöstöhallintoa, laatuasioita, ympäristökysymyksiä, työturvallisuutta, sisäpiiriohjeistusta ja viestintää. Johtoryhmän asema Yhtiön johdon organisaatiossa on merkittävä.

Hallituksen ja johdon palkitseminen

Hallinnointikoodin mukainen palkka- ja palkkioselvitys, josta käyvät ilmi Yhtiön hallitukselle ja johdolle maksetut palkat ja palkkiot, on laadittu erillään tästä hallinto- ja ohjausjärjestelmästä annetusta selvityksestä. Palkka- ja palkkioselvitys on saatavilla Yhtiön internetsivuilla hallinto- ja ohjausjärjestelmästä annetun selvityksen ohessa http://www.ponsse.com/fi/sijoittajat/hallinnointi . Yhtiö hallituksen ja johdon palkitsemisesta kerrotaan myös Ponssen internetsivuilla.

Valvontajärjestelmä

This corporate governance statement describes the framework and main principles for internal control and risk management. The company does not currently have separate internal auditing operations. Rather, internal auditing is included in internal control and risk management processes. A more extensive description of Ponsse’s monitoring system is available on the company website. 

Sisäinen valvonta

Sisäinen valvonta on strategista ja realistista toiminnan ja talouden suunnittelua sekä toiminnan seuraamista, jatkuvaa arviointia ja poikkeamiin reagointia. Sisäinen valvonta kattaa kaikki ne Yhtiön toiminta- ja menettelytavat, joilla pyritään varmistamaan toiminnan tehokkuus, taloudellisuus ja tuloksellisuus. Sisäinen valvonta on lopulta riskien ennaltaehkäisyä ja laadukkaan johtamisen varmistamista.

Sisäinen valvonta ei ole itseisarvo eikä sisäistä valvontaa järjestetä vain järjestämisen itsensä vuoksi – keskeistä on, että sisäisen valvonnan järjestelmä ja riskienhallinta sen osana toimivat ja että sisäisen valvonnan tavoite, Yhtiön toiminnalle asetettujen tavoitteiden ja päämäärien saavuttaminen, toteutuu. Ponsse Oyj:n hallitus on hyväksynyt tämän sisäisen valvonnan toimintaperiaatteen.

Sisäisen valvonnan tavoitteena on lisäksi varmistaa, että

-          Yhtiön johdon päätöksenteko pohjautuu oikeisiin, riittäviin ja luotettaviin tietoihin;

-          Yhtiön toiminta on linjassa Yhtiön hallinnointiperiaatteiden ja toimintaperiaatteiden (Code of Conduct) kanssa;

-          Yhtiön toiminta on lain, viranomaisohjeiden ja Yhtiön toimielinten päätösten mukaista sekä

-          voimavaroja ja resursseja käytetään tehokkaasti ja omaisuus turvataan.

Sisäinen valvonta ei ole erillinen toimintakokonaisuutensa, vaan osa päivittäistä johtamista ja kiinteä osa Yhtiön kaikkea toimintaa. Sisäinen valvonta kattaa koko konsernin ja sen kaikki tasot, minkä vuoksi sisäinen valvonta sisältyy kaikkiin Yhtiön prosesseihin. Sisäinen valvonta ei ole pelkkää taloudellista valvontaa, vaikka taloudellinen valvonta onkin sisäisen valvonnan keskiössä – yksinkertaisimmillaan sisäisessä valvonnassa on kyse työtehtävien tarkoituksenmukaisesta ja tasapainoisesta jaosta. Jokaisen työntekijän huolellinen työpanos edistää Yhtiön tavoitteiden saavuttamista ja siten sisäisen valvonnan tavoitteen toteutumista.

Yhtiö panosti sisäinen valvonnan edelleen kehittämiseen vuoden 2018 aikana ja hallitus nimitti Yhtiölle sisäisen tarkastajan vuoden 2018 toisella vuosipuoliskolla. Sisäinen tarkastaja määrittää yhdessä hallituksen kanssa vuosittain tarkastuksen painopistealueet.

Vastuunjako  

Valvontaympäristö luo perustan sisäiselle valvonnalle. Valvontaympäristöön kuuluvat konsernin toimintaa ohjaavat toimintaohjeet, kuten hallinnointiperiaatteet, eettinen ohjeistus ja Yhtiön tiedonantopolitiikka. Yksinkertaistettuna sisäinen valvonta Ponsse-konsernissa tarkoittaa sen varmistamista, että henkilö tai toimielin hoitaa tehtävänsä ammattitaitoisesti, huolellisesti ja oikea-aikaisesti. Lopulta sisäisessä valvonnassa on kyse riskien kokonaisvaltaisesta hallinnasta – riskienhallinta on erottamaton osa sisäistä valvontaa. Se, etteivät konsernin palveluksessa olevat henkilöt ole tietoisia valvontaympäristöstä on riski itsessään, ja tästä syystä ensisijainen vastuu henkilöstön informoinnista on Yhtiön johdolla.

Sisäinen valvonta tukee Yhtiön hallituksen ohjaustehtävän toteutumista. Huolimatta siitä, että vastuu sisäisen valvonnan toteuttamisesta kuuluu ensisijaisesti Yhtiön hallitukselle ja johdolle, sisäistä valvontaa toteuttaa osaltaan myös jokainen Yhtiön palveluksessa oleva henkilö toimiessaan annettujen ohjeiden ja hyväksyttyjen käytäntöjen mukaisesti.

Yhtiön johto tai kulloinkin erikseen määritelty vastuutaho huolehtii avoimesta ja oikea-aikaisesta tiedonannosta, jotta hallituksella on käytössään oikeat, ajantasaiset ja riittävät tiedot, joihin päätöksenteko voidaan perustaa. Taloudellisen raportoinnin luotettavuuden kannalta tärkeää on varmistua muun muassa myös henkilöiden ammattitaidosta sekä työtehtävien huolellisesta ja oikea-aikaisesta hoitamisesta. Erityisesti taloudellisen raportoinnin luotettavuus varmistetaan kiinnittämällä huomiota työtehtävien ja vastuun jakamiseen sekä siihen, että vastuutahot ovat tietoisia toimintaoheista ja noudattavat niitä. Taloudellisen raportoinnin luotettavuuteen liittyy myös tilintarkastus, jonka tehtävä on viime kädessä varmistaa taloudellisen tiedon oikeellisuus ja täydellisyys. Edellä mainittu koskee koko konsernia, ei vain emoyhtiön johtoa.

Toimitusjohtaja, johtoryhmän jäsenet ja tytäryhtiöiden johtajat vastaavat vastuualueidensa kirjanpidon ja hallinnon lainmukaisuudesta sekä Yhtiön toimintaohjeiden noudattamisesta.

Toimija Sisäisen valvonnan tehtävä
Hallitus -huolehtii siitä, että Yhtiön kirjapito, varainhoito ja riskienhallinnan valvonta on asianmukaisesti järjestetty ja lain mukainen
-varmistaa yhdessä toimitusjohtajan kanssa, että Yhtiö toimii arvojensa mukaisesti.
-hyväksyy riskienhallintapolitiikan sekä sisäisen valvonnan ja hallinnointikoodin mukaiset toimintaohjeet.
Toimitusjohtaja -vastaa Yhtiön päivittäisestä johtamisesta hallituksen ohjeiden mukaisesti.
-luo perustan sisäiselle valvonnalle johtamalla ja ohjaamalla ylintä johtoa sekä seuraamalla sitä, kuinka he valvovat omia toimintojaan.
Johtoryhmä -vastaa siitä, että Yhtiön eri toiminnoissa noudatetaan Yhtiön sisäisen valvonnan toimintaohjeita ja käytäntöjä, erityisesti riskienhallinnan sekä taloushallinnollisia toimintaohjeita ja käytäntöjä.

Talous-

hallinto

-auttaa luomaan asianmukaiset riskienhallinnan ja taloushallinnon valvontakäytännöt
-seuraa valvontatoimenpiteiden riittävyyttä ja toimivuutta käytännön tasolla.
Sisäinen tarkastus -arvioi ja varmistaa ohjaus- ja valvontajärjestelmän toimivuutta

 

Riskienhallinta

Riskienhallinta tarkoittaa niitä johtamisjärjestelmään sisällytettyjä järjestelmällisiä menettelytapoja, joilla tunnistetaan ja arvioidaan konsernin toimintaan liittyviä riskejä sekä varaudutaan niihin. Riskienhallinta on Yhtiön toimintaedellytysten turvaamisen sekä toiminnan tuloksellisuuden kannalta ehdottoman tärkeää. Riskienhallinta on osa sisäistä valvontaa, joten sisäisen valvonnan toteutuminen edistää myös riskienhallinnan toteutumista. Riskienhallintaa ei ole tarkoituksenmukaista erottaa sisäisestä valvonnasta, sillä lopulta tietoisuus sisäisen valvonnan menettelytavoista on riskien ennaltaehkäisyä. 

Riskienhallintaprosessien tavoitteena on tukea Yhtiön strategiassa määritettyjen tavoitteiden toteutumista, turvata Yhtiön taloudellista kehitystä ja liiketoiminnan jatkuvuutta sekä ylläpitää ja kehittää kattavaa ja käytännönläheistä järjestelmää riskien hallinnalle ja raportoinnille. Riskienhallinnan painopiste on ennaltaehkäisyssä: riskienhallintaprosessien tarkoitus on auttaa tunnistamaan riskit ennalta ja vaikuttaa niiden realisoitumiseen. Riskienhallintaprosessiin kuuluvat myös arviointi ja seuranta: liiketoiminnassa esiintyviä riskejä, joilla voi olla vaikutusta Yhtiön strategisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumiseen tai liiketoiminnan jatkuvuuteen.

Riskienhallintaprosessi  

Riskivoidaan määritellä mahdolliseksi tapahtumaksi tai tapahtumaketjuksi, joka vaikuttaa epävarmuutena Yhtiön tavoitteiden saavuttamiseen tai uhkaa liiketoiminnan jatkuvuutta. Poikkeama asetettuun tavoitteeseen eli riskin toteutuminen voi olla negatiivinen, mutta myös positiivinen – riski viittaa siis sekä uhkiin että mahdollisuuksiin. Riskit liittyvät liiketoimintaan välttämättä – usein liiketoiminnan tuloksellisuus edellyttää harkittua riskinottoa. Vaikka riskeiltä ei voi välttyä, haitallisten riskien realisoitumiseen on mahdollista varautua – riskienhallinta onkin osa normaalia, päivittäistä liiketoimintaa. Ponsse Oyj:n riskienhallinta perustuu Yhtiön arvoihin sekä strategisiin ja taloudellisiin tavoitteisiin.

Päätökset tarvittavista toimenpiteistä, joilla riskejä ennaltaehkäistään ja joilla havaittuihin riskeihin reagoidaan, tehdään arviointien pohjalta. Riskit arvioidaan niiden vaikutuksen ja toteutumisen todennäköisyyden perusteella. Ensisijaisia riskinhallintakeinoja ovat riskin välttäminen, pienentäminen ja siirtäminen. Lisäksi riskejä voidaan kontrolloida ja niiden vaikutuksia voidaan minimoida.

Riskienhallinnassa keskeistä on

-          realistisuus – riskejä on arvioitava realistisesti;

-          oikea-aikaisuus – riskit on pyrittävä tunnistamaan ajoissa;

-          tietoisuus – henkilöstöllä tulee olla tieto riskienhallinnan periaatteista, jotta he voivat toimia ohjeiden mukaisesti;

-          kokonaisvaltaisuus – riskienhallinta on osa kaikkea toimintaa, mutta erityisesti riskienhallintaprosessit ovat läsnä toiminnan kannalta elintärkeissä prosesseissa.

Riskit jaetaan neljään kategoriaan: strategisiin, operatiivisiin, rahoitus- ja vahinkoriskeihin. Strategisella riskillä tarkoitetaan liiketoiminnan luonteeseen, strategian valintaan sekä sen toteutukseen liittyvää riskiä, joka toteutuessaan voi merkittävästi heikentää Yhtiön toimintaedellytyksiä. Strategiset riskit liittyvät esimerkiksi kilpailutilanteeseen sekä yritysten toiminnan sääntelyyn, ja voivat realisoitua esimerkiksi merkittävien investointien ja muiden liiketoimintaan liittyvien strategisten valintojen yhteydessä. 

Operatiiviset riskit liittyvät Yhtiön sisäisiin prosesseihin, kuten Yhtiön johtamiseen sekä henkilöstöön, liiketoimintaverkostoon ja järjestelmiin. Operatiiviset riskit voivat toteutuessaan heikentää Yhtiön toiminnan tehokkuutta ja siten tulosta ja toiminnan kannattavuutta.

Rahoitusriskeihin kuuluvat valuutta-, korko-, luotto- ja maksuvalmiusriski sekä pääoman hallinta. Rahoitusriskien hallinnan tavoite on suojata konsernin tuloskehitystä, kassavirtoja, omaa pääomaa ja maksuvalmiutta rahoitusmarkkinoiden epäsuotuisilta vaihteluilta. Rahoitusriskien hallinta on keskitetty emoyhtiön rahoitustoimintoon. Hallitus vahvistaa Yhtiön rahoitusriskien hallintapolitiikan ja Yhtiön talousjohtaja vastaa sen käytännön toteutuksesta yhdessä rahoitustoiminnon kanssa.

Vahinkoriskit ovat läsnä konkreettisemmin kuin muut Yhtiön toimintaa uhkaavat riskit. Vahinkoriskein hallinnassa ja välttämisessä pääpaino on riskien tunnistamisessa – tunnistettuja vahinkoriskejä ovat muiden muassa työterveys- ja työturvallisuusriskit, ympäristöriskit sekä omaisuuteen kohdistuvat vahingot. Toinen pääpainopiste on ennaltaehkäisyssä – vahinkoriskeihin on varauduttu kattavalla vakuutusohjelmalla, ja vahinkoja pyritään ennaltaehkäisemään turvallisuuspolitiikalla ja -ohjeistuksella sekä varmistamalla työmenetelmien ja työvälineiden turvallisuus. Yhtiö reagoi herkästi syntyneisiin vaaratilanteisiin, ja viime aikoina henkilöstön huomiota on kiinnitetty entistä enemmän työturvallisuusasioihin. Kaikki tapaturmat ja läheltä piti –tilanteet kirjataan seurantajärjestelmään, ja vaaratilanteiden ehkäisemiseksi tehdään tarvittavat toimenpiteet. Tavoitteena on tapaturmaton työympäristö. Vahinkoriskejä arvioidaan säännöllisesti sisäisin tarkastuksin koko henkilöstön tasolla. 

Riskienhallinnan organisointi ja vastuunjako 

T

Päävastuu riskienhallintapolitiikan määrittelystä ja riskienhallinnan järjestämisestä kuuluu Yhtiön hallitukselle ja johdolle. Yhtiön hallitus on vahvistanut ja määritellyt koko konsernia koskevat riskienhallintaperiaatteet ja riskienhallintapolitiikan sekä arvioi riskienhallinnan tehokkuutta. Hallitus myös valvoo riskienhallintapolitiikan ja -prosessien toteutumista. Liiketoiminnan jatkuvuutta uhkaavia riskejä arvioidaan säännöllisesti kuitenkin kaikilla konsernin tasoilla – jokaisella konsernin palveluksessa olevalla henkilöllä on velvollisuus osaltaan ennakoida riskejä ja ehkäistä niiden realisoitumista esimerkiksi raportoimalla havaitsemistaan riskeistä esimiehelle.

Riskienhallintaprosessiin sisältyy toiminto- ja yksikkökohtaisten riskien järjestelmällinen kartoittaminen, niiden arviointi sekä riskien peilaaminen Yhtiön riskienhallintasuunnitelmaan. Riskienhallintaa toteutetaan ja seurataan järjestelmällisesti osana päivittäistä liiketoimintaa. Yhtiö pyrkii tehostamaan riskienhallintaa lisäämällä tietoisuutta sen merkityksestä ja tukemalla toimintojen välisiä riskienhallintahankkeita.  

 

Toimielin, vastuutaho Tehtävä
Hallitus Päättää riskienhallinnan tavoitteista ja periaatteista sekä vahvistaa yhtiön riskienhallintapolitiikan. Valvoo riskienhallinnan toteuttamista.
Toimitusjohtaja Vastaa riskienhallinnan toteuttamisen järjestämisestä ja esittelee hallitukselle   riskienhallintaan liittyvät asiat.
Johtoryhmä Osallistuu riskienhallintaprosessin kontrolloimiseen ja vastuuttamiseen. Kukin   johtoryhmän jäsen vastaa oman liiketoiminta-alueensa riskien tunnistamisesta ja riskienhallinnan toteuttamisesta.
Talousjohtaja Koordinoi riskienhallintaprosessia ja vastaa raportoinnista sekä esittelee johtoryhmälle riskienhallintaan liittyvät asiat.
Aluejohtajat Tytäryhtiöt toteuttavat itsenäisesti riskienhallintatyötä konsernin   riskienhallintapolitiikan ja -ohjeiden mukaisesti.
Jokainen   työntekijä Jokainen työntekijä on velvollinen toimimaan riskien ehkäisemiseksi, noudattamaan yhtiön toimintaohjeita sekä raportoimaan havaitsemistaan riskeistä esimiehelleen.

Tilintarkastus

Tilintarkastajan tehtävä on tarkastaa yhteisön tilikauden kirjanpito, tilinpäätös, toimintakertomus sekä hallinto. Tilintarkastaja arvioi, antaako tilinpäätös oikeat ja riittävät tiedot Yhtiön toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta tilikauden päättyessä. Yhtiön tilikausi on kalenterivuosi. Lisäksi tilintarkastukseen sisältyy konsernitilinpäätöksen tarkastaminen. Emoyhtiön tilintarkastajan on varmistuttava siitä, että konserniin kuuluvien yritysten tilintarkastajat ovat suorittaneet tilintarkastuksen asianmukaisesti. Tilintarkastaja antaa yhtiökokoukselle vuosittain tilintarkastuskertomuksen.

Yhtiöllä on yksi tilintarkastaja, jonka tulee olla Keskuskauppakamarin hyväksymä tilintarkastusyhteisö. Tilintarkastaja on riippumaton Yhtiöstä. Tilintarkastajan valitsee varsinainen yhtiökokous. Yhtiökokous valitsi 9.4.2018 emoyhtiön tilintarkastajaksi tilintarkastusyhteisö PricewaterhouseCoopers Oy:n (PWC) ja päävastuulliseksi tilintarkastajaksi KHT Juha Toppisen. Ponsse-konserniin kuuluvien ulkomailla sijaitsevien tytäryhtiöiden tilintarkastus on järjestetty kunkin maan lainsäädännön sekä muiden määräysten edellyttämällä tavalla, kuitenkin Yhtiön ja PWC:n ohjauksessa.

Vuonna 2018 konsernin tilintarkastuskustannukset olivat 153 694 euroa. Yhtiön tilintarkastusyhteisö PricewaterhouseCoopers Oy:lle maksettu tilintarkastuspalkkio oli 52 000 euroa. PwC-ketjuun kuuluville yhtiöille maksettiin palkkiota muista kuin tilintarkastukseen liittyvistä palveluista yhteensä 102 072 euroa: todistukset ja lausunnot 1 630 euroa, veroneuvonta 10 894 euroa sekä muut palkkiot 89 548 euroa. Muille tilintarkastusyhteisöille maksettiin palkkiota yhteensä 81 094 euroa: tilintarkastuspalkkio 34 929 euroa, todistukset ja lausunnot 3 976 euroa, veroneuvonta 13 169 euroa sekä muut palkkiot
29 020 euroa. 

Sisäpiirihallinto

Ponsse noudattaa Nasdaq Helsinki Oy:n sisäpiiriohjetta (pörssin sisäpiiriohje). Lisäksi Yhtiön hallitus on vahvistanut Ponsse Oyj:n sisäpiiriohjeen, joka täydentää pörssin sisäpiiriohjetta ja joka koskee kaikkia konsernin työntekijöitä kuten myös johtoryhmän ja hallituksen jäseniä.

Sisäpiirintiedolla tarkoitetaan luonteeltaan täsmällistä ja julkistamatonta tietoa, joka suoraan tai välillisesti koskee Ponssea tai Ponssen rahoitusvälinettä. Tällaisella tiedolla olisi, jos se julkistettaisiin, todennäköisesti huomattava vaikutus Ponssen rahoitusvälineiden hintaan tai niihin liittyvien rahoitusjohdannaisten hintaan. Esimerkiksi aikaisemmin julkistamattomat tiedot Ponssen tuloksen ja taloudellisen aseman olennaisesta muuttumisesta on sisäpiirintietoa. Sisäpiirintiedon käyttäminen ja ilmaiseminen ovat kiellettyä. Kielto koskee kaikkia niitä henkilöitä, joilla on hallussaan sisäpiirintietoa riippumatta siitä, mistä tai miten tieto on saatu. Merkitystä ei ole sillä, onko tieto saatu työtehtävien kautta vai muulla tavoin. Kielto koskee siis muitakin kuin Yhtiön pysyviä sisäpiiriläisiä. Sisäpiirintiedon julkistamisesta ja julkistamisen lykkäämisestä kerrotaan Yhtiön hallituksen hyväksymässä Ponsse Oyj:n tiedoantopolitiikassa, joka on saatavilla Yhtiön internetsivuilla. 

Ponssen sisäpiiriluettelot

Markkinoiden väärinkäyttöasetuksen (MAR) tultua voimaan 3.7.2016 sisäpiirihallinnoinnin edellytykset muuttuivat. Muutosten seurauksena Ponsse Oyj:llä ei ole enää julkista sisäpiiriä eikä se ylläpidä myöskään pysyvää yrityskohtaista sisäpiirirekisteriä. Tästä syystä Yhtiön internetsivuilla olevan sisäpiirirekisterin tietoja ei ole päivitetty 2.7.2016 jälkeen.

Ponsse ylläpitää sisäpiiriluetteloa pysyvistä sisäpiiriläisistään, joilla on asemansa tai työnsä perusteella jatkuvasti pääsy kaikkeen Ponssea koskevaan sisäpiirintietoon. Pysyviä sisäpiiriläisiä ovat hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja, varatoimitusjohtaja, talousjohtaja, sisäinen tarkastaja, hallituksen sihteeri ja johdon assistentti. Lisäksi hankkeiden yhteydessä Ponsse ylläpitää hankekohtaisia sisäpiiriluetteloita. Sisäpiiriluettelo on sisäpiirihallinnon keskeinen valvontaväline.
 

Johtohenkilöiden ja lähipiirin ilmoitusvelvollisuus 

Ponssen johtohenkilöt ja heidän lähipiirinsä kuuluvat ovat velvollisia ilmoittamaan Ponssella ja Finanssivalvonnalle Yhtiön rahoitusvälineillä tekemänsä liiketoimet. Johtohenkilöitä ovat Yhtiön hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja ja johtoryhmän jäsenet. Ilmoitusvelvollisuus koskee myös johtohenkilöiden lähipiiriä. Liiketoimet on ilmoitettava Yhtiölle ja Finanssivalvonnalle viipymättä, kuitenkin viimeistään kolmen (3) työpäivän kuluessa liiketoimen toteuttamisesta. Yhtiö julkistaa saamansa ilmoituksen pörssitiedotteena viipymättä ilmoituksen saatuaan.

Lähipiiriliiketoimista kerrotaan hallituksen toimintakertomuksessa sekä tilinpäätöksen liitetiedoissa. Lisäksi lähipiiriliiketoimista tiedottamista sekä muita tiedonantovelvollisuuteen kuuluvia asioita kuvataan Yhtiön hallituksen vahvistamassa tiedonantopolitiikkaa koskevassa ohjeistuksessa, joka on saatavilla Yhtiön internetsivuilla. Vuonna 2018 Ponsse Oyj:llä ei ollut lähipiiriliiketoimia, jotka olisivat olennaisia ja lisäksi tavanomaisesta liiketoiminnasta tai tavanomaisista markkinaehdoista poikkeavia. 

Kaupankäyntirajoitus 

Ponssen johtohenkilöt eivät saa käydä kauppaa Ponssen rahoitusvälineillä omaan tai kolmannen lukuun suoraan eivätkä välillisesti ajanjaksona, joka alkaa 30 vuorokautta ennen kunkin tilinpäätöstiedotteen ja osavuosikatsauksen julkistamista ja päättyy näiden tietojen julkistamista seuraavana päivänä. Yhtiö ilmoittaa kuitenkin erikseen kaupankäyntirajoituksen piirissä oleville henkilöille, mikäli tilinpäätöstiedote poikkeuksellisesti ei sisällä kaikkea olennaista tietoa yhtiön taloudellisesta tilasta, ja suljettu ikkuna siten laajennetaan myös 30 päivään ennen tilinpäätöksen julkistamista.

Muina ajankohtina kaupankäynti Ponssen rahoitusvälineillä on sallittua edellyttäen, ettei henkilö ole kyseisenä ajankohtana merkittynä hankekohtaiseen sisäpiiriluetteloon tai hänellä ei muutoin ole hallussaan sisäpiirintietoa.

Markkinoiden väärinkäyttöasetus edellyttää, että finanssimarkkinoita koskevien säännösten ja määräysten epäillyistä rikkomisista on mahdollista tehdä ilmoitus. Lisäksi on varmistettava ilmoitusten asianmukainen käsittely. Ponssella on käytössään palautekanava, jonka kautta henkilöstöllä on mahdollisuus luottamuksellisesti ilmoittaa muun muassa epäilemistään sisäpiirisääntelyä koskevista rikkomuksista. Palautteen antaminen on mahdollista myös nimettömänä. Sääntelyn edellyttämä käytäntö otettiin Yhtiössä käyttöön vuonna 2017.